Incorpora la Efectividad a tu realidad profesional diaria, te reportará un valor incremental #ForLawyers

 Por Cristina Ruiz

Antes de empezar a leer este artículo piensa.

Sí, haz un esfuerzo de memoria y céntrate en tu labor diaria como abogado y reflexiona:

¿Cuándo has sentido que has realizado un trabajo eficiente?

¿Cuándo has pensado que tu trabajo era eficaz?

¿Cuándo que habías actuado de manera efectiva?

¿Eres capaz de diferenciar conceptualmente unas situaciones de otras?

Pues bien, en este artículo quisiera ‘navegar’ un poco por aguas turbulentas.

Me pregunto si la competencia de la efectividad, competencia que se dice nueva para otros ámbitos, es algo que ya venía fluyendo en las venas de los abogados.

Eficiencia · Eficacia · Efectividad

¿Tienen el mismo, semejante o distinto significado? No hagas uso de la RAE, piensa solamente en cómo tú utilizas cada una de ellas en modo diferencial.

Te daré unas pistas:

• Cómo se hace · Eficiencia
• Qué se hace · Eficacia
• Cómo/Qué · Efectividad

¿Te atreves a repensar las preguntas de inicio con estas pequeñas indicaciones? ¿Serían ahora las mismas respuestas a cada pregunta?

Esto que parece una cuestión baladí, no lo es.

Resulta fácil utilizar el término Eficiencia para esos trabajos ‘manuales-mecánicos’ en los que las funciones a realizar son evidentes y tangibles. En ellas la clave de la Productividad está en establecer la mejor relación entre Recursos y Resultados. Se asocia Eficiencia con Productividad.

Sin embargo, cuando hablamos de trabajos ‘intelectuales-de conocimiento’, del trabajo de los abogados como profesionales del conocimiento, en los que la labor no es tan evidente, ni es tangible, se presenta una realidad con exigencias bien diferentes de las de los trabajos ‘manuales-mecánicos’ y consecuentemente requiere distintos términos para definir con rigor dichas exigencias a fin de poder actuar sobre estas de la manera más conveniente.

¿Cuál sería entonces la clave de la Productividad, del Desempeño de los abogados?

La Eficiencia trata de usar los recursos disponibles de la mejor manera posible. ¿Nos convence en el buen desempeño profesional?

 La Eficacia trata de dar el mejor resultado con independencia del impacto en el uso de los recursos. ¿Nos parece la vía más adecuada para la consecución de nuestros objetivos profesionales, y por ende para satisfacer las necesidades de nuestros clientes?

Probablemente lo deseable sería encontrar el punto medio, un punto de equilibrio que evitase el focalizarnos en ser exclusivamente eficientes, esto es, que evitase que realizáramos acciones quizá no demasiado necesarias pero que su única pretensión sea la de optimizar recursos. El ser exclusivamente eficientes nos permite utilizar los recursos de la mejor manera pero ello puede conducirnos a no conseguir ‘el’ resultado óptimo.

Por otro lado, si nos centramos en la consecución de ‘el’ resultado óptimo, esto es, en focalizarnos en ser exclusivamente eficaces realizando acciones necesarias pero sin utilizar los recursos de la mejor manera, tal vez nos lleve a un desequilibrio presupuestario o a un posicionamiento no deseado para nuestro cliente, por ejemplo. De tal manera que si solo somos eficientes no somos eficaces, o si solo somos eficaces no somos eficientes, en cualquiera de los casos no prestaríamos un servicio excelente como abogados.

Pues bien, Peter Drucker, considerado el ‘padre del management’, consultor, abogado y filósofo busca ese punto ideal de equilibrio entre eficiencia y eficacia en el trabajo del conocimiento, y lo encuentra en el término Efectividad.

La Efectividad trata de realizar solo determinadas acciones (equilibrio de recursos) para obtener el mejor resultado aunando el qué se hace con el cómo se hace.

