Maitane Valdecantos, abogada especializada en derecho digital: “La abogacía ha de ser capaz de enfrentarse a los retos técnicos y jurídicos que los avances le planteen”

Por Mercedes Núñez Avilés 

Una de las grandes revoluciones que ha traído el actual estado de alarma es un incremento en la inversión en tecnología de la Abogacía, además de cambiar a una modalidad de trabajo online de manera abrupta. La abogada comparte esta visión y argumenta que la pandemia ha permitido detectar las necesidades de las firmas, las virtudes del teletrabajo y el poder de la tecnología para mejorar procesos. Maitane es además socia de Audens y jefa de Estudios de la Escuela de Práctica Jurídica del Colegio de la Abogacía de Bizkaia. Nos explica los principales retos tecnológicos a los que deberán hacer frente los abogados y las herramientas aliadas que deberán utilizar en el día a día para ser productivos en la gestión de su despacho, siempre adoptando las medidas de seguridad necesarias.   

1. ¿Cómo afectará el Covid-19 al proceso de digitalización e innovación que han emprendido los abogados?

La crisis sanitaria ha obligado al sector a migrar a una modalidad de trabajo online de manera abrupta e inesperada. La realidad es que, pese a los pasos que se habían dado en transformación digital de la abogacía, seguía y sigue habiendo una brecha de relevancia, que se ha puesto de manifiesto más si cabe con esta situación, por lo que ha habido una digitalización, en muchos casos, de emergencia. No obstante, creo firmemente que la pandemia ha supuesto un revulsivo y que ha permitido detectar las necesidades de las firmas, las virtudes del teletrabajo y el poder de la tecnología para mejorar procesos.  

2. La crisis ha actuado como un acelerador en la implantación e inversión en nuevas tecnologías. Ya no hablamos solo de trabajo en remoto y videoconferencias, sino en un paradigma superior de herramientas de legaltech para la prestación del servicio de manera digital…¿Cómo valora la puesta en marcha en la Administración de Justicia de un expediente electrónico judicial? ¿Y su acceso por abogados? 

Con la obligación de relacionarnos con la Administración de Justicia por medios telemáticos, se dio un gran paso en la utilización de certificados digitales, fundamentalmente con el uso de la tarjeta ACA. Por ello, dada la familiaridad actual con los mismos y con los distintos sistemas como Lexnet, Justiziasip o Vereda, la llegada de un expediente judicial electrónico se antoja necesaria. Utilizar la tecnología para comunicarnos con seguridad es un primer paso, pero hay que aprovechar también las posibilidades que nos brinda para poder acceder a las actuaciones judiciales desde el despacho.En el País Vasco, por ejemplo, el sistema Justiziasip implementa un expediente judicial electrónico básico, que permite conocer desde los repartos, a los asuntos que se tienen en tramitación, las partes procesales, los escritos presentados o las notificaciones recibidas, en cualquier momento mediante la identificación con ACA o Izenpe.  

3. ¿Cuáles son los principales retos tecnológicos a los que deberán hacer frente los abogados en los próximos meses?

En muchos despachos se ha producido una digitalización de emergencia para poder afrontar una situación inesperada, y se ha puesto el foco en conseguir prestar el servicio y en mantener las relaciones con los clientes y entre equipos. Pese a que algunas firmas llevamos años implementando tecnologías que faciliten la gestión interna  y el servicio que prestamos a nuestros clientes, como norma general, se ha sido más práctico que seguro.  

Por ello, es el momento de analizar la idoneidad de las medidas adoptadas, pero sobre todo, las implicaciones técnicas y jurídicas de dichas medidas. Somos una profesión de garantías y tenemos que serlo, sea cual sea la forma en la que desarrollemos la actividad.  

4. ¿En qué principales herramientas tecnológicas deberán invertir los abogados para permitir hacer del teletrabajo una práctica habitual? ¿Cuántas herramientas y aplicaciones necesitará el abogado y en qué soportes para ser productivos en la gestión de su despacho?

El paquete de Office 365 que ofrece el Consejo General de la Abogacía con herramientas como Teams, One Drive o Forms, permite ir experimentando con las reuniones a distancia, las encuestas a clientes, o con el almacenamiento y la compartición de archivos. En todo caso, independientemente de la tecnología que implementemos, nunca debemos olvidar nuestras obligaciones deontológicas, por lo que cualquier decisión que se tome al respecto, debe ser, no sólo técnicamente viable sino jurídicamente segura, para garantizar la dignidad de la profesión y la protección del cliente.  

