20 consejos para administrar tu tiempo

Por Rosa Manrubia 

La vida del abogado conlleva tener que estar pendiente del reloj y del calendario de forma constante. Plazos, vistas, clientes, escritos, visitas, y un largo etcétera constituyen toda una gymkana de tareas que la mayoría de ocasiones se acumulan y nos hacen caer en el agobio permanente y el estrés de no llegar a todo. Este fenómeno se da especialmente en aquellos abogados jóvenes que empiezan por su cuenta y a los que les cuesta tener un método de trabajo disciplinado. También he escuchado hace poco cómo hay compañeros que, por querer llegar a todo, han caído en la desconcentración y necesitan ayuda profesional para volver a concentrarse construyendo nuevas rutinas y métodos de trabajo en materia de horarios.

Por ello debemos de tratar de ser disciplinados en materia de horarios y gestión del tiempo para tratar de ser lo más eficientes posibles y que nuestra actividad no nos lleve a estar permanentemente tensos e irritados.

1. Haz franjas de tiempo. Trata de agrupar aquellas tareas que sean de la misma naturaleza. Si tienes visitas con los clientes, intenta fijarlas todas dentro de las mismas tardes para tener una pauta que no te trastorne el resto de tu horario.
2. Desconéctate. Pon horarios a la tecnología. Gastamos muchísimo tiempo en redes sociales, aplicaciones de mensajería, etc. Afortunadamente existen gestores de tiempo que nos marcan y analizan el tiempo que invertimos, e incluso nos pueden suponer una alarma que nos marque los excesos invertidos en esta actividad.
3. Evita tener “Juntitis”. Utiliza la tecnología en tu beneficio personal. A través de Hangouts, Skype u otras aplicaciones podemos mantener una reunión sin movernos del despacho y, lo que es más importante, sin perder el tiempo en desplazamientos y tiempos muertos.
4. Escribe todo. Hazte una libreta de tareas pendientes. Visualizar aquello que tenemos pendiente de hacer (un plazo, una llamada o una visita) nos hace ser más eficientes en el acometimiento de esa tarea.
5. Date un tiempo semanal para expandir tus redes de trabajo, aprender habilidades y compartir tus logros. Acudir semanalmente a un grupo de networking, marcar un curso de forma mensual o formar parte de redes profesionales de nuestro ámbito nos ayuda a localizar nuestros objetivos y a sentirnos más satisfechos con nuestra labor.
6. Aprende a delegar. Aquello que no puedas acometer delégalo. Es simple, ¿no?
7. Pregúntate qué quieres cambiar e invierte tiempo en esos pendientes. Si necesitas actualizar tus programas de gestión del ordenador, tus sistemas de trabajo, si estás inmerso en la transformación digital de tu despacho no lo aplaces para mañana.
8. Programa tiempos específicos para tareas que no te gusten. Siempre dejamos en la cola de tareas aquellas más tediosas. Marca en la agenda un día para ellas.
9. Haz una sola cosa a la vez. Parece sencillo pero no lo es. Tendemos a hacer varias cosas a la vez. Desde coger el teléfono mientras hacemos un escrito a responder un mail mientras estamos con el ojo puesto en la agenda. Haz solo una cosa, céntrate en ella y mejorarás la concentración y el rendimiento.
10. Si no puedes resolver un problema… ¡pide ayuda! Si te atascas con un asunto o no le sacas punta a una demanda, pide la ayuda de un compañero. No pierdas el tiempo en buscar una solución que no encuentras al haberte bloqueado.
11. Tómate 20 minutos para arreglar las cosas del día siguiente una noche antes. Repasa la agenda, las citas, los horarios, y así evitaras imprevistos.
12. Aprende a decir NO. No asumas aquello que no puedes realizar. Si estás saturado de trabajo y te llega un asunto que sabes que te robará un tiempo que no tienes, derívalo. Es mejor no asumir aquello que no podemos hacer que asumir un asunto y quedar mal con un cliente por no cumplir con los plazos.
13. Organiza los tiempos muertos en el Juzgado. La tecnología nos permite llevar el despacho a cuestas. Haz esas llamadas pendientes. Responde esos mail inmediatos. Repasa ese expediente tedioso.
14. Huye de los ladrones de tiempo. Tener teléfono móvil no significa ser esclavos del mismo. Si tienes que ponerlo en silencio para poder centrarte esa jornada en una demanda, preparar un juicio o atender una guardia hazlo. Ya contestarás esas llamadas a la mayor brevedad.
15. Actualízate 1 o 2 veces por semana. Márcate una o dos horas para actualizarte en jurisprudencia, para aprender idiomas o para acudir a un curso de especialización o master.
16. Celebra tus logros. No pierdas ese momento de dicha. Celébralo y te dará más ánimos para lo que venga.
17. Separa 60 minutos para ti. Aprovecha para ir al gimnasio o para hacer algo que te guste. Descansa la mente para retomar la actividad con energía.
18. Conoce tus horarios de productividad. Todos tenemos un pico de horario en el que somos más productivos. Si sabes que tu fuerte es la primera hora de la mañana explótala al máximo, para que tu rendimiento durante el día sea equilibrado.
19. Organiza tu tiempo en familia. Por desgracia, somos esclavos de nuestros despachos y siempre nos quejamos de no tener horario. Intenta tener un horario de salida del despacho e, incluso, algunas tardes libres a la semana. La tecnología nos permite poder acometer urgencias desde nuestro hogar.
20. Si tienes la oportunidad de no ir al despacho, ¡hazlo! Tienes un viernes flojo. Sin plazos, sin clientes y sin juicio urgente. ¿Qué te impide tomarte la mañana libre? No te sientas culpable. Para cortar bien el árbol hay que afilar el hacha.

Rosa Manrubia
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