¿Luz preventiva para los centros administradores?

Cuando me refiero a centros administradores, me refiero a las instituciones, cámaras, centros o cualesquiera que sea su denominación, encargados de prestar el servicio de administración de arbitrajes comerciales privados, nacionales o internacionales. Algunos también ofrecen servicios de administración de mediaciones y otros servicios relacionados con la solución alternativa de controversias (nombramiento y administración de paneles de solución de controversias; administración de peritajes, entre otros). Generalmente estos centros son privados; en su mayoría, forman parte de las cámaras de comercio locales, aunque no en todos los casos. Lo que es común en ellos es que no son organismos públicos.

Son las partes quienes eligen al centro administrador caso por caso, y su elección se materializa cuando la cláusula o convenio arbitral prevé expresamente la actuación de determinado centro, o bien, la aplicación de su reglamento. En efecto, los reglamentos de los centros administradores establecen cuáles son sus facultades, atribuciones y alcances de actuación. Tenemos entonces que cada centro administrador tiene su propio reglamento de arbitraje, su propia estructura interna y un marco de actuación diverso, con más o menos atribuciones unos que otros.

¿Qué hacen –o debieran hacer- en términos generales los centros administradores? ¿Qué significa prestar servicios profesionales de administración de arbitrajes comerciales privados? ¿Qué esperan los “clientes” o usuarios -mejor dicho- de estos servicios por parte de los centros administradores? Una respuesta inmediata me parece que sería la siguiente: un centro administrador debe aplicar correctamente su reglamento y ser diligente. En cambio, un centro administrador que, lejos de ello, no aplique como es debido y esperado su propio reglamento y/o que su omisión sea causa del retraso o demora del procedimiento arbitral en sus diversas fases, se convierte ya no en un auxiliar de las partes, de los árbitros y del propio mecanismo arbitral, sino en un obstáculo o problema para el eficiente desarrollo del arbitraje. Estamos –o estaríamos-, luego entonces, en la antítesis.

Por principio, las partes suelen optar por un arbitraje administrado en oposición a un arbitraje ad-hoc, porque el centro administrador ofrece, como punto de partida, una plataforma institucional con base en la cual se desarrollará un procedimiento de arbitraje con mayor certeza para las partes y de manera más eficiente, organizada y coordinada. Al menos esa es la expectativa de todo usuario de los servicios de un centro administrador.

En un artículo previo, me referí a detalle a las funciones que, en términos generales, lleva a cabo un centro administrador. Entre ellas, (i) la de tener por iniciado el procedimiento arbitral con la solicitud, notificación o demanda de arbitraje, según corresponda; (ii) en algunos casos, notificar dicha solicitud de inicio del arbitraje a la demandada –en otros casos, ello corresponde directamente al demandante-; (iii) llevar a cabo el proceso de nombramiento de árbitro(s) conforme al acuerdo arbitral, el propio reglamento y sus prácticas (sea por sistema de listas o nombramiento directo por el centro administrador); o bien, (iv) confirmar a los árbitros nombrados por las partes, previa verificación de su imparcialidad e independencia; (v) fijar y solicitar a las partes el pago de la(s) provisión(es) de fondos necesarias para cubrir los gastos del arbitraje, fijados por el propio centro, conforme a su reglamento y arancel; (vi) en algunos casos, asegurarse de que se cumplan oportunamente los plazos para la firma del Acta de Misión por las partes y los árbitros y, de ser necesario, prorrogar dicho plazo y/o aprobar el Acta de Misión si esta no fue firmada por una de las partes; (vii) resolver sobre cualquier solicitud de recusación de árbitros y, de ser el caso, nombrar al árbitro sustituto; (viii) en algunos casos, llevar a cabo un escrutinio en términos de forma de todo laudo arbitral que lleguen a emitir los árbitros, previo a su aprobación y notificación por el propio centro; (ix) notificar los laudos a las partes; (x) dar cauce a las solicitudes de corrección o interpretación de laudos, en coordinación con los árbitros; y, (xi) en general –y más importante-, velar porque el reglamento de arbitraje se cumpla de forma cabal, comenzando por el cumplimiento del propio centro administrador, así como por las partes y los árbitros.

