02 febrero 2017

Sé eficiente y eficaz: “Kit de Calidad Profesional”

Cuando un abogado inicia su andadura profesional en el ejercicio libre de la profesión, se enfrenta a una nueva forma de “hacer y gestionar su día a día” (manejar su despacho, su tiempo, clientes, actividades, casos, plazos, etc.) que ha aprender a gestionar de forma autodidacta, ya que en la universidad no le han enseñado hábitos de trabajo efectivo.

Aprender a gestionar este nuevo escenario, con eficacia y eficiencia, evitando pérdidas de tiempo, recursos, dinero, acumulación de trabajo, dando respuesta efectiva a los asuntos diarios, el vencimiento de plazos, ofreciendo una buena imagen frente a su cliente, sin estrés y sobre todo realizando un trabajo de calidad, que le permita alcanzar sus objetivos y sentirse un buen profesional, ¡es todo un reto!

Para superar este reto, te ofrecemos un “Kit de Calidad Profesional”, que te ayudará en este nuevo rol y que implica poner en práctica unas sencillas técnicas que describimos a continuación:

1. Define tus objetivos

Significa definir nuestras metas y, en función de éstas, planificar nuestras actividades. “Empezar con un fin en la mente” nos asegura actuar con una dirección clara de lo que queremos conseguir. Hemos de definir nuestros objetivos como mínimo al inicio de año y estos han de ser MARTE (medibles, alcanzables – realistas-, retadores, temporalizables y específicos. Por ejemplo: “x de facturación anual”, “x número de clientes nuevos”, “x de gastos mensuales”, “x juicios ganados”, etc.)

2. Analiza el uso que haces de tu tiempo

Analizar el uso que damos a nuestro tiempo nos permitirá saber cuáles son nuestros “ladrones de tiempo”, es decir, que tipo de actividades nos consumen más tiempo, ver si hay una relación entre el tiempo utilizado y su rentabilidad, etc. Para ello un buen ejercicio es hacer durante tres días un listado de las tareas que hacemos y anotar el tiempo consumido en cada una de ellas.

3. Desmonta patrones mentales

Pensamientos como: “Trabajo mejor en el último minuto”, “Las buenas ideas surgen bajo presión”, “Cuanto más tiempo tenga para pensar mejor será la demanda”, etc. Dejar las actividades a realizar para el último minuto puede implicar hacerlas mal, sin la calidad exigida o no llegar a un plazo. Por otro lado, el perfeccionismo puede llevarnos a la parálisis por el análisis o consumir un tiempo excesivo en una tarea y quitárselo a otra.

4. Planifica tu día a día

Cuando llegues al despacho, ten una idea clara de las tareas que vas a hacer y en qué orden. El día anterior haz una programación sobre lo que harás al día siguiente. El trabajar “a salto de mata”, respondiendo a lo que vaya surgiendo, puede llevarte a no terminar lo que toca, centrarte en lo que te gusta en vez de en lo que debes, etc. Hay cosas que no dependen de ti: señalamientos, turno de oficio, llamadas de clientes, urgencias no previstas, etc. Pero ser proactivo en la gestión del tiempo que depende solo de ti y prográmalo con antelación.

5. Respeta tus bio-ritmos

Si estás más concentrado y despejado por las mañanas, programa para esta fase las actividades que te requieran mayor esfuerzo y concentración, por ejemplo: redactar demandas, atender a un cliente importante, etc. Y programa las tareas sencillas, mecánicas, repetitivas, etc. para las horas del día en que estas más cansado o menos despejado.

6. Controla las interrupciones (personales y no personales)

Las interrupciones nos roban tiempo y pueden duplican el tiempo necesario para completar una actividad. Así que controla las que dependen de ti: largas llamadas de teléfono que podrían haber sido más cortas o que podrías haber pospuesto, mirar el Whatsapp cada vez que suena, distracciones (café, tabaco, comidas largas, etc.).

7. Vence la procrastinación

La procrastinación es “el arte de posponer, posponer y posponer”. En general, solemos posponer aquellas tareas que nos resultan complicadas (redactar una demanda, preparar un juicio, etc.) y/o aburridas-tediosas (impuestos trimestrales, hojas de encargo, archivo, etc.). En el primer caso, suele ser por miedo a no saber hacerlo, a hacerlo mal o querer ser excesivamente perfeccionista. Y en el segundo caso, por puro aburrimiento. Pero en ambas situaciones la procrastinación te lleva a posponer, posponer y posponer tareas con el consiguiente incumplimiento de plazos-compromisos, actividades hechas en el último minuto, errores, mala imagen frente al cliente-compañeros, angustia y ansiedad, etc. En el punto 8 te proponemos dos técnicas que te ayudaran a gestionar la procrastinación.

8. Utiliza la técnica de la “Vaca en Filetes”

Cuando tengas que hacer una tarea larga, tediosa, complicada, divídela en partes y así psicológicamente te parecerá más pequeña, corta y asumible. Y posteriormente prográmate un tiempo para hacer cada parte.

9. Trabaja con una imagen de orden

El orden de tu despacho y de la mesa donde trabajas proporciona orden mental que ayuda más a mantener la calma cuando tienes muchas cosas que hacer. Además te ayuda a que no traspapeles demandas, facturas, documentación de los clientes (poderes, escrituras, etc.) y a evitar que estés ordenando la mesa cada vez que has de recibir a un cliente con la consiguiente pérdida de tiempo que esto supone.

10. Haz descansos cada 90 minutos

¡No por mucho madrugar amanece más temprano! Haz pequeñas pausas aproximadamente cada 90 minutos, tu cerebro lo necesita. Esto tiene que ver con nuestros ritmos circadianos y hay multitud de estudios que demuestran que no hacer pausas influye negativamente en nuestro rendimiento.

11. Fíjate plazos

Aparte de los que te marca la profesión: juicios, visitas, etc., ponte plazos a ti mismo para realizar y finalizar tus actividades. Esto te permitirá no dilatar tareas y cumplir con tu agenda en tiempo y plazo.

12. Evita el multitasking

Hacer varias cosas a la vez e ir saltando de una cosa a otra, además de generar ansiedad porque sentimos que hemos de hacer muchas cosas y que no llegamos, nos puede llevar a errores y a duplicar el tempo de realización, ya que cada vez que volvemos a la tarea, hemos perdido la concentración y hemos de recordar “que estábamos haciendo”.

13. ¡