5. Ante el impulso de las nuevas tecnologías, ¿qué medidas de seguridad debería adoptar un despacho de abogados para evitar la ciberdelincuencia?

Debemos hacer un análisis de riesgos de cara a tomar las medidas necesarias para diseñar políticas y protocolos de ciberseguridad para garantizarla. Así, es esencial hacer copias de seguridad para asegurar la disponibilidad e integridad de la información, controlar los accesos a los sistemas como controlamos los accesos a nuestras instalaciones físicas, implementar protección antimalware que sea capaz de detectar la mayor variedad de variantes y amenazas en tiempo real a la totalidad de los equipos o mantener actualizado el software. También tendremos que llevar un control sobre los soportes, con especial atención a las políticas de usos de dispositivos personales  (BYOD), llevar un registro de actividades o evitar redes no seguras o que disponer de políticas de destrucción de la información.  

6. Tras años de presentismo, muchos abogados están aprendiendo a comunicarse de otra manera y a cuestionarse las rutinas que han realizado hasta ahora ¿Cómo cambiará principalmente en los modelos de negocio y la forma de relacionarse con los clientes?

En los últimos meses, compañeros y compañeras han podido ser conscientes de que eran capaces de trabajar a distancia, de gestionar equipos, de reunirse con clientes o de realizar un apoderamiento apud acta sin salir de sus domicilios. Va a servirnos para diferenciar tareas, para apoyar la conciliación sin perder el trato directo con el cliente, para flexibilizar las condiciones de trabajo y para tomar mejores decisiones valorando lo realmente importante. Por tanto, deberemos encontrar un equilibrio, diferenciando las tareas que requieren de presencialidad y las que pueden ser desarrolladas en remoto, para, así, acomodar los modelos de negocio a las necesidades personales y profesionales del sector.  

7. ¿Qué pasos deben seguir los abogados para llevar a cabo un proceso de digitalización planificado y no acelerado?

En todo proceso de digitalización, se ha de partir de una premisa que consiste en ser conocedor de que cada despacho es diferente y son sus características actuales las que definirán su transición y  la  mejora en su productividad y en reputación tanto interna como externa. La tecnología ha de ser un aliado en el ejercicio de la profesión que nos permita automatizar procesos que no generan valor añadido, para dedicar tiempo a lo que mejor sabemos hacer. 

8. El abogado suele tener miedo a la automatización y digitalización. ¿Es el momento de invertir en soluciones no humanas que ayuden a automatizar procesos?

Hay que perder ese miedo. En marzo, una encuesta de la Universidad de Oxford reveló que los abogados reconocen que la tecnología aumentará su productividad, pero que no la utilizan, ni recopilan información, ni aprovechan datos para mejorar su trabajo y su actividad. La tecnología servirá para mejorar en productividad, siempre que capacitemos a las personas para usarla, y entonces, podrá aportarnos información, rapidez, mejora de procesos o minimización de errores, pero la creatividad y la empatía seguirán siendo cualidades de los seres humanos. La Abogacía ha de estar en consonancia con el contexto social. Ha de ser moderna, ágil, y accesible, capaz de enfrentarse a los retos técnicos y jurídicos que los avances le planteen, pero sin perder la perspectiva de lo realmente importante, la confianza y la ética profesional.  

9. El riesgo al contagio ha potenciado modelos de organización basados en el distanciamiento físico, como ocurre con el teletrabajo, la videoconferencia y formación online,…¿qué oportunidades dará a los abogados estas herramientas de realidad virtual?

Durante estas últimas semanas, hemos visto como prácticamente todo el sector se distanciaba no solo físicamente sino también de sus hábitos profesionales. Ello ha propiciado la superación de barreras autoimpuestas y la familiaridad con herramientas que permiten el teletrabajo y la telepresencia. Ahora es el momento de aprovechar lo aprendido y de seguir aprendiendo. El mundo es muy grande, y capacitarnos tecnológicamente incrementará las posibilidades de negocio y formativas a las que podamos acceder.   

10. ¿Qué otros consejos daría a los abogados para adaptar sus modelos de negocio a la nueva realidad que se impondrá tras la crisis del covid-19? 

 Calma, planificación, estrategia y ética. La tecnología está siempre al servicio de la Abogacía y no contra la Abogacía. Tenemos el conocimiento, la Deontología y un abanico de oportunidades por descubrir.