Privacidad en el uso del correo electrónico en el ámbito laboral

La dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras o signos que identifican al emisor o al receptor de un mensaje de correo electrónico. Su configuración se elabora mediante un conjunto de palabras o signos, libremente escogidos, normalmente por el titular de la cuenta de correo o por la organización a la que pertenece y podemos distinguir entre direcciones personalizadas, direcciones no personalizadas o de carácter genérico.

Cuando la dirección de correo pueda ser vinculada a una persona física identificada o identificable, se tratará sin duda de un dato personal.

Por otro lado, debemos atender a que la publicación de la dirección de correo electrónico de carácter laboral o profesional que se pueda asociar a personas físicas constituye una comunicación de datos de carácter personal y debe sujetarse al régimen de comunicaciones previsto en la normativa general de protección de datos personales. Ello significa tener que disponer del consentimiento inequívoco de la persona afectada o que este consentimiento pueda considerar exonerado por las excepciones del art. 6.2 de la LOPD.

En el correo electrónico puede figurar información diversa que puede ser considerada como datos de carácter personal, en la medida que ofrece información sobre una persona física identificable, como puede ser en la dirección del emisor y destinatario, el asunto del correo, la fecha y hora del correo, ya que permite establecer el momento en que se envía y llegar a establecer el lugar donde se encontraba esta persona, así como el cuerpo del mensaje, la firma y documentos adjuntos.

A los efectos de evitar malos usos del correo electrónico que puedan perjudicar la seguridad de la información que se trata, es conveniente que por parte de las organizaciones se ponga en conocimiento de los trabajadores las normas de uso del correo electrónico y definir las condiciones en que, si procede, esta herramienta puede ser utilizada para finalidades privadas, a los efectos que los usuarios conozcan con seguridad el nivel de confidencialidad que pueden esperar en el uso de estas tecnologías. La falta de esta definición puede crear una expectativa de confidencialidad en el empleado que puede ser objeto de situaciones de conflicto.

La atribución de una cuenta de correo de carácter corporativo o laboral obedece a motivos estrictamente laborales. No obstante, y atendiendo a la dificultad que se da en muchos casos en la separación de la vida privada y la actividad laboral, existe una cierta aceptación social respecto de la posibilidad de utilizar estos medios para finalidades privadas. Ello refuerza la conveniencia del establecimiento de normas de uso fijando los límites de este uso privativo.

Ha sido controvertido y objeto de decisión del Tribunal Constitucional el acceso al correo por parte de la empresa, puesto que, aun tratándose de correo corporativo o laboral, este acceso pudiera infringir alguno de los derechos fundamentales contenidos en la Constitución, como el derecho a la privacidad (art. 18.1 CE), o el derecho al secreto de las comunicaciones (art. 18.3 CE).

Debe distinguirse, en este supuesto, el acceso para realizar tareas de mantenimiento o cuando haya indicios de un posible mal uso del correo.

El acceso para tareas de mantenimiento no habría de comportar el acceso al contenido de los mensajes y debe efectuarse en el marco de un contrato de encargado del tratamiento de datos, de acuerdo con la normativa de la LOPD y sería conveniente informar a las personas afectadas sobre las tareas que se van a realizar y la posibilidad de estar presentes durante el acceso.

En situaciones de sospecha de un uso inadecuado del correo electrónico por parte del empleado, el empresario podrá acceder a su control atendiendo importantes prevenciones, en el marco de su facultad de organización de los medios empresariales (art. 20. 3 Estatuto de los Trabajadores). No obstante, este control tendrá sus límites en la proporcionalidad entre el abasto y los medios de control a efectuar con relación al resultado que se pretende. Igualmente, no debe entrar en contradicción con el derecho fundamental a la privacidad o al secreto de las comunicaciones. No cabe duda de que es admisible, en el marco de las facultades de autoorganización, dirección y control correspondientes a cada empresario, la ordenación y regulación del uso de los medios informáticos de titularidad empresarial por parte del trabajador, así como la facultad empresarial de vigilancia y control del cumplimiento de las obligaciones relativas a la utilización del medio en cuestión, siempre con pleno respeto a los derechos fundamentales (STC 241/2012).

Con respecto a los medios utilizados para el control, deben utilizarse solo aquellos que estén justificados por no existir ningún otro mecanismo que permita conseguir el mismo objetivo perseguido sin necesidad del acceso.

En cuanto a los derechos fundamentales relativos a la privacidad y al secreto de las comunicaciones, el Tribunal Constitucional ha distinguido que, ni el objeto de protección ni el contenido de los derechos al secreto de las comunicaciones y a la intimidad son coextensos, por lo que su régimen de protección constitucional es diferente y autónomo (STC 7/11/2013).

Así pues, de acuerdo con el TC, el objeto directo de protección del art. 18.3 CE (secreto de las comunicaciones), es el proceso de comunicación en libertad y no por sí solo el mensaje transmitido, con independencia de su contenido.

Con respecto al derecho a la intimidad del art. 18.1 CE, éste se extiende al contenido de los mensajes electrónicos, considerándose que en el ordenador personal puede existir una información que forma parte del ámbito de la intimidad constitucionalmente protegido (STC 173/2011), aunque la jurisprudencia constitucional ha matizado que la cobertura de este derecho fundamental viene determinada por la existencia en el caso de una expectativa razonable de privacidad o confidencialidad.

Cabe concluir de lo reseñado, en forma resumida, que los datos de correo electrónico, como datos de carácter personal disponen de la protección legal de la Ley 15/1999, de protección de datos de carácter personal y, en determinadas situaciones, pueden confrontar el derecho fundamental a la intimidad personal y el secreto de las comunicaciones con el derecho del empresario a organizar sus medios informáticos. La solución a esta confrontación debe buscarse en el establecimiento, tanto en el ámbito particular de la empresa como en el ámbito convencional colectivo, de normas que determinen las limitaciones a que debe sujetarse el trabajador en los medios propiedad de la empresa para usos de carácter privado.

Pere Rius Alonso
Abogado
TICJURIS ADVOCATS, S.L.P.
Vic
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