La magia del orden llega a tu despacho

Por Rosa Manrubia 

Es una realidad. Los pequeños despachos vivimos en un infierno de carpetas, folios, escritos, cartas, acuses de correo y un largo etcétera. Nada más típico que llegar a un despacho y tener que buscar al letrado entre montañas de expedientes. Es algo desagradable para la vista del cliente y tremendamente ineficiente en nuestro quehacer diario en el despacho.

El orden es esencial para ser eficiente y eficaz. Nos ahorra tiempo y esfuerzo en buscar lo que no sabemos dónde está clasificado o archivado o guardado. Nos ayuda a trabajar en un entorno de armonía, relax y control, lo cual no es desdeñable en una profesión tan estresante como la Abogacía. No hay nada más crispante que un despacho desordenado. El orden es reflejo de nuestra forma de ser y de nuestra forma de pensar. Seremos más proactivos y tendremos mayor capacidad de concentración cuanto más organizado tengamos el despacho. Nuestra gestión de la información será mejor cuanto más metódicos seamos en nuestro orden.

Consejos para llevar a cabo el orden en el despacho:

1. Ordena por categorías. Dispón en el despacho de secciones donde organizar todos los elementos. La zona de biblioteca no debe estar mezclada con la zona de expedientes. Procura tener la mesa limpia y los expedientes, libros y demás cosas regresarlas a su lugar. Ten todo a la vista.
2. Sigue un orden y rutina. Si te acostumbras a devolver los expedientes a su lugar, a escanear la documentación en el momento y archivarla en la nube correctamente o a ordenar papeles mezclados en el momento, evitarás que se acumulen tareas y desorganices la información.
3. Digitaliza toda la documentación y súbela a tu nube debidamente archivada por carpetas y a tu programa de gestión. El orden no debe ser solo físico, sino también digital. Es esencial para la gestión del conocimiento. Ten siempre un archivador para papeles en el despacho. El objetivo de papel cero a veces es complicado y será de mucha utilidad.
4. Gestiona la destrucción de papel y expedientes digitales por fechas. Haz esa limpieza trimestralmente para evitar acumular expedientes cuyos plazos de conservación están vencidos.
5. Deshazte de lo innecesario en el despacho. Esas carpetas de publicidad de editoriales, bolsas de congresos, códigos derogados o anticuados. Recicla y elimina.
6. Organiza tu día y tu agenda. Gestiona el tiempo de forma eficiente para evitar que el desorden invada tu tiempo. https://www.abogacia.es/2018/10/05/20-consejos-para-administrar-tu-tiempo/
7. Dedica un rato de la semana a revisar toda la información y documentación que has gestionado y a ordenar el despacho. No esperes a que llegue la empresa de limpieza para que te ordenen la mesa.
8. Lo más importante es que te obligues a mantener el orden de las cosas, lo que al principio será muy difícil pero con el tiempo se volverá un hábito para ti.

¿Seremos capaces de seguir estas máximas?

Rosa Manrubia
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