Por tanto, la clave del desempeño, en la excelente práctica de la profesión del abogado, la encontramos en la Efectividad.

¿Dónde nos lleva esta disertación conceptual?

 Como referí en un párrafo anterior, definir los términos adecuados nos permite intervenir de la mejor manera en las exigencias del trabajo intelectual-de conocimiento que desarrollamos los abogados, estableciendo las competencias propias de la profesión dada su complejidad.

La efectividad se configura así, como la competencia transversal clave para conseguir resultados en excelencia y confiabilidad profesional en la abogacía.

¿Cómo podemos los abogados ser efectivos en el día a día de nuestra compleja profesión?

Peter Drucker parte de que la efectividad no es innata sino que se aprende y se entrena, y el entrenamiento en la efectividad en el trabajo ‘intelectual-del conocimiento’ tiene como base y punto de partida la pregunta What is the task? (¿Cuál es la tarea?).

En los trabajos mecánicos es clara la tarea que hay que realizar y el resultado que se obtiene de manera directa. En los trabajos intelectuales esa tarea no se evidencia de manera clara, si bien no por ello están ausentes de tareas. Pues bien, éstas se deben poner sobre el tablero como base para conseguir la efectividad en nuestra labor profesional diaria.

Comenzamos a entrenarnos en efectividad cuando tomamos conciencia de que debemos pensar y decidir para intervenir en un entorno cambiante y de cierto grado de ambigüedad.

Comenzamos a entrenarnos en efectividad cuando tomamos conciencia de que debemos enfocarnos en:

• en qué acción concreta,
• en qué tenemos que hacer en cada momento, y
• en que tenemos que gestionar adecuadamente nuestra energía mental.

Pues bien, vamos a introducirnos en la práctica del hábito del entrenamiento.

Evidentemente damos por hecho que disponemos de un extraordinario ‘knowledge’ como técnicos jurídicos, pero si nos centrarnos en la dinámica de la gestión diaria, tal vez en este aspecto no seamos tan extraordinarios, o no somos conscientes de los extraordinarios -efectivos- que podemos ser o llegar a ser.

Práctica

Vamos a pensar una de las dinámicas diarias que realizamos, por ejemplo: ¿Cómo podemos gestionar efectivamente el flujo diario de emails en relación con los distintos asuntos jurídicos que tenemos entre manos, más el resto de correos de menor importancia o irrelevantes que recibimos a diario?

La clave está en preguntarnos para cada email recibido ¿Cuál es su tarea?

• El primer paso consiste en preguntarnos y diferenciar por cada email, cuál responde a una tarea única y cuál conlleva diversas tareas por ser parte de un asunto o porque dentro de un conjunto nos conducen a un resultado y objetivo particular.
• El segundo paso consiste en organizar unos ‘recordatorios’ que nos permitan no solo ejecutar las tareas sino también qué circunstancias concretas nos ayudarán a ejecutar aquellas.

De ésta manera el correo diario queda organizado de manera inmediata y efectiva sin tener que recurrir a la insidiosa búsqueda de ‘aquel correo que entró… Creo que le puse banderita…. A ver…’. Finalmente, la bandeja de entrada queda vacía.

No se trata de clasificar, que probablemente muchos de nosotros ya lo veníamos haciendo, sino de hacer evidentes las tareas dando respuesta a la pregunta que nos formula Drucker

Premisa · La práctica que se describe a continuación hay que realizarla con cada uno de los correos recibidos, sin excepción. En caso contrario la bandeja de entrada no quedará vacía.

Cuestionamiento

• ¿De que se trata -objeto? Un email
• ¿Qué significado tiene? Una consulta de un cliente, una documentación de trámite, una información comercial… Por ejemplo, propuesta de posible cita para negociar con la parte contraria.
• ¿Tengo que hacer algo en fecha en relación a ese email?
• ¿Tengo que realizar alguna acción inmediata al respecto de ese email en el día o en su caso, en la semana, con plazo, sin plazo?

