Herramientas que nos ayudan en la gestión de un despacho de abogados

Por Javier Lorente
Linkedin: https://www.linkedin.com/in/javierlorente/

En su día a día, un abogado tiene que gestionar gran cantidad de datos, fechas, documentos e información en general, que además debe almacenar para poder disponer de ella en el futuro, de forma ágil y ordenada.

Aun disponiendo de un secretario/a que lleve a cabo las anteriores tareas, dada la gran cantidad de información manejada, los despachos normalmente necesitan utilizar herramientas de gestión especialmente creadas a tal fin y orientadas específicamente a despachos de abogados.

Datos gestionados por los despachos de abogados

Los despachos de abogados gestionan gran cantidad de información a diario como datos de clientes, datos de otros profesionales, documentación de causas judiciales, documentación aportada por los clientes, etc.

Muchas veces esos datos son documentación física que se almacena en expedientes, pues si bien es cierto que cada vez se utiliza menos el papel, todavía hay muchos profesionales desconfían de tener la documentación almacenada, exclusivamente, en medios informáticos, lo que en muchas ocasiones provoca una duplicidad de almacenamiento de información que provoca, a su vez, un incremento de las obligaciones de seguridad para la protección de esos datos.

Además, en muchas ocasiones, los datos manejados por los despachos de abogados son muy sensibles, como por ejemplo los asociados a causas relativas a violencia de género, delitos contra las personas, extradiciones, etc., lo que incrementa el nivel de protección que debe darse a los mismos.

La Ley Orgánica de Protección de Datos y el Reglamento que la desarrolla imponen numerosas obligaciones a los responsables y encargados del tratamiento de estos datos, siendo muy recomendable la contratación de una asesoría experta en protección de datos para que evalúe las necesidades del despacho a este respecto, ayudando a la implementación de las medidas para la protección de los datos almacenados.

Resulta igualmente recomendable la utilización de herramientas de gestión de despachos que cumplan con la normativa de protección de datos, de forma que el almacenamiento de información y documentación en dichas aplicaciones sea seguro.

Estas aplicaciones normalmente también registran a los concretos usuarios que suben los documentos y/o los modifican, lo que resulta muy relevante en caso de investigaciones internas relacionadas con programas de compliance, pues contribuirá a facilitar las investigaciones y a acreditar la eficacia del programa de compliance.

Consecuencias de una incorrecta gestión de datos

Una adecuada gestión de datos es vital para el correcto funcionamiento de un despacho de abogados, pues un abogado necesita tener la documentación completa, actualizada y ordenada sobre sus casos para poder llevar a cabo una defensa eficaz. Además, esa correcta gestión de la información le evitará al abogado la imposición de sanciones de considerable gravedad.

La incorrecta gestión y/o protección de los datos personales en un despacho de abogados puede dar lugar a sanciones pecuniarias en base a la normativa de protección de datos de carácter personal que, según su gravedad, pueden ir desde los 600 €, hasta superar los 600.000 €.

Pero una incorrecta gestión de los datos no solamente conlleva sanciones económicas, sino que una filtración no consentida de datos personales conlleva un descrédito profesional importante que afecta a la confianza de los clientes en el profesional.

Por otro lado, la incorrecta gestión de otro tipo de información como son las fechas de señalamientos, puede afectar de forma grave al crédito profesional del abogado, lo que se soluciona con el uso de herramientas, en muchos casos informáticas, como un CRM, calendarios virtuales con avisos periódicos, chatbots…

Tipos de herramientas de gestión de despachos

Actualmente existen en el mercado muchos tipos de software creado específicamente para la gestión de despachos de abogados, que ofrecen aplicaciones online con una interfaz de usuario muy intuitiva y fácil de utilizar, orientada al almacenamiento de la información gestionada por los despachos de abogados.

Estas aplicaciones permiten la creación de expedientes separados que se corresponden con concretas causas judiciales que permiten categorizarlas por el tipo de procedimiento, añadiendo el número de autos y una descripción del mismo, así como las partes implicadas con sus datos de contacto.

Una vez creado el expediente, estas aplicaciones permiten subir documentación en varios formatos de texto, creándose “actuaciones” concretas por cada documento subido que se corresponden con actuaciones judiciales, notificaciones, o comunicaciones con los clientes.

Estas aplicaciones también suelen incluir un apartado de agenda, es decir, relativo a señalamientos próximos con un calendario virtual que va realizando avisos periódicos.

También suelen incluir este tipo de aplicaciones un apartado para la facturación del trabajo realizado, permitiendo crear actuaciones concretas del Letrado, subir minutas creadas y facturas emitidas, así como clasificar como cobradas o pendientes de cobro las mismas. Algunas aplicaciones incluso cuentan con un cronómetro para el cálculo de horas utilizadas en cada actuación, en caso de que el profesional facture por horas.

Resulta destacable también que estas herramientas incluyen normalmente entre sus servicios la migración de documentación desde la nube a la aplicación, lo que facilita su uso desde un primer momento.

Conveniencia del uso de herramientas de gestión de despachos

Teniendo en cuenta lo establecido con anterioridad, es recomendable el uso de este tipo de herramientas por los despachos de abogados a los efectos de almacenar información de forma segura, que permita un acceso ágil y rápido a la misma y que aparezca ordenada para facilitar el trabajo diario.

Por supuesto, el uso de estas herramientas no excluye el trabajo de, por ejemplo, los secretarios/as, de hecho, estas personas suelen ser las encargadas de la utilización de las herramientas.

A la hora de elegir qué herramienta es la mejor para un concreto despacho, deben analizarse las características del despacho y sus necesidades. Muchas de estas aplicaciones ofrecen pruebas gratuitas por un tiempo limitado, lo que puede facilitar la elección. Aquí os dejamos una selección de herramientas para abogados.

Javier Lorente
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