Aspectos técnicos y jurídicos que un despacho de abogados debe tener en cuenta para contratar ‘cloud computing’

Un modelo ‘Cloud’ o datos en ‘La Nube’ es plenamente factible para un despacho de abogados, y muy aconsejable desde un punto de vista operativo y financiero. Sin embargo, es necesario que el contrato  de prestación de servicios suscrito con el proveedor contemple aspectos esenciales que se expondrán a continuación,  para garantizar que el servicio se recibe con todas las garantías técnicas y legales y con pleno respeto al derecho a la protección de datos de carácter personal.

La LOPD establece en su art. 12.2 que “La realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas”.

Por tanto, el contrato de prestación de servicios entre el despacho y su proveedor de servicios Cloud ha de incorporar las previsiones necesarias para garantizar el adecuado cumplimiento  de la normativa relativa a la protección de datos. En este sentido, el encargado está obligado  a seguir las instrucciones del responsable del fichero en el tratamiento  de los datos.

Una forma de que el cliente indique estas instrucciones puede ser la de adoptar decisiones sobre el tipo de nube con la que se le prestarán los servicios y sobre las modalidades de ser- vicios que contrata.

Para ello, deberá haber solicitado  y obtenido previamente información suficiente sobre ambos aspectos.

De modo que la extralimitación  por parte del proveedor de Cloud en su calidad de encargado del tratamiento  tendrá las consecuencias previstas en el art. 12.4 LOPD, en virtud  de las cuales el encargado del tratamiento  pasa a asumir la condición de responsable del fichero.

Es importante  destacar que el responsable del tratamiento,  en nuestro caso el despacho de abogados,  es responsable de seleccionar como encargado del tratamiento  a alguien que cumpla los requisitos legalmente establecidos. Así, el artículo 20.2 RLOPD establece  que “Cuando el responsable del tratamiento  contrate la prestación de un servicio que comporte un trata- miento de datos personales sometido a lo dispuesto en este capítulo deberá velar por que el encargado del tratamiento  reúna las garantías para el cumplimiento de lo dispuesto en este Reglamento”.  Esta responsabilidad  se extiende a la subcontratación  de servicios. Así, cuando el encargado del tratamiento  subcontrate alguna actividad propia del tratamiento  de los ficheros, dicha subcontratación  habrá de recogerse en el contrato  de prestación de servicios entre el responsable y el encargado, siendo necesaria una autorización del primero en los casos de subcontratación  sobrevenida no prevista en el contrato  (art. 21 RLOPD).

Una fórmula  que puede utilizarse a tal efecto es que el cliente autorice  los servicios susceptibles de subcontratación  (p.ej. servicios de “hosting”)  y tenga permanentemente a su disposición una relación actualizada de las entidades subcontratadas  y de los países donde operan, (por ejemplo en una página web a la que tenga acceso o a través de otras alternativas  que le per- mitan estar informado).

Por otra parte, existen otros aspectos relevantes que van más allá de normativa de protección de datos de carácter personal y que conviene traer a colación. Son temas que encontrarán su mejor acomodo y resolución en el propio contrato de prestación de servicios entre el proveedor y el cliente, el despacho de abogados en nuestro caso. Por la novedad de este tipo de contratos, resulta conveniente tratarlos a continuación.

CLAUSULAS DEL CONTRATO

En definitiva, para garantizar la seguridad jurídica del servicio Cloud contratado, el contrato de prestación de servicios suscrito entre el despacho y el proveedor ha de recoger, un conjunto mínimo de cláusulas, entre las que cabe destacar las siguientes:

• Régimen  de los datos.  Es esencial que el contrato especifique que el proveedor no puede disponer de los datos personales ni hacer uso de los mismos para ningún fin que no esté expresamente autorizado por el abogado o despacho (y cuente, en su caso, con el consen- timiento del titular).
• Cumplimiento  de legislación de protección de datos de carácter personal. El proveedor ha de asumir expresamente el papel de encargado del tratamiento  de los ficheros de datos de carácter personal que el despacho decida trasladar “a la nube”, con todas las obligaciones propias de tal figura tal y como se recogen en la legislación española y europea. Además si el proveedor almacena la información de carácter personal en sistemas ubicados fuera de la Unión Europea, ha de asumir las obligaciones que al encargado del tratamiento  de los ficheros de datos de carácter personal impone la legislación española, con indepen- dencia de la jurisdicción aplicable al territorio en el que se localizan los centros de proceso de datos. En particular,  si la localización no se encuentra entre las aceptadas por la AEPD, es preciso recabar autorización  de la misma, y es aconsejable incluir  en el contrato  de ser- vicios las cláusulas tipo propuestas por la Unión Europea.
•  Seguridad  en el acceso. El proveedor ha de garantizar que la información  solo será accesible al despacho de abogados que contrata  sus servicios, y a quienes el despacho determine con los perfiles de acceso correspondientes.   En caso de que el abogado  o despacho trate datos especialmente protegidos, se incluirán cláusulas que garanticen su tratamiento con las medidas de seguridad que sean exigibles.
• Integridad y conservación. El proveedor  ha de disponer  de los mecanismos de recuperación ante desastres, continuidad  en el servicio y copia de seguridad necesarios para garantizar la integridad y conservación de la información.
• Disponibilidad. El proveedor ha de garantizar una elevada disponibilidad  del servicio, así como comprometerse a organizar las paradas programadas para mantenimiento con la su- ficiente antelación y dando aviso de las mismas al despacho.
• Portabilidad. El proveedor ha de obligarse, a la terminación del servicio, a entregar toda la información  al despacho en el formato que se acuerde, para que éste pueda almacenarla en sus propios sistemas o bien trasladarla a los de un nuevo proveedor, en el plazo más breve posible y con total garantía de la integridad de la información.
•  Consecuencias para el caso de incumplimiento  del proveedor de servicios Cloud de las obligaciones anteriormente recogidas
• El cumplimento  diligente  de las garantías para la protección de datos personales que se han expuesto permitirá excluir la responsabilidad del cliente que contrate los servicios de Cloud Computing.