La comunicación interna en los despachos de abogados. Esa gran olvidada

  Por David Muro
TWITTER @Davidmurof

Nos preocupamos mucho por reflejar nuestra imagen de marca al exterior, por comunicar nuestras bondades, posicionarnos y, en definitiva, por llevar a cabo una buena comunicación externa. Hasta ahí bien, es algo necesario para un bufete si quiere destacar y sobresalir de la competencia, un tema sobre lo que los despachos de abogados están tomando cada vez mayor conciencia. Pero, ¿qué pasa con la comunicación interna?

La comunicación externa por la que tanto te preocupas no tendría sentido sin realizar un esfuerzo a la hora de mantener una comunicación interna fluida en tu despacho, da igual el tamaño del mismo.

Cada miembro del despacho, desde el personal de administración, pasando por los becarios y llegando al socio de mayor rango, proyecta una  imagen y comunica en cada una de sus tareas y acciones del día a día: con los clientes, en sus relaciones con compañeros, con proveedores y demás agentes que operan en el sector legal, como notarios, procuradores, etc. Todos somos y hacemos marca.

Si los miembros de tu despacho desconocen los avances que se producen en el mismo, los asuntos que se llevan, los nuevos clientes o los que se pierden, es muy difícil que puedan ser buenos embajadores de la marca.

Una buena comunicación interna es igual de importante para un despacho de cuatrocientos abogados que para uno formado por tres socios. La unión hace la fuerza, como se suele decir, y todo lo que interfiera en una comunicación fluida entre los miembros de cualquier organización no hará otra cosa sino restar.

Estamos tratando la comunicación al cliente interno, al trabajador. Si quieres conseguir un sentimiento de orgullo de pertenencia en tu despacho, retener talento y motivar a tus abogados y personal de soporte es necesario que lleves a cabo una adecuada estrategia de comunicación interna.

Muchas veces me han comentado que este tipo de comunicación está reservado para los grandes bufetes y no podría estar más en desacuerdo. Cualquier despacho, empresa y organización necesita tener a su equipo motivado, involucrado e informado. Si no sabemos cuidar a nuestro cliente interno, muy difícilmente podremos cuidar a nuestro cliente externo.

Aun cuando la comunicación interna es parte de una estrategia global de comunicación on y off line, en función de las necesidades y objetivos de cada despacho, voy a tratar de resumirte una serie de puntos básicos que te pueden ayudar.

Algunas recomendaciones para establecer una buena comunicación interna

• Establecer una periodicidad para enviar una comunicación a los miembros del despacho. No tiene por qué ser semanal, quizá una comunicación bimensual o trimestral sea suficiente. Como siempre, dependerá del tamaño del despacho y de las novedades que podamos contar.

• ¿Sobre qué informar? Hay mucha materia sobre la que informar en tu despacho, estoy seguro, pero empieza por asuntos comerciales relativos a clientes, agradecimientos y enhorabuenas a compañeros por su labor en un asunto concreto, apariciones en medios, envíos de artículos, etc.

• Todos han de recibir dicha comunicación, tanto abogados como el personal de soporte. Desde el becario hasta los socios, y no guardar ningún tipo de información para núcleos de poder reducidos. Eso está pasado de moda.

• Puedes crear un pequeño dossier que hable de la historia del despacho, ¿quién y cómo se fundó? , objetivos, avances, características y el estilo que pretendes transmitir al mercado y a tu público objetivo. Un documento que puedas facilitar desde el momento en el que el profesional se incorpora al despacho, con el objetivo de adquiera rápidamente la esencia del mismo.

• Hablamos de comunicación, por tanto da lugar a una respuesta, un feedback por parte de los integrantes del despacho. Sugerencias, consultas, dudas… abre ese canal de comunicación y da pie a que puedan intervenir en la marcha del negocio. Nunca sabemos dónde podremos encontrar el germen de un gran proyecto, nueva línea de negocio, campaña, o nuevo producto jurídico, por ejemplo.

• Algunos despachos preparan una Newsletter interna con novedades relativas a asuntos concernientes a recursos humanos, o promocionales, informando sobre las ventajas y beneficios para empleados al contratar determinados servicios, como los bancarios, por ejemplo.
  Si tu estructura es pequeña, no es necesario maquetar una Newsletter. Basta con incorporar el contenido directamente en el cuerpo del mail y ser concreto, intentando escribir textos que llamen la atención. Un “leer más” en las noticias que incorpores, a modo de enlace, por ejemplo, para que el interesado pueda acudir a otro sitio web, es buena idea y simplifica el contenido.

• Comunicación presencial. Las reuniones motivacionales, de forma esporádica, para informar en persona de la marcha del despacho, es una opción muy buena. Dando opción a turno de ruegos, preguntas y sugerencias. Esto es uno de los temas más demandados por muchos abogados en distintos despachos.Se echan mucho en falta determinadas reuniones periódicas para informar de asuntos relevantes para la marcha de la firma. No cuesta nada y se hace muy poco.
  El objetivo será inculcar un sentimiento de orgullo en los componentes de tu despacho. Personas que se involucren, participen y tengan iniciativas, y eso se pasa por compartir con todo el despacho las buenas y malas noticias. Sois un equipo y como tal tenéis que funcionar.
  Saber comunicar es también saber escuchar. No es una pérdida de tiempo atendiendo quejas o incidencias de los empleados, hablamos de invertir ese tiempo aprendiendo de lo que te cuentan, cuidando a tu equipo.

En definitiva, si quieres llevar a cabo una adecuada política de comunicación en tu despacho, recuerda que existen dos tipos: la interna y la externa, y ambas son igual de importantes, ya que la una sin la otra no tiene sentido.

David Muro
TWITTER: @Davidmurof
Experto marketing y comunicación para despachos de abogados