Cómo, cuánto y cuándo puedo utilizar puedo utilizar eficientemente mis recursos profesionales

Habilidades estratégicas para la eficiencia y la transparencia presupuestaria · #forlawyers

 Por Cristina Ruiz

Septiembre y enero se configuran como aquellos meses del año en los que proyectamos presente y futuro con nuevas expectativas en el ámbito personal, pero también a nivel profesional. Yendo en el coche escuchaba en tono divertido que en los referidos meses compramos cantidad de ‘cosas’ y de alta calidad: ‘el mejor equipo  de…, voy a practicar todo el año…” Pero que en los respectivos meses de octubre y febrero es cuando Wallapop se llena de productos de venta de segunda mano de alta calidad, prácticamente nuevos y a precios increíbles. Probablemente nos podamos ver reflejados en esta situación, pero para evitar que se produzca en el ámbito profesional, lo mejor que podemos hacer en el próximo mes de enero es comenzar a pensar en presupuestar de una manera eficiente nuestros próximos gastos e ingresos anuales del despacho y responder a la siguiente pregunta: ¿Cómo, cuánto, cuándo podemos utilizar más eficientemente nuestros recursos profesionales?

Para dar respuesta a esta múltiple pregunta propongo una experiencia numérica disruptiva en la abogacía: El Presupuesto de Base Cero (PBC).

El PBC es un método para elaborar los presupuestos con orígenes en Estados Unidos en el año 1970, de la mano del empresario Peter Phyrr, que consiste en esencia en identificar prioridades de gastos en relación a los recursos disponibles, identificando modelos alternativos y partiendo de un análisis crítico sobre todo lo presupuestado en el año anterior, esto es, se parte de cero cada año, rompiendo automatismos e inercias, desechando partidas obsoletas.

En esta línea los profesores José Barea y José Martínez formulan las preguntas clave para planificar cualquier gasto: ¿Por qué debe presupuestarse ese gasto? ¿Es verdaderamente rentable?

El PBC viene mostrando una creciente popularidad, a pesar de que su mayor debilidad es su encomiable labor administrativa, debido a que se presenta como valuarte de transparencia en la toma de decisiones. Para solventar aquella desventaja, el modelo que Deloitte propone es un ‘PBC híbrido’, esto es combinando aspectos de presupuestación tradicional y del PBC, de tal manera que solo se aplicará el PBC a las partidas impulsoras de los mayores costos. Este modelo de planteamiento ‘híbrido’ podría configurarse como el más adecuado para trabajar con él en el ámbito empresarial y también en el profesional.

PROCESO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO BASE CERO ‘HÍBRIDO’

En primer lugar es de destacar que es muy importante estar atentos y seguir las fases establecidas para obtener los resultados pretendidos.

• Identificar los Objetivos, consiste en determinar explícitamente los resultados a lograr, tanto los previstos a corto plazo como a largo, estableciendo los indicadores adecuados para medir la consecución de los resultados.
• Definir y formular las Unidades de decisión. Aquellos proyectos, acciones o procesos sobre los que queremos trabajar que pudieran tener relación directa con los objetivos planteados, junto con la documentación justificativa para cada unidad.
• Clasificar los Paquetes de decisión. Cada Unidad de decisión, a su vez se concreta en varios Paquetes de decisión que, nuevamente, presenta varias alternativas a valorar en base a la información que incluye la documentación justificativa de cada Paquete.
• Priorizar los Paquetes. Se decide qué paquetes implementar y en qué orden de prioridad.
• Control de la Ejecución presupuestaria y de las actividades

Práctica · Para comprender un poquito mejor comenzamos con un ejemplo, aunque planteado de una manera un tanto básica.

• El objetivo que nos planteamos es la reducción del coste de fotocopias y el uso de papel.
• La unidad de decisión consistirá en evaluar las acciones o procesos que actualmente requieren el uso de papel, por ejemplo, imprimir para guardar en papel todos los documentos que genera el expediente de un caso.
• El paquete de decisión será: · la adquisición de un nuevo sistema de gestión integral de expedientes · la adquisición de un escáner · la adquisición de un programa de certificaciones de emails….

Formulamos cada paquete documentando los costes de adquisición de cada uno de los sistemas y programas, así como el análisis de aquellos gastos que dejamos de tener en base a la nueva dinámica, por ejemplo, reducimos el coste de pago de mantenimiento por fotocopia, incluso la posibilidad de una fotocopiadora de menor capacidad y consecuentemente de menor coste….

