Ganar más sin facturar más

Por Unai Camargo
TWITTER @Unai_Camargo

Hace unos días se ha publicado el informe del Colegio de la Abogacía de Barcelona “Radiografía de la profesión de la abogacía”. El escenario, en líneas generales, se puede llegar a tildar de desolador. Los ingresos medios de una buena proporción de los despachos han caído, el número de horas trabajadas semanalmente es elevado… La lectura de este informe se puede hacer desde muchas perspectivas, como por ejemplo la necesidad de transformación del sector legal. Pero hay lectura mucho más cercana, pegada al día a día de los despachos: ganar más dinero es no solo un objetivo, sino incluso una necesidad.

Maximizar el beneficio y minimizar los costes son las dos caras de la misma moneda

Generalmente este objetivo lo abordamos desde la perspectiva de ingresar más. Facturar más, vender más, tener más clientes… Y pocas veces leo (de hecho, no creo recordar ninguna) acerca de la otra vía para ganar más dinero: gastar menos. Una de las cosas que más recuerdo de mi paso por la Facultad de Económicas es precisamente el día que aprendimos, demostración matemática mediante, que maximizar el beneficio equivale a minimizar el coste.

Quizás no se hable de este tema porque damos por hecho que tenemos un comportamiento eficiente al máximo, que somos sumamente cuidadosos con el manejo de nuestro dinero –el del despacho en este caso-. Pero mi experiencia me dice que no es así. Ni en lo personal, ni en lo profesional. Y en ambos casos la razón es la misma: nos movemos por hábitos, pensando que tomamos las mejores decisiones de gasto, o que no hay otra forma de hacer las cosas, pero no es así. El mero hecho de cuestionarse la forma de hacer (o si queréis ir por lo técnico, “revisar los procesos internos del despacho”) ya es una ganancia. “Siempre lo he hecho” no es ninguna garantía de nada.

Ejemplo propio: yo puedo decir que lo he experimentado en primera persona cuando, hace un par de años, me dediqué a revisar la eficiencia en costes de mi familia con criterios de empresa. ¿El resultado? Sin perder ni un ápice en calidad de vida, logramos un ahorro permanente de unos miles de euros al año. La diferencia entre unas vacaciones buenas y unas memorables, si lo queréis ver así.

La optimización de costes muchas veces no es prioritaria para los despachos

Y en cuanto a vosotros, los despachos, la situación es exactamente la misma. Cuando hablo con mis clientes es muy frecuente encontrarme con frases como “hace mucho que no miro eso”, “lo importante es facturar” o “no tengo ni tiempo para ocuparme de ello”. Es un síntoma de que el abogado sigue sin acometer uno de los roles que la situación actual requiere: el de gestor/planificador. El día a día sigue sin permitir, o mejor dicho, sigue sirviendo como excusa para incorporar acciones de mejora estratégica dentro de la empresa que es un despacho.

Optimizar los costes es uno de los objetivos de todo buen gestor. No a cualquier precio, por supuesto, porque no todo vale si un precio mínimo de algo supone una caída en calidad notoria o la necesidad de incorporar más esfuerzo a una tarea.

¿Cómo se define una estrategia de optimización de costes?

• Analizando la situación de partida y fijando objetivos de ahorro.
• Identificar las distintas partidas de gasto, ordenándolas según su relevancia (en % sobre el total, por ejemplo). De esta manera priorizaremos sobre aquello que nos dé mayores resultados.
• Investigando distintas opciones y alternativas. Esto no siempre va ligado a una negociación a la baja en precios, o al cambio de proveedor (que también), sino a identificar posibles comportamientos susceptibles de ser mejorados dentro de los distintos procesos y fases del trabajo del despacho. Es decir, un cambio de comportamiento puede ser la clave, pero la solución puede ser más difícil de implementar por el esfuerzo de adaptación requerido.
• Pasando a la acción.

Dentro de la estrategia global de optimización de costes, habrá conceptos que sean más difíciles de atacar, o que tengan un coste de oportunidad elevado. Por ejemplo, el alquiler del despacho que, además y salvo que la oficina sea de vuestra propiedad, es uno de los elementos de mayor coste. Cambiar de ubicación supone un problema frente a la cartera de clientes, pero no por ello debe descartarse la opción.

El tipo de costes que se pueden revisar son múltiples, unos más obvios que otros: telefonía e internet, suministros de oficia, bases de datos… De otros somos menos conscientes, como pueden ser los costes financieros: lo que nos cobra el banco por operar con ellos, pero también los costes de financiación que suponen los pagos demorados o fraccionados.

El tamaño del despacho también cuenta, claro. El impacto no es el mismo siendo un “solo” (aunque precisamente por ello la relevancia sea mayor) que siendo un despacho con cinco abogados. Ahorrar en telefonía, para este segundo caso, puede suponer liberar recursos suficientes para acometer una campaña de marketing puntual. No es que vaya a hacer que salga gratis, pero al menos el impacto sobre la cuenta de explotación es menor.

No despreciemos lo pequeño

Pensar que un ahorro es pequeño supone una tentación muy grande para no llevar a cabo ninguna acción de mejora. “Total, para unos pocos euros al mes que me voy a ahorrar”. Prever y medir el impacto total, a lo largo del año, ayuda a dar perspectiva. Y el impacto acumulado de todos los cambios realizados puede ser sorprendente. Si finalmente conseguís un ahorro de un 5% sobre el total de los gastos, el efecto es directo e inmediato sobre vuestra cuenta de resultados. Es posible que ese mismo efecto, vía ingresos, sea difícil de conseguir, o tenga un coste de oportunidad importante (más horas –todavía- de dedicación semanal)

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