Lo urgente y lo importante en tu despacho

  Por Sara Molina

El presidente de los Estados Unidos Dwight D. Eisenhower dijo una vez: “Lo que es importante es rara vez urgente y lo urgente es rara vez importante”.

Uno de los activos más importantes de nuestro despacho es nuestro tiempo. Nos cuesta malgastar el dinero pero ¿qué pasa con nuestro tiempo?

Te propongo que  hagas una valoración de tu precio/hora, no tanto para facturar sino para tomar conciencia de que desaprovechar nuestro tiempo significa derrochar dinero y, lo que es peor, juega en contra de nuestra vida personal y familiar.

Gestionar nuestro tiempo no sólo incide en la rentabilidad del despacho, sino que si aprendemos a manejarlo como el mejor de nuestros aliados y no como un enemigo con el que hay que luchar para sacarle minutos, conseguiremos conciliar, ser más eficientes y más felices.

¿Cuántos despachos conocéis que necesiten meses para preparar un juicio y terminen preparándolo a contrarreloj en unas semanas? ¿Cuántas horas de las que estamos en el despacho son realmente productivas?

Si no planificas tu trabajo en el despacho conforme a unos objetivos, los denominados “ladrones del tiempo” o malos hábitos lo harán por ti.  A modo explicativo, a continuación enumero algunos de los más frecuentes:

• Las interrupciones. Cada vez que atiendes a una notificación del teléfono de una Red social, un WhatsApp, un mail, una llamada… puedes llegar a tardar hasta 10 minutos en recuperar completamente la concentración.
• No saber delegar o trabajar en equipo con los compañeros del despacho de forma efectiva. Se trata de algo más que transferir trabajo, significa involucrar a otros en la responsabilidad de los resultados.
• Las reuniones interminables en las que no se definen previamente los objetivos, ni la orden del día, ni la hora de finalización de la misma, y a las que acuden demasiadas personas que no la han preparado con antelación. Al finalizar cada reunión debe escribirse un acta con la conclusiones y con las tareas que deben hacerse, quién debe hacerlas y cuándo.
• El desorden de los expedientes y documentación.

Una vez detectados estos y otros posibles ladrones, el siguiente paso es la planificación de nuestro tiempo. Trabajamos en muchas ocasiones de forma reactiva como si fuéramos apagafuegos, reaccionando sistemáticamente a lo que ocurre y atendiendo las cosas según nos van llegando.

Por ese motivo es importante que hagas una lista de “to do’s” o “cosas por hacer”, teniendo en cuenta que lo que apuntamos son tareas y no proyectos. Cada proyecto o cada caso debemos dividirlo a su vez en tareas.

Por ejemplo, si nos encargásemos de una compraventa, dentro del área de “wealth management” – o gestión del patrimonio – de nuestro despacho, no apuntaría simplemente “compraventa” porque no es una tarea sino un conjunto de ellas. Organizaría y priorizaría las siguientes tareas: Pedir una nota simple, negociar el precio, elaborar el contrato…

Si aplicamos la ley de Pareto – o ley del 80/20 – a la gestión de nuestro tiempo resultará que el 20% del tiempo empleado produce el 80% de los resultados y el 80 % del tiempo produce sólo el 20% de los resultados deseados. Por tanto, sería conveniente centrarnos en ese 20%, y para identificarlo existe una herramienta muy útil creada por Stephen Covey, autor del “best seller” “Los 7 Hábitos de la Gente altamente Efectiva” en el que describe la “Matriz de los 4 Cuadrantes” para administrar el tiempo y priorizar tareas para mejorar tus resultados.

Pero, ¿cuáles son las tareas “importantes” y cuáles las “urgentes”?

Las importantes son aquéllas de las que dependen nuestros objetivos y nuestras metas, ya sean profesionales o personales. En el caso de no realizarlas las consecuencias serán muy graves, con independencia de su dificultad o volumen respecto a otras.

Las tareas urgentes exigen atención inmediata, normalmente son aquellas relacionadas con el corto plazo y por tanto aumentan cuando se va acercando la fecha límite. Además, a veces están asociadas a otras personas de nuestro despacho. Para poder saber si una tarea es urgente o no te dejo la siguiente fórmula:

• Si el resultado es 0 no es urgente ni lo será,
• si es 1 es muy urgente,
• si es más de 1 se trata de una tarea imposible para la que necesitarías más tiempo del que dispones.

En el “cuadrante 1”, lo IMPORTANTE y URGENTE, se encuentran las tareas a corto plazo que realizamos diariamente. Hay dos tipos distintos de actividades urgentes e importantes:

• Las que no se podían haber previsto,
• y otras que hemos dejado hasta el último minuto.

Una primera medida será eliminar las actividades de último minuto por medio de la planificación, evitando así las dilaciones.

Sin embargo, no siempre se puede predecir o evitar algunos problemas y crisis. Por ello la clave está en dejar algo de tiempo en tu agenda para manejar problemas inesperados y actividades importantes no planificadas. En caso de que surgiera una crisis importante, volveremos a reprogramar las tareas.

Si diariamente tienes un montón de actividades urgentes e importantes, deberás identificar cuáles de ellas se podrían haber previsto, y pensar en cómo se puede programar actividades similares antes de tiempo, para que no se conviertan en urgentes.

Cuantas más tareas tengamos en éste cuadrante, más nos dominarán y nos dejarán menos margen de maniobra. Es el cuadrante del estrés y del agotamiento.

El “cuadrante 2” es el IMPORTANTE y NO URGENTE, es el cuadrante de la calidad, donde planificamos a largo plazo, nos anticipamos y prevenimos los problemas, incrementamos nuestras habilidades y nos proporciona un desarrollo continuo. En él invertimos en escuchar y en nuestras relaciones con los demás, permitiéndonos incrementar nuestras capacidades de ejecución. Es el cuadrante del liderazgo personal, de la previsión y la preparación: nosotros actuamos sobre él. Nos da el poder de generar capacidad. En el “cuadrante 2” es donde idealmente debemos pasar la mayor parte del tiempo.

El “cuadrante 3” es el URGENTE y NO IMPORTANTE, el cuadrante del engaño. Aquí pasamos la mayor parte del tiempo, a veces creyendo equivocadamente que se trata de actividades del “cuadrante 1”. Suelen ser actividades que sirven para satisfacer las prioridades y expectativas de los demás. Aquí están las llamadas, interrupciones, reuniones, correos, informes,…

El “cuadrante 4” es el NO URGENTE y NO IMPORTANTE, es el cuadrante de la pérdida de tiempo, a donde nos solemos escapar para huir del agobio que nos produce el cuadrante 1 y 3. En él se encuentran tareas triviales como el correo spam, publicidad, café, pausas, conversaciones intrascendentes,…

Tras reflexionar sobre la matriz, es hora de que te plantees cómo gestionas tu tiempo en el despacho, a qué cuadrante le dedicas más tiempo al día, qué tareas retrasas hasta que se convierten en urgentes o imposibles, qué tareas podrías desempeñar de forma excelente y como consecuencia obtendrías grandes resultados.

Solo de ti depende que ser más eficaz, más rentable y conciliar tu vida personal y familiar.

Sara Molina

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