Por ejemplo, ante la posible respuesta de disponer de la semana para hacer, adquirimos el compromiso de este plazo. En tal caso tenemos que organizar:

1. en primer lugar determinar cuál es el resultado que pretendemos a raíz de ese correo,
2. en segundo lugar qué acciones tengo que realizar para conseguirlo, y
3. en tercer lugar, tengo que crear y organizar los recordatorios de acción. 

• OBJETIVO: ¿Qué resultado pretendo? Por ejemplo, informar adecuadamente al cliente de las novedades suscitadas en esta semana en relación a su asunto y las gestiones informadas realizadas con el fin de adoptar una posición a la vista de las pretensiones interesadas por la parte contraria.
• ACCIONES: Para informar al cliente necesitaré realizar algunas acciones asociadas al email que he recibido, por ejemplo, contactar con el perito para requerirle determinada información, con el procurador para que obtenga determinada información de los autos…
• RECORDATORIO: Organizamos un archivo, lista… con la función de recordatorio de acciones. En este archivo recordatorio iremos listando cada una de las cuestiones que se van sucediendo y que queremos pormenorizar posteriormente al cliente dada su importancia de cara a tomar una decisión final al respecto de la dirección de su asunto. Tendré distintas listas, la del cliente, la del procurador, la del perito…. Que voy cumplimentando en recordatorios. Esto me permite optimizar en una sola llamada o un email, ya que tendré organizada y estructura toda la información que necesito pedir y/o recibir de cada profesional, en vez de hacer una llamada o email por cada una de las necesidades que se van planteando. En feedback recibiremos de una vez, en lugar de en varias, la información que hayamos requerido.
• SOPORTE: Sobre cada email que recibo durante la semana comprometida, en relación al asunto -bien porque yo lo haya en solicitud de determinada acción, bien que haya recibido sin petición expresa- debemos preguntarnos para qué nos puede servir ese email, o si realmente no sirve para nada. Por ejemplo, ¿este email me sirve para dar informe al cliente? ¿está relacionado con alguna de las acciones que he iniciado? En estos casos, el email lo almaceno a modo de soporte en una nueva carpeta temporal hasta que se completen las acciones para poder elaborar el informe final al cliente.

Lo expuesto, una vez que tenemos el hábito y la dinámica cogida nos lleva escasos minutos en organización y muchos minutos en optimización y efectividad.

Con el resto de emails que recibo me formula un cuestionamiento igual al planteado para este caso. Por cada uno:

• ¿Qué pretendo con este email?
• ¿Qué necesito realizar?
• ¿Qué tengo que recordar?
• ¿Qué tengo que guardar temporalmente?

Por ejemplo: Si con el email recibido no pretendo nada, o si solo me conduce a listar en el recordatorio. Listo, y envío a la papelea el email.

Por ejemplo: Email en el que recibo una documentación concreta, al archivo de guardar temporalmente. O el email que me conducirá a realizar nuevas acciones….

Finalmente, como resultado de la dinámica tendremos, la bandeja de entrada vacía, varios emails en papelera de reciclaje, otros incluidos en Soporte, la lista recordatorio completada y las acciones organizadas. Recuerda:

La clave está en determinar qué función nos realiza cada email recibido.

Esta práctica, a modo de ejemplo, está enfocada en la gestión de entradas de email, pero la estructura es replicable, y debemos replicarla a cualquier acción que vayamos a realizar, y siempre, siempre, el punto de partida será cuestionarnos sobre la tarea, la función, el para qué de eso…  Objetivo, Acción, Recordatorio y Soporte.

Me permito un consejo: Incorpora la Efectividad a tu realidad diaria, te reporta un valor profesional incremental #forlawyers

Fuente  Óptimainfinito

Cristina Ruiz
Abogada · Consultora en Creatividad Innovadora
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