¿Cómo evitar la procrastinación para ser un abogad@ más productiv@?

Por Berta Santos

El tiempo es una pieza fundamental en el ejercicio de la abogacía por cuanto incide en el bienestar del abogad@, su facturación y la relación con los clientes.

El trabajo del abogad@ está condicionado a los plazos, urgencias, llamadas, etc., aspectos que dificultan la organización del tiempo y convierten la gestión del tiempo en un verdadero desafío.

En mi experiencia como coach jurídico, he podido comprobar que las herramientas de gestión del tiempo resultan insuficientes en el manejo del tiempo, puesto que la gestión del tiempo no implica simplemente aprender una habilidad técnica, sino que conlleva ciertas implicaciones y retos emocionales que son necesarios evaluar y superar.

En este sentido, el término procrastinación entendido como la acción de aplazar tareas importantes pendientes, nos da alguna pista de lo que sucede para que, en ocasiones, las personas no sean conscientes de por qué están aplazando tareas pendientes. En la decisión de aplazar dichas tareas entran en juego por una parte, motivos racionales y por otra parte motivos emocionales, identificar dichos motivos es el primer paso para poder avanzar en una adecuada gestión del tiempo.

¿Cuáles son los motivos racionales y emocionales que pueden impactar en la organización del tiempo del abogad@?

-Interrupciones y la dificultad para poner límites a los demás
Algunas tareas de l@s abogad@s requieren evitar interrupciones constantes ya sea de las personas colaboradoras del despacho, o bien llamadas y correos electrónicos de clientes.

Así, conviene preguntarse cuál es la dificultad de poder decir no ante determinadas injerencias externas. Para algun@s abogad@s el no atender en el momento a una llamada de un cliente supone enfrentarse a la dificultad de lidiar con enfados, sentimientos de culpa y otras emociones que emergen cuando no actuamos de la forma como los demás esperan que lo hagamos.

Para poder entender este aspecto resulta importante ser consciente de la importancia del autocuidado en el despacho, puesto que las prácticas del bienestar no afectan únicamente a la estructura organizativa del despacho, sino que deben empezar con uno mismo.

-Perfeccionismo y estimación de horas

La estimación de horas resulta fundamental para programar la dedicación a un determinado asunto. Sin embargo, en ocasiones el exceso de perfección puede afectar al cálculo de horas previstas, invirtiendo más horas de las inicialmente presupuestadas. En este sentido, es importante observar la diferencia entre perfeccionismo y excelencia.

El perfeccionismo implica un exceso de dedicación a un asunto que tiene su fundamento en una inseguridad interna y un enfoque en uno mismo.

La excelencia está relacionada con poder realizar lo necesario poniendo el enfoque, no tanto en uno mismo, sino en el propósito de la tarea y en el cliente.

Por ello, resulta importante identificar en qué asuntos estoy dedicándole exceso de horas, por estar demasiado enfocad@ en mi falta de seguridad y no tanto en el aprendizaje y en el cliente, sin pagar un excesivo peaje y gestionar de forma inadecuada las horas dedicadas a ese asunto.

-Desmotivación
La desmotivación tiene una incidencia muy importante en la gestión del tiempo. En ocasiones, la desmotivación viene marcada por los clientes, por lo cuales no nos sentimos valorados y apreciados, o bien por el tema en cuestión, por cuanto no es un tema que dominamos o que simplemente no nos apasiona, o bien por su dificultad técnica, y ante todo ello, preferimos aplazarlo y adelantar otras tareas que nos resultan más fáciles de llevar a cabo o, simplemente las consideramos más motivadoras.

En este caso resulta importante diferenciar en qué momentos estoy perdiendo la motivación, cuáles son las causas y tomar decisiones al respecto, como pueden ser: delegar el asunto a otro despacho, atraer otro tipo de clientes, pedir ayuda, etc.

-No delegar

Delegar es uno de los elementos más determinantes para un adecuado aprovechamiento del tiempo. Delegar implica también dedicar tiempo a conocer personas, aprender a trabajar en equipo y/o en colaboración, para mejorar la experiencia del ejercicio de la abogacía, así como a incrementar la productividad de nuestro tiempo.

Para ello, conviene analizar cuántas personas participarán en el asunto y qué tareas administrativas son importantes delegar, así como aceptar que los demás tienen sus propias formas de trabajar que no han de ser exactas a las mías, lo cual implica la ampliación de las perspectivas y ver la aportación diversa del trabajo de los demás

En consecuencia, una adecuada gestión del tiempo implica también un buen manejo emocional no únicamente de uno mismo, sino también de redefinir la relación con los demás y no perder de vista que el ejercicio de la abogacía implica poner el foco en el servicio de ayuda y asesoramiento a los demás, cuando perdemos este propósito de vista el día a día del despacho se vuelve difícil y arduo de gestionar.