El Foro Tecnológico del ICAM analiza el uso de herramientas tecnológicas en las reuniones societarias

El Colegio de Abogados de Madrid ha celebrado hoy una nueva edición del Foro Tecnológico “Abogacía 4.0”, en la que se ha abordado el uso de herramientas tecnológicas para la celebración y formalización de reuniones societarias.

En el encuentro, moderado por la diputada de la Junta de Gobierno Esther Montalvá, han participado la abogada especializada en asesoramiento mercantil Valentina Rodríguez, counsel de la firma Gómez Acebo y Pombo; Luís Jorquera, de la Dirección General de los Registros y el Notariado; y Agustín Tourón, co-fundador de la herramienta Councilbox. Estas intervenciones han permitido aportar a la mesa las perspectivas institucional, profesional y pública necesarias para el abordaje integral de esta novedosa práctica en el ejercicio.

Tras la apertura y presentaciones de la presidenta de la Sección de Abogados de Empresa del ICAM, Elia Esteban, cada uno de los ponentes ha arrojado información relevante sobre la empleabilidad de las plataformas digitales en los distintos perfiles de empresa que concurren en el mercado, la normativa aplicable a la validación de los trámites societarios cuando estos se realizan a través del medio digital, y las especificidades técnicas que deben reunir las herramientas para dar respuesta válida a las empresas y a la abogacía.

Las conclusiones más relevantes alcanzadas en este Foro Tecnológico han sido:

• El uso de las nuevas tecnologías en las PYMES españolas todavía es muy ocasional, sobre todo por la relativa facilidad de sugestión societaria y por el coste adicional que implica el uso de plataformas. No obstante, tanto por parte de la Dirección General de los Registros y el Notariado como por parte de Councilbox se han mostrado soluciones entre los 240 y los 500 euros anuales.
• En las compañías cotizadas casi toda la gestión se realiza a través de webs corporativas en las que se publicitan las convocatorias y se articulan las delegaciones y los votos a través de firma digital y procedimientos de logueo.
• Los fondos de capital riesgo que habitualmente utilizan este tipo de tecnologías son unos grandes prescriptores que exportan su uso a las compañías en las que participan.
• Las nuevas tecnologías son el arma ideal para las convocatorias a los socios minoritarios y los conflictivos, salvando el típico problema de la falta de notificación.
• La web corporativa a medida para una PYME es muy compleja de desarrollar y mantener por los requerimientos técnicos y de seguridad que debe revestir. Sin embargo, compañías y abogados tienen a su disposición los servicios de Argon que, además, les garantizan la plena titularidad sobre la propiedad intelectual de su portal e incluso les facilitan modelos de estatutos que permitan el uso posterior de este canal de comunicación y participación de los socios. Por ello, es fundamental contar con unos estatutos que alberguen esta posibilidad desde la fundación pues, si hay que implementarla después, se requerirá aceptación individual de cada socio, complicando el acuerdo general
• La web corporativa es un “BORME privado” porque garantiza la publicidad y es susceptible de prueba del plazo de exhibición y de interacciones. Centra su validez legal en la certificación de las comunicaciones, que no sólo deben realizarse sino también probarse. En definitiva, da seguridad jurídica a las conexiones remotas.
• Herramientas como Councilbox ya integran, además de la aceptación de firmas digitales, los procesos de autentificación y verificación de identidad de doble paso, tal como está haciendo ya el sector financiero y tal como imponen las más recientes normativas en relación, por ejemplo, a las transacciones económicas.
• Los expertos ven inviable, de momento, la homogeneización de todos los trámites societarios a la hora de presentarlos ante el registro. Ven las herramientas tecnológicas como un aliado que les proporcionará agilidad, comodidad y les evitará las cargas administrativas y burocráticas inherentes al asesoramiento de empresa, pero su deber de diligencia respecto a sus clientes seguirá intacto y deberán seguir revisando metódicamente cada acta para que refleje con fidelidad los deseos de los socios.
• La gran tarea pendiente a efectos del desarrollo legislativo es la adecuación del reglamento de registro a fin de que valide la firma digital de documentos en cualquier tipo de trámite, de modo que las firmas ológrafas queden como alternativa, sin necesidad de suprimirse su validez. Este es el último y único paso que queda por implementarse en las herramientas digitales analizadas en el encuentro, pues ya se ha llegado al punto en el que son capaces de generar incluso el certificado posterior a las reuniones.

Como conclusión general, tanto asistentes como ponentes han coincidido en que el papel de la abogacía (normalmente como asesor o como secretario no consejero) cada día debe ser más cualificado y en que el uso de las nuevas tecnologías para el desarrollo de sus labores en caso alguno les sustituirá, sólo les hará más eficaces.