Algo más que Post-it

Por Diego Alonso
TWITTER @daasensio

Uno de los símbolos característicos que no pueden faltar hoy en día en las paredes de un despacho, en cualquier firma que pretenda estar a la última, son los post-it (a poder ser de colores). La versión digitalizada, más útil tras el Covid19, son las tarjetas de tareas que se plasman en aplicaciones como Trello, Microsoft Planner, Asana, etc. Estas herramientas sirven a un marco de trabajo que va mucho más allá que la satisfacción que produce pasar las tarjetas entre las columnas “To Do”, “Doing”, “Done”.

Intentaré, a través de este breve artículo, hacer una introducción que sirva como punto de partida a un estudio más profundo de su aplicabilidad en la práctica jurídica por parte de los lectores.

La historia de los Kanban (Ilustración 1) de tareas se remonta a la década de 1940, cuando Taiichi Ohno introdujo este marco/práctica en las cadenas de producción de la empresa Toyota. El principal objetivo buscado por este ingeniero japonés era la mejora de la productividad mediante el control de la relación “demanda/capacidad del sistema”, reduciendo al máximo el desperdicio. Así, este método de trabajo ha evolucionado y ha sido aplicado con éxito en sistemas de trabajo humanos complejos[1].

Ilustración 1 – Ejemplo de tablero Kanban (Esta foto de Autor desconocido está bajo licencia CC BY-NC-ND)

¿Qué representan los Post-It?

Son unidades de trabajo estimables[2] que, en el caso específico del sector jurídico, representan las tareas que hay que realizar para liberar (cerrar) un expediente. La creación de estas tarjetas, que viajan por diferentes columnas o estados del Kanban, no es trivial. Afectará a aspectos tan críticos como la gestión de las expectativas de los clientes y la periodicidad de comunicación con estos para informarles sobre el avance de los asuntos encargados, así como a la estimación de los costes, pudiendo llegar a transformar por completo el modelo de facturación de la firma.

To Do, Doing, Done  ¿qué implican estas tres columnas?

Uno de los principales conceptos que subyacen a los sistemas Kanban es el “sistema de arrastre”: las tareas no son empujadas al equipo de trabajo por orden de un “jefe”, es el equipo de trabajo el que “arrastra” tareas para ejecutar en función de la capacidad disponible. Así, el exceso de tareas en progreso puede ser contraproducente, llevando al equipo a realizarlas con poca calidad o comprometiendo la productividad por la pérdida de foco que supone saltar de una tarea a otra constantemente, en lugar de estar focalizados en terminarlas (pasar las tarjetas al “done”).

Así, trabajar en un sistema Kanban implica entender que la madurez y la auto organización del equipo son valores que hay que promover y potenciar en la firma.

No obstante, la potencia de la utilización de los contenedores/columnas la encontramos en la información que nos arroja el estudio del ciclo de vida de las tarjetas (Post-It) a lo largo del “To Do”, “Doing”, “Done”. Para este análisis, encontramos herramientas como los “diagramas de flujo acumulados” (Ilustración 2) que, de entrada, nos invitan a inspeccionar las causas que provocan que tengan uno u otro aspecto.

Esta foto de Autor desconocido está bajo licencia CC BY-SA

De esta manera, un cambio de pendiente en la evolución de las tareas en cada uno de los estados/contenedores puede indicar un cuello de botella en el sistema de trabajo que puede ser resultado de diversas causas: cambios externos en el mercado, falta de conocimientos técnicos, poca coordinación entre los miembros del equipo, capacidad insuficiente, reducción en la capacidad comercial, etc.

Aunque Kanban es aplicable en diversos sistemas de trabajo, siempre lo he encontrado especialmente adecuado para asuntos jurídicos que implican un flujo continuo de tareas como, por ejemplo, los procesales.

El desperdicio

Por último, pero no menos importante dentro de un marco de trabajo “Lean”, la reducción del desperdicio en el sistema de trabajo debe convertirse en una de las principales responsabilidades del líder del equipo. Algunos desperdicios de especial relevancia en las firmas profesionales son:

• Las esperas: esperar a que otro componente del equipo procese cierta información para poder empezar a trabajar.
• La sobreproducción: como hemos señalado, el exceso de tareas en progreso puede ser contraproducente.
• El procesado en exceso: la generación de documentación innecesaria o lo que coloquialmente se conoce como “informes al peso”.
• Los defectos: la necesidad de volver a analizar, redactar o cualquiera que sea la tarea por falta de calidad en la información producida en cualquier parte del proceso de trabajo.

En conclusión, trabajar con Post-It dentro de un tablero Kanban tiene muchas implicaciones que se han dejado entrever y que darían lugar a toda una serie de artículos. Algunas de las palabras clave a destacar son: liderazgo, sistemas complejos, desperdicio o equipos auto organizados.

Diego Alonso
TWITTER: @daasensio
Web: Marketingnize 

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[1] Para más información sobre los diferentes modelos, sistemas, escenarios en los que nos podemos mover, recomiendo investigar sobre el marco “Cynefin” desarrollado por Dave Snowden en el año 1999.

[2] Para aquellos que quieran profundizar más en el por qué de esta afirmación, les recomiendo estudiar la relación entre las curvas de Raleigh y el error en la estimación de tiempos/costes.