La hoja de encargo: confianza y credibilidad ante el cliente

 Por Rosa Manrubia 

A todos nos ha pasado. Nos hemos preguntado: ¿Cómo le hago llegar a mi cliente la necesidad de la firma de la hoja de encargo sin que éste desconfíe? ¿Es realmente necesario?

El artículo 13.1 del Código Deontológico establece que “la relación del abogado con el cliente debe fundarse en la recíproca confianza. Dicha relación puede verse facilitada mediante la suscripción de la Hoja de Encargo”.

Dicho esto, debemos tener claro como abogados jóvenes que la hoja de encargo profesional es fundamental en la prestación de servicios y en la relación que vamos a establecer con el cliente. No tenemos que tener vergüenza de tratar el tema con el cliente con naturalidad dentro de la prestación de servicios.

¿Cuál es el contenido básico que debe contener una hoja de encargo profesional?

• Datos del abogado que prestará los servicios profesionales. Nombre completo, apellidos, domicilio profesional, NIF y número de colegiación. En caso de ser una sociedad profesional, se hará constar los datos de la misma.
• Datos del cliente. Hará constar sus datos personales y la declaración de la titularidad de los intereses que encomienda.
• Objeto de la prestación de servicios. Se detallará el encargo profesional de forma pormenorizada, dejando claramente establecidos los términos del mismo.
• Los honorarios deberán ser fijados de forma fehaciente en régimen de arrendamiento de servicios, con sujeción por ambas partes a las normas deontológicas y a las normas orientativas de honorarios del colegio de abogados del letrado en caso de controversia. Si son varios los contratantes, fijar la solidaridad del abono de los honorarios de todos ellos.
• Asimismo se fijarán, fuera de los honorarios del abogado, todos aquellos servicios necesarios tales como procuradores, notarías, peritos, impuestos, suplidos, etc.
• Forma de pago. Se fijará la cuantía en materia de provisión de fondos, así como las entregas a cuenta en función de las fases del procedimiento. Si el cliente abona los honorarios en un solo pago se hará constar. También se fijará la forma de pago (transferencia, efectivo en el despacho, etc.)
• Advertencias: posible condena en costas. Que el ejercicio de la acción pueda ser infructuoso. Que el letrado se encuentre sujeto a las normas de blanqueo de capitales. Autorización expresa de entrega de copias a profesionales terceros que sean intervinieres en el procedimiento.
• Condiciones del Derecho de desistimiento y finalización anticipada del encargo.
• Información y datos de la póliza profesional.
• Información el tratamiento y uso de los datos de carácter personal.

Con la hoja de encargo ganamos una serie de ventajas:

• Aseguramos la prestación de servicios efectiva con el cliente y el pago de los honorarios.
• En caso de impago de los mismos o de impugnación por excesivos el artículo 35 de la Ley de Enjuiciamiento Civil establece que “– Los abogados podrán reclamar frente a la parte a la que defiendan el pago de los honorarios que hubieren devengado en el asunto, presentando minuta detallada y manifestando formalmente que esos honorarios les son debidos y no han sido satisfechos. 2.- (…) Si se impugnaran los honorarios por excesivos, se procederá previamente a su regulación conforme a lo previsto en los artículos 241 y siguientes, salvo que el abogado acredite la existencia de presupuesto previo en escrito aceptado por el impugnante, y se dictará decreto fijando la cantidad debida, bajo apercibimiento de apremio si no se pagase dentro de los cinco días siguientes a la notificación”.
• Regulamos todos los aspectos de la relación contractual y salvamos la responsabilidad profesional que se pueda generar de nuestra intervención letrada.
• Ganamos en confianza y credibilidad ante el cliente. La hoja de encargo supone un compromiso interpartes, que al cliente/consumidor le va a generar una sensación de fiabilidad que nos llevará a buen puerto en la relación abogado/cliente. Conocer al detalle los honorarios, así como el alcance y delimitación del encargo profesional es fundamental para el cliente/consumidor.

Por último, mi consejo es que confeccionéis vuestra propia hoja de encargo. Como alternativa, os propongo este interesante enlace del Consell dels Il·lustres Col·legis D`avocats de Catalunya, con una serie de hojas de encargo por temáticas muy interesantes:

http://www.cicac.cat/2014/01/hojas-de-encargo-profesional-version-abogados/

Rosa Manrubia
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