Píldoras de transformación digital práctica para pequeños despachos

Por Rosa Manrubia 

En el último año no dejo de leer artículos aquí y allá de transformación digital, los cuales la mayoría de las veces o no son de mi sector, o hablan de empresas y despachos de miles de empleados. Incluso un estudio magnífico enfocado en la abogacía como el de Boston Consulting Group (How Legal Technology Will Change The Business of Law de 2016) está muy alejado del bufete medio en España.

Solo soy una abogada curiosa y mi humilde intención aquí es tan solo compartir con vosotros mis ideas y cómo lo he aplicado en mi día a día en un pequeño despacho unipersonal de provincias.

Creo que hay dos grandes tendencias claramente marcadas. La primera es que una tecnología cada vez más es sustituida por otra superior en menos tiempo. Desde la invención de la telefonía al primer móvil pasan casi 150 años, pero en el mundo digital marcas como Blackberry o Nokia fueron superadas por competidores en apenas unos años. Además la segunda tendencia es que cada vez más la tecnología es más barata, haciendo posible que cualquiera (tú y tus clientes)  pueda acceder a cosas como smartphones de última generación, tablets, apps o la nube sin trabajar en una gran firma internacional con presupuesto ilimitado o tenga un departamento de informática a su disposición. Eso ha cambiado las reglas del juego en todos los negocios, haciendo posible que cualquier abogado pueda llevar un móvil tan potente como un socio de cualquier Big Four.

¿Entonces, qué es transformación digital en mi día a día?

Transformación digital es el cambio necesario para atender las necesidades de tu cliente con la calidad y velocidad esperada,  transformando para ello los procesos del despacho con la mejor tecnología disponible. He hablado de tres elementos, cliente, tecnología y procesos y voy a poneros ejemplos prácticos de las relaciones entre ello.

Fuente: Vodafone

Fuente: Vodafone

1. Atraer al cliente, buscadores y las redes sociales

Si las páginas amarillas o las placas en los portales antes suponían la única manera de tener visibilidad de un potencial cliente, ahora nuestros clientes buscan “abogado” en un buscador. Asegúrate de que tu web contiene la información que quieres mostrar (es tu tarjeta de visita) y que esta es compatible con los móviles (responsiva), puesto que ya en 2017 navegamos más en el móvil que en PC´s. Si además puedes gestionar una red social como Twitter, página de Facebook o LinkedIn, puedes atraer tráfico de forma orgánica. Incluso si quieres pagar por publicidad (Search Engine Marketing, como Adworks en Google) puedes definir forzar el aparecer en un buscador cuando una persona busque abogado en la localización  de tu oficina.

Actualmente cualquier cliente nos espera en el mundo digital, y ya está normalizado que nos planteen que nos buscaron en redes sociales y no estábamos o todo lo contrario, que nos feliciten al ser accesibles digitalmente.

2. Tu cliente también es digital

Hoy día la experiencia de cliente pasa por los elementos que hemos descrito anteriormente. Es habitual la búsqueda de opiniones a través de foros de internet, de redes sociales desde sus distintas herramientas o de buscadores especializados.

A mayores, el cliente nos contacta a través de aplicaciones de mensajería como Whatsapp o del correo electrónico.

Todo este multicanal necesita de una utilización continúa por parte del abogado, ya que nunca sabemos por cuál de ellos nos puede contactar un cliente. Un whastapp o un correo sin contestar pueden suponer la pérdida de ese cliente.

Entendiendo ese multicanal como necesario para la relación con el cliente, siempre hay que dotarlo de unas normas de uso bidireccional en materia de horarios (la eterna queja del abogado) o de uso de datos.

Pero lo que tenemos que tener claro es que negarle a un cliente la puerta de entrada a través de cualquiera de los canales de las tecnologías de la información a nuestro alcance, es como darle un portazo en la cara.

3. Todos tenemos un superordenador en el bolsillo: la nube y los procesos

Nadie se plantea no ver en internet el saldo de su banco o el consumo de la luz. Pero cuando te piden algún documento ¿lo tienes accesible en el segundo? ¿Tienes que ir a un despacho y buscarlo entre miles de carpetas? La nube nos ha facilitado la posibilidad de almacenamiento ilimitado, accesible desde tu tablet o móvil desde cualquier sitio, con la posibilidad de ser compartido al instante, y todo ordenado por etiquetas para un mejor análisis (y con copias de las diferentes versiones de cada contrato). Acceder a tus expedientes desde cualquier dispositivo, cualquier lugar y en cualquier momento está al alcance de cualquier abogado hoy día.

Desde la entrada de LexNet, que nos obliga a descargar las notificaciones en pdf desde su apertura, esta digitalización se ha hecho más sencilla.

La utilización de un potente escáner de sobremesa que nos facilite nuestra labor de digitalización y subida de archivos a la nube es hoy imprescindible e irrenunciable en ese camino emprendido hacia la transformación digital de nuestro despacho.

Solo falla un elemento en esta ecuación: el ansiado expediente judicial. En el momento en que lo tengamos implantado, los millones de folios que nos traemos puestos en muchas ocasiones del juzgado serán un eco del pasado. Poder acceder a todo el procedimiento desde nuestros despachos con nuestro carnet ACA supondrá un salto de calidad en nuestro quehacer diario.

4. No estás solo: herramientas colaborativas y el trabajo en equipo

Herramientas como Office 365 o Google Suite, además de almacenar todo en la nube, te permiten trabajar en equipo con gente localizada en otras ciudades. ¿Videoconferencias por HangOut o Skype entre otro colega y el perito en 3 ciudades distintas? Sin problema. ¿Compartir la documentación de forma colaborativa en la nube? No es magia, la nube nos acerca a los mejores…como si fueran nuestros vecinos de escalera.

El poder descargar directamente desde un correo electrónico cualquier documento que hemos cruzado con un contrario o una notificación o aviso de un procurador es una realidad hoy día de la pocos abogados se benefician.

La organización del despacho a través de agendas colaborativas, como el Google Calendar nos permiten controlar en todo momento no solo nuestra agenda (con la conectividad de poder anotar las citas o eventos cuando queramos y donde estemos) sino poder controlar la agenda de nuestros compañeros para cuadrar horarios de trabajo y de clientes en atención a esa disponibilidad de agenda.

5. Liberarme de procesos administrativos a través de Apps

Si viajas constantemente, acabas guardando recibos y facturas para pasar a tu asesor cada mes. Horas y horas entre papeles que se termina con aplicaciones como Concur o Expensify por unos euros al mes. Bájate la App, echa una foto con el móvil a todo y envíalo a tu asesor, fácil y rápido.

Seguro que has tenido que fotocopiar algún expediente en el Juzgado. Eso es cosa del pasado con tu escáner en el móvil o tablet.

De la misma forma podéis instalar en vuestros dispositivos las aplicaciones de Word y Excel para llevar a cabo documentos que subir posteriormente a la nube y agregar a la carpeta de vuestro cliente.

Seguro que pensabais que la transformación digital era un proceso penoso y al alcance de pocos. Como veis es muy sencillo, y con muchos de esos procesos ya implantados en nuestros despachos.

Por último, os recomiendo esta utilísima guía de implantación de transformación digital en despachos de abogados elaborada por Google.

https://gsuite.google.es/learning-center/use-at-work/law-practices/

Rosa Manrubia
Twitter: @rosamanrubia
Linkedin: https://es.linkedin.com/pub/rosa-manrubia-navarro/1b/923/130
Web: Manrubia Balanza
Comunidad online Abogacía: https://www.abogacia.es/comunidad/rosamanrubia/