Por qué debes contratar un ‘software’ de gestión, si aún no lo tienes

Por Rocío Ramírez Torres. Directora de Procesos Legales. EMC Software Jurídico.

Es de sobra conocido que la carga de gestión documental de los expedientes judiciales tramitados se hace cada vez más pesada, y nos pasamos gran parte de nuestra jornada archivando documentos, agendando vencimientos y señalamientos, transcribiendo datos para generar documentos de trámite, cumplimentando informes o confeccionando minutas. Y apenas dedicamos tiempo a las tareas que realmente aportan valor y que, en definitiva, nos motivó a dedicarnos al ejercicio de la abogacía. Porque, estoy segura, ninguno de nosotros se licenció o graduó en Derecho para dedicar el día a estas partidas.

Los abogados siempre nos hemos debido al estudio del fondo de los asuntos, del derecho material y sustancial, primando esto sobre la parte operativa de la gestión. Solemos estar suscritos a alguna base de datos jurídica, pero raramente contratamos la licencia de algún software de gestión.  Y, sin embargo, estos son de inestimable ayuda como herramienta fundamental en la gestión eficiente de la carga documental y ofrecen un importante valor, aligerando nuestra carga de trabajo y optimizando nuestros recursos automatizando partidas.

Nos servirán de soporte para almacenar, archivar y organizar los documentos de nuestros asuntos de forma estructurada y ordenada, y será el eje central en torno al que gire la automatización de tareas que queramos ir implementando. Además, nos permitirán importar y exportar información y datos con carácter masivo para intercambiar con nuestros proveedores y clientes, evitando hacerlo a través de numerosos correos electrónicos. Algunos ejemplos: la recepción de las notificaciones del día, la remisión de los escritos que debe presentar el procurador, hacer llegar al letrado sustituto la información y documentos de las vistas que deba atender, o informar a nuestros clientes con los avances de sus asuntos.

¿BASE DE DATOS JURÍDICA O SOFTWARE DE GESTIÓN?

Se nos plantea ahora la dicotomía de si debo ser del team “base de datos jurídica” o del team “software  de gestión”, debiendo estar en cada caso a las necesidades específicas de cada despacho.

Para nuestra tranquilidad, es de reseñar que esta doble necesidad ha sido detectada por la gran mayoría de las bases de datos de referencia en el sector y han incorporado a sus tradicionales compendios legales, jurisprudenciales y doctrinales, soluciones de gestión, permitiendo simplificar el control y seguimiento de expedientes en aspectos administrativo, judicial/legal o contable, integrándose con el correo o la agenda, incorporando soluciones como la firma digital, integración con sistema Lexnet o permitiendo la cumplimentación automática de plantillas de escritos, entre otras opciones. De este modo se cubren las necesidades más genéricas y habituales de la mayoría de despachos y asesorías jurídicas.

En este sentido encontramos Kleos o Legisway de Wolters Kluwer, Aranzadi Fusión o Aranzadi One de Thomson Reuters o Quolaw de VLex, entre otros.

Hay otros softwares de gestión que, sin ser específicos para la tramitación de expedientes judiciales ni estar en los entornos de las bases jurídicas, ofrecen funcionalidades que permiten controlar de forma eficiente todos los asuntos del despacho y hacer un sencillo seguimiento de los mismos, con control de tiempos, así como del estado legal/procesal y administrativo del expediente; además, se integran con la bandeja de correo, la agenda y con algunas de las plataformas judiciales, a los efectos de agilizar las presentaciones de escritos y las descargas de notificaciones. En esta categoría estarían MN Program, BaseNet o Sudespacho.net.

Y encontramos también los softwares específicamente desarrollados para la gestión de procedimientos judiciales que integran funcionalidades especialmente diseñadas para las necesidades y flujos de trabajo propios de este tipo de expedientes como:

• Carga masiva de las notificaciones descargadas de Lexnet y Ejusticia, asignándolas de forma automatizada a sus expedientes.
• Alta de expedientes de forma automatizada, asignando y generando las tareas de forma automática al letrado encargado del expediente.
• Generación automatizada de escritos al detectarse determinado hito procesal por el sistema, como aportar número de cuenta o solicitar medidas de averiguación, e incluso generarlos por lotes cuando necesitemos hacer varios de la misma tipología, como la comunicación de una venia o una sucesión.
• Remisión de escritos a presentar de forma automatizada por email al procurador o presentarlos de forma automática y en bloque directamente en Lexnet o Ejusticia.
• Autogenerar y remitir factura ante determinados hitos procesales, como pueda ser la notificación de la sentencia.
• Extracción de reportes para ver el estado real de los asuntos.
• Automatización de los distintos flujos de trabajo a través de macros.
• Consultar de forma automatizada las cuentas de consignación judicial.

Y así podría enumerar muchas más partidas, con lo que las eficiencias obtenidas son mucho más  significativas. De referencia son Iuritex o Kmaleon.

El hecho de que el software de gestión con el que habitualmente trabajemos no incorpore alguna solución de automatización no es óbice para que sea implementada en nuestros procesos. Algunos proveedores de estas soluciones las ofertan como módulos independientes, compatibles e integrables. Por lo que, a título de ejemplo, si mi sistema no incorpora motor de machine learning para procesar, gestionar y archivar las notificaciones judiciales las soluciones facilitadas por Matilda o Atomian pueden ser fácilmente integrables en nuestro aplicativo.

De este modo, los usuarios pueden tener acceso a soluciones que ofrece el mercado y, conforme a sus necesidades, modular sus softwares de gestión para automatizar la mayor partida posible de tareas, optimizando sus recursos y haciendo más eficientes sus procesos.