Maximiza tu tiempo y tus ingresos: claves para rentabilizar tus reuniones de trabajo

 Por María Antonia Carmona

Las reuniones ocupan una importante parte de nuestro tiempo de trabajo, pero: ¿son necesarias todas las reuniones que se convocan? ¿Es necesario todo el tiempo que se invierte en ellas? En definitiva, ¿son rentables nuestras reuniones de trabajo?

Para poder rentabilizar tus reuniones, es necesario que aproveches y maximices el tiempo dedicado a las mismas. Te proponemos claves que te ayudaran a ello:

1. Cuantifica tu tiempo en euros
Cada vez que termines una reunión, multiplica el tiempo invertido en ella, por tu precio/hora y así podrás comprobar si te ha sido rentable o estás perdiendo dinero o regalando tu tiempo a tu cliente.

2. Ten en cuenta tus biorritmos
Siempre que puedas, convoca las reuniones a una hora en que tu biorritmo te sea más favorable. Es decir, si estas más despejado/a por la tarde, trata de poner por lo menos las reuniones más importantes a esa hora. Esto te ayudará a estar al 100% y a hacer que tu reunión sea más efectiva.

3. Evita hacer reuniones de más 90 minutos
Después de este tiempo, el cansancio y la atención decaen vertiginosamente y el tiempo posterior es poco productivo. Si ha de ser más larga de este tiempo, haz descansos cada 45 minutos.

4. Sé claro al convocar la reunión
Además de especificar, lo que damos por descontado, lugar, fecha, hora y duración, especifica los objetivos de la reunión, los temas a tratar, si ha de aportarse algún tipo de documentación, etc.

5. Prepara la reunión
Fija los objetivos y estrategia, tanto si son internas como si son externas: ¿qué quieres conseguir? ¿Qué imagen quieres dar frente a tu cliente y/o colegas?
Haz un listado con los temas que preveas que se van a tratar para tener preparadas posibles preguntas, respuestas y argumentos.

6. Asigna un tiempo a cada tema
Esto es más sencillo si la reunión es con tus compañeros de despacho. Si es con un cliente, trata de conjugar el tiempo que le has de dedicar para que se sienta bien atendido, con el tiempo dedicado atenderle. Muchas veces dedicamos parte del tiempo de la reunión a temas “intrascendentes” que no aportan nada a la relación cliente-abogado y nos roban tiempo o peor, que hacen que la reunión se dilate y tu siguiente cliente se sienta mal porque le haces esperar.

7. Gestionar el orden de planteamiento de temas
Empieza por los temas más sencillos de tratar o resolver y deja los complicados para al final. Esto te permitirá tener sensación de avance, pues vas cerrando temas, la reunión no se bloquea desde principio y se templan ánimos si la reunión es compleja. Al inicio de la reunión, todos tenemos más energía y es más fácil enredarse en la discusión de temas o en el planteamiento de propuestas o desviarse del tema central o alagarse en determinados temas.

8. Controla las interrupciones
Está claro que el control de las interrupciones depende de quién la haga y del tema de que se trate. Pero todos sabemos que hay interrupciones y divagaciones que se pueden cortar o “sortear con habilidad” y no lo hacemos porque nos va bien hablar de otros temas. También ser asertivos y cortar y encauzar respecto a los cambios de tema cuando se está discutiendo uno en concreto. Hay gente especialista en sacar temas cuando se está hablando de otra cosa. Esto fomenta la dispersión y dilata el tiempo de la reunión.

9. Trocea los asuntos largos
Esta es una técnica de gestión de tiempo denominada “la vaca en filetes” y te permitirá sentir que el tema es más abordable y avanzar más deprisa, ya que vas tratando y consiguiendo pequeñas metas.

10. Céntrate en las soluciones más que en los problemas
Utiliza preguntas como estas: ¿Qué podríamos hacer para resolver este asunto? ¿Qué necesitamos para llegar a una solución? ¿Cómo podemos hacer para resolver esto? ¿Qué me propones?

11. Termina con un Plan de Acción
Especifica claramente: acciones a realizar, responsable, fechas. Lo mejor es realizar un acta y mandarla a todos los asistentes. El acta, además, te ayudara a que luego no haya interpretaciones u olvidos sobre lo que se dijo o acordó. También puede servirte para hacer seguimiento de los temas o proyectos.

12. Asegura la asistencia
Cuando tengas fijada una reunión con el cliente, llámale uno o dos días antes para confirmar la reunión. Enfócalo como “recordatorio- confirmación de reunión”.

13. Analiza la necesidad de la reunión
Antes de convocarla, plantéate si realmente es necesaria. Y siempre que sea posible utiliza nuevas tecnologías. Por ejemplo, las reuniones por Skype ahorran una buena cantidad de tiempo en desplazamientos.

14. Graba las reuniones
Si las reuniones son internas (entre los distintos miembros del despacho) grábalas en vídeo. Es un buen método de auto-análisis, para ver cómo gestionáis una reunión y donde podéis mejorar. Además, te permitirá hacer un auto- análisis de tu capacidad de exposición y argumentación, elementos claves de tu profesión. Observa tu comunicación verbal (lo que dices) y tu comunicación no verbal (como lo dices: gestos, tomo de voz, postura). ¿Qué imagen proyectas a los demás?

Seguir estas pautas, te permitirá crear buenos hábitos y te ayudara a rentabilizar tu tiempo y maximizar tus ingresos.

María Antonia Carmona  Carles 

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