• Y planeamos alternativas, por ejemplo:
  • A · Podemos adquirir el programa de gestión integral nuevo con el alto coste económico que supone, pero con mayor versatilidad y funcionalidad y menor obsolescencia, y dejaremos para una segunda ocasión la adquisición del programa de certificaciones de emails y seguiremos gastando en papel de envío por correo y sus costes aparejados, será un paquete · C.
  • B · Podemos encargar un programa ad hoc, más económico pero con el coste aparejado del técnico externo de mantenimiento, y adquirir el programa de certificación de emails en un primer momento. Es más costoso que correos pero nos permite reducir el uso de papel y adentrarnos en una dinámica más tecnológica de procesos.
• Medimos y cuantificamos cada paquete (A, B, A + C) tanto su coste directo como lo que supondrá su desarrollo, esto es, teniendo en cuenta las nuevas necesidades que la implantación de cada paquete pueda generar. Por ejemplo: nuevas cuentas de correos para distintos destinos organizativos.
• Formulamos prioridades en base a lo expuesto, y tomamos decisiones A, o B, o A + C
• Y finalmente establecemos los indicadores para el control de la ejecución. Por ejemplo: Con carácter trimestral:
• Comparativa del importe de la factura de mantenimiento por fotocopias.
• Comparativa del importe de la factura de correos.
• Tiempo de dedicación de introducir datos telemáticos frente al tiempo de manipulado de correos.
• Tiempo de dedicación de introducir datos telemáticos frente al de manipulado del archivo de expedientes.

Elaborar los paquetes de decisión es algo realmente laborioso, especialmente para trabajar y valorar las alternativas para una toma de decisiones acertada. El siguiente esquema contiene los pasos para la elaboración de un paquete de decisión.

Reflexión sobre el Presupuesto Base Cero:

El Presupuesto Base Cero, NO trata solo de asignar un presupuesto a un plan con objetivos.

El Presupuesto Base Cero, NO trata de la tradicional filosofía de reducir costes.

El Presupuesto Base Cero, SÍ se trata de una herramienta de liderazgo capaz de coordinar las prioridades estratégicas.

El Presupuesto Base Cero, SÍ se trata de técnica de gestión basada en la eficiencia y la transparencia, y es óptima para el crecimiento y la confianza del cliente.

 Por último destacar que el éxito de la implantación de este método, de esta filosofía de trabajo para presupuestar conlleva, como no podría ser de otra manera, la necesidad de desarrollar una serie de habilidades de pensamiento estratégico.

HABILIDADES DE PENSAMIENTO ESTRATÉGICO

Se define el pensamiento estratégico como el enfoque que mira el hoy con perspectiva de futuro, y requiere un plan de acción coordinado y dirigido hacia un logro relevante. Pensamiento estratégico y Planeación estratégica son diferentes, el primero es una habilidad intelectual -que se puede adquirir-, y el segundo es la aplicación de dicha habilidad sobre un aspecto o situación concreta. En el siguiente gráfico se destacan las características y claves del Pensamiento Estratégico.

Práctica

El pensamiento estratégico, se adquiere con la práctica, es entrenable. Propongo algunos ejercicios muy sencillitos que podemos practicar.

• Preguntas locas. Consiste en que cada día te hagas una pregunta inusual sobre cualquier cuestión, no tiene que ser necesariamente profesional. Por ejemplo, ¿por qué la nariz tiene dos orificios? El objetivo del ejercicio no es investigar información que pretendidamente nos dé una respuesta, sino llevarnos al análisis, a lanzar hipótesis, sin información previa. Después nuestra inquietud sí nos puede llevar a esa búsqueda de conocimiento.
• Hacer algo cotidiano diferente. Piensa en algo que nunca hayas hecho, no importa si es algo pequeño o si es algo grande, lo que importa es que sea algo que te puedas proponer realizar. Podría ser tan sencillo como cambiar tu trayecto diario de dirigirte al despacho, pero es fundamental que estés muy atento a todos los detalles de lo que va sucediendo, por ínfimos que te pueda parecer. Después puedes anotar tus descubrimientos, te quedarás realmente sorprendido.
• Jugar al modelo. ¿Quién no tiene una persona a la que admire o un personaje que le llame la atención positiva por algún motivo? El ejercicio consiste en tomar a esa persona como un referente en su forma de pensar y actuar. Durante todo el día tienes que intentar pensar y comportarte como esa persona. Después anota como te sentiste y lo que te hizo descubrir ese rol que asumiste.
• Coger el hábito. Ya sabes que los hábitos se consolidan tras 21 días de práctica, no dejes de coger el hábito de desarrollar tu pensamiento estratégico. Esfuérzate en hacer algo cotidiano diferente y aplicar esa manera de vivenciar y observar en tu actividad profesional diaria; en jugar a los roles, cada personaje te aporta nuevos descubrimientos en el camino a la consecución de los objetivos que te hayas planteado, y por supuesto, no dejes de cuestionarte constantemente.

El pensamiento estratégico no solo es aplicable a cuestiones de presupuesto sino que su entrenamiento y desarrollo te beneficiará en los distintos aspectos de vida profesional y personal para el logro de los objetivos que te propongas.

Espero que este artículo realmente te inquiete lo suficiente para indagar tanto en la implantación de este método disruptivo de presupuestar tu actividad profesional como para ahondar en el desarrollo de tus habilidades estratégicas intelectivas.

Cristina M. Ruiz Pérez

Abogada · Gerente el ICA Toledo

Consultora y Formadora en Creatividad Innovadora #forlawyers

Cristina M. Ruiz
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