En mi experiencia reciente como usuaria de los servicios de un par de centros administradores locales y otro internacional, ha sido inevitable reflexionar sobre si efectivamente satisfacen hoy día las expectativas de sus usuarios. Naturalmente ello dependerá de lo que cada usuario espere con respecto a la participación del centro como administrador del arbitraje, aunque ciertamente las expectativas de la mayor parte de los usuarios podríamos resumirlas en lo siguiente: (i) diligencia en las actuaciones que correspondan al centro administrador, sin dejar aspectos del procedimiento bajo su control en un injustificado suspenso o silencio. Hacerlo trae consigo un desgaste innecesario de las partes, y costos; (ii) actuación acorde a lo previsto en su propio reglamento, es decir, que el propio centro administrador tenga claro qué facultades le corresponden al centro y qué facultades al árbitro, sin pretender sustituirse en las de este último; (iii) certeza de que tiene la administración del asunto bajo control, y no generar la percepción en las partes de un procedimiento desordenado, desatendido y sin dirección; y (iv) atención pronta a las dudas, inquietudes y consultas de las partes, sin que transcurran largos periodos en recibir la aclaración o respuesta correspondiente.

Encontrarme, ahora desde una faceta de usuaria, frente a esta serie de expectativas insatisfechas, y escuchar -en paralelo- de otros colegas usuarios del arbitraje administrado experiencias similares, me lleva a preguntarme si estaremos quizá frente a un indicador preventivo -una especie de foco amarillo-, que precisa de voces constructivas y oídos sensatos que muevan a los centros administradores hacia un ejercicio auto-crítico que les permita identificar las fallas, los aciertos, desde luego y, sobre todo, las áreas de oportunidad para enmendar el camino, cuando ello sea necesario. Estas breves consideraciones que ahora realizo no deben entenderse como una crítica generalizada al sistema de arbitraje administrado, ni a todos los centros administradores, ni con respecto a todos los asuntos. Ello sería irresponsable y carecía de todo fundamento. Lo que sí pretendo transmitir es una genuina preocupación sustentada en mi propia experiencia y en la de otros colegas cercanos con quienes he tenido oportunidad de intercambiar impresiones recientemente; no podemos silenciarnos y ver pasivamente cómo, en una forma u otra, asoman rasgos de burocratización y poco profesionalismo en la atención de nuestros asuntos; por algo las partes optaron por un arbitraje frente al juicio tradicional. No deben perderse esas características.

Tampoco debemos olvidar que los centros administradores han tenido y tienen una enorme relevancia en el funcionamiento del mecanismo arbitral. Su actuación se justifica, en gran medida, en el hecho de que están diseñados para reducir una carga administrativa importante a las partes –y a los árbitros-, al ofrecer un reglamento de arbitraje y garantizar su debida aplicación, bajo estándares de profesionalismo, calidad y eficiencia. Si lo que se busca es incentivar el uso del arbitraje como mecanismo alternativo de solución de controversias entre nuevos potenciales usuarios, o si se pretende que los actuales usuarios sigan pactando cláusulas arbitrales en sus contratos, claramente los centros administradores deberán perfilar sus esfuerzos en ofrecer servicios de calidad, actuar en forma diligente, como facilitadores del desarrollo expedito del arbitraje, y brindar certidumbre a las partes y árbitros, de tal forma que su intervención quede perfectamente justificada frente a las partes en términos de calidad, certidumbre, tiempo y costos. La actuación de un centro administrador debe ser percibida como un beneficio y no como un costo ni mucho menos una carga para las partes. A eso debemos aspirar.

Carolina Castellanos López,

Abogada consultora independiente. Profesora de Cátedra en el Tecnológico de Monterrey. Ex Secretario General del CAM.

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