“Colegios sin papeles” gracias al expediente electrónico administrativo

La modernización de los Colegios de la Abogacía, una exigencia del nuevo Estatuto, pasa por la digitalización y el uso de nuevas tecnologías. Por ello el Consejo General de la Abogacía ha desarrollado un modelo de gestión integral de expedientes electrónicos administrativos.

“El expediente electrónico administrativo es la piedra angular de la transformación digital de los colegios”, ha destacado Rafael Massieu, presidente de la Comisión de Innovación y Desarrollo Tecnológico de la Abogacía en la presentación que ha hecho en las Jornadas de Juntas de Gobierno en Bilbao.

El objetivo de este sistema es claro: “el colegio sin papeles”. Massieu ha destacado otras ventajas de su implantación: reducción de costes, incremento de la seguridad, accesibilidad, menos residuos y más espacio.

Se trata de una solución tecnológica que integra todas las herramientas necesarias para tramitar el ciclo completo de cualquier expediente administrativo del Colegio, desde su entrada en el registro hasta la notificación de la resolución y cierre. No es necesario recurrir al papel en ningún momento del proceso.

Este modelo de gestión, que ya se está implantando con resultados muy positivos en algunos Colegios, está integrado por diferentes módulos:

• Una Sede Electrónica, desde la que se pueden realizar solicitudes que originan el expediente electrónico, acceder a las notificaciones y consultar el estado de tramitación del mismo. Existe la posibilidad de incorporar en la web institucional un acceso directo, que contará con una personalización específica.
• Un Registro electrónico de documentos (eREGTEL) que permite el registro de documentos originales digitales (que incorporan firma electrónica) y obtener justificante electrónico de presentación de los mismos.
• Un sistema de Notificaciones Electrónicas (SINTRA), que notifica la resolución de los expedientes y comunica los trámites a las partes. El sistema ofrece garantía de recepción fehaciente de los mensajes por un destinatario identificado. Es integrable con sistemas de gestión (para emitir notificaciones) y con sedes electrónicas (para que el destinatario las reciba). Permite configurar diferentes tipos de avisos –por ejemplo, cuando hay un mensaje a disposición del destinatario o el día de la caducidad de una notificación-, así como enviar los avisos por correo electrónico, SMS o BuroSMS.
• Un sistema de Tramitación Electrónica de Expedientes (EXEA), que realiza todos los trámites y genera los documentos necesarios para la resolución del expediente. Controla los plazos de trámites y expedientes y alerta antes el vencimiento de los mismos. Además, permite generar un “paquete” del expediente en formato ENI para su remisión a la Admisión Pública y a la Administración de Justicia.

Los componentes pueden ser utilizados de forma independiente. Así, los Colegios y Consejos pueden optar por la solución completa o por integrar módulos independientes en las aplicaciones ya existentes. Tanto la sede electrónica como el sistema EXEA se encuentran integrados con la herramienta de Registro Electrónico eREGTEL. Además, el sistema EXEA estará próximamente integrado con SIGA.