Comunicación, colaboración y tecnología: aplicaciones para gestionar proyectos

Por Unai Camargo
TWITTER @Unai_Camargo

Nos guste o no, las nuevas tecnologías están ahí, son un nuevo agente (impulsor del cambio, o herramienta para gestionarlo… o ambas cosas a la vez) en nuestras vidas. Se van abriendo paso a una velocidad creciente, y a la vez vivimos un fenómeno estrechamente ligado a éste: la forma en la que trabajamos también cambia.

Términos como “gestión por proyectos” o “trabajo colaborativo” son ya conceptos del día a día en muchos sectores, pero no tanto en el sector legal (aunque se abren paso con fuerza, gracias a la aparición de nuevos modelos de negocio, o simplemente como adaptación necesaria a los crecientes requisitos de los clientes). Nos hablan de una nueva forma de llevar a cabo el trabajo legal: en equipos, de manera coordinada, compartiendo conocimiento y experiencia para alcanzar un objetivo común (imaginemos un asunto complejo, multi jurisdiccional o internacional…).

Las razones para trabajar de manera colaborativa son muchas, pero principalmente se trata de ser más eficientes, más rápidos, mejores… Y en definitiva, más rentables. Todo ello, además, en un escenario en el que los clientes están construyendo una nueva forma de relación profesional con los despachos, en la que uno de los factores a destacar es la forma en la que quieren comunicarse, exigiendo un mejor flujo de comunicación con el despacho.

El foco: la rentabilidad

De entre todas las ideas que he lanzado más arriba, la que ha motivado este post es la siguiente: la tecnología es una magnífica oportunidad para ser más rentables en nuestra gestión profesional. Y existen abundantes herramientas, muchas de ellas gratuitas, para poder sacar provecho de ellas.

¿Y por qué digo que la rentabilidad es el foco principal? Sencillamente, porque en un contexto en el que existe una presión creciente sobre los precios de nuestros servicios, encontrar la forma en la que el negocio de un despacho sea rentable sube enteros en la lista de prioridades de su responsable. Y para ser rentables hay dos vías: tener más volumen (más clientes, o más asuntos por cliente) o ser más eficiente (trabajar más rápido y con menos coste). Y es en este segundo punto, la eficiencia, donde las nuevas tecnologías se convierten en magníficos aliados.

Control del tiempo

Decía que la eficiencia se vincula a trabajar más rápido y con menos coste. Bien, pues un vector clave en términos de eficiencia es el tiempo. A menor tiempo empleado en un asunto, más rentable será éste (incluso aunque sigamos facturando por horas trabajadas… Si empleo menos tiempo, tengo más disponibilidad para generar más volumen, o para atender aspectos como la venta, la gestión…). Y desde una perspectiva de coste: es imprescindible entender que nuestro tiempo, aunque no le estemos dando dinero a nadie por él, tiene un valor. Si lo uso de manera equivocada, pierdo oportunidades de negocio.

Existen muchas herramientas de control del tiempo empleado en nuestras tareas. Aquí nos presentan algunas, como Toggl, Chronos o ATracker. Son herramientas adaptadas a cualquier actividad, generalmente con versiones gratuitas o bajo un modelo freemium, en el que para acceder a mayor “potencia de fuego” hay que suscribirse a alguno de sus planes de pago. Con ellas conseguimos medir el uso de ese recurso que es el tiempo. Aunque lo realmente interesante de esta medición es el análisis que hagamos de ella… pero ese es otro tema, apasionante, por cierto.

Gestión de proyectos

Basecamp, Podio, Yammer, Slack… Utilidades basadas en la nube, que no precisan de instalación en nuestros ordenadores. Gratuitas o freemium, poseen características similares, que de manera muy resumida podríamos cifrar en estas dos:

• Están orientadas al trabajo en equipo: cada participante entra con su propio usuario y contraseña y solo accederá a aquellos proyectos en los que esté involucrado. Se pueden establecer conversaciones dentro de la plataforma, subir y compartir archivos, y en algunas de estas aplicaciones, incluso trabajar de forma colaborativa sobre un mismo documento. Además, se puede asignar tareas a los miembros del equipo, establecer calendarios compartidos con los hitos y vencimientos del proyecto… De manera que nadie dentro del equipo podrá negar desconocimiento o pérdida de información.
• Cada proyecto posee su propia línea de trabajo. Eso permite, entre otras cosas, que toda la comunicación sobre un mismo proyecto quede agrupada y disponible de un vistazo. Así, por ejemplo, prescindimos de revisar los cientos de correos que podamos llegar a cruzarnos para buscar una información concreta.

En definitiva, estas aplicaciones permiten tomar control de una manera sencilla, segmentada por proyectos, y con trazabilidad sobre todos los elementos esenciales del trabajo.

Incorporando a los clientes dentro del proyecto

¿Por qué no incluir a los clientes dentro de una aplicación colaborativa? Definiendo bien los parámetros de acceso a la información, no interferirá ni se verá condicionado por la actividad del equipo, pero podrá tener una visión más clara, inmediata y sin necesidad de acciones adicionales por nuestra parte, de la evolución de su asunto. Y además podrá interactuar con los miembros clave del equipo de una manera coordinada, sin posibilidad de que haya pérdida de información o errores de transmisión (lo que yo llamo “efecto teléfono escacharrado”).

¿Es importante esto? Depende de la visión de lo que debe ser la relación o comunicación con los clientes. Muchos podréis aducir que para tener esa comunicación coordinada ya hay otros medios, como el e-mail o Whatsapp.

• Respecto al e-mail: por muy ordenado que se sea, es probable que alguno de los correos quede fuera de su correspondiente carpetita, o sea borrado por error. Además, es fácil que en un momento dado a alguien se le olvide clicar sobre “responder a todos”.
• Respecto al Whatsapp: sí, sabemos que se pueden generar grupos. Sí, incluso se pueden compartir archivos. Pero no, no permite mantener una trazabilidad de las conversaciones (Whatsapp es una única conversación, continua, en la que todo se mezcla), ni trabajar sobre los archivos. Por no hablar de asuntos tan poco relevantes como la seguridad… ¿Qué ocurre si alguien pierde su smartphone? ¿Es Whatsapp un medio seguro, cifrado?

Como conclusión: Vivimos en un momento en el que el cambio, si no lo hemos asumido aún, terminará por llegar a nuestra forma de trabajar. Ganar eficiencia, trabajar de manera colaborativa, comunicar mejor con los clientes… Son conceptos que para muchos abogados todavía no son importantes. Se equivocan. Y antes o después necesitarán adoptar cambios, encontrando en las nuevas tecnologías un gran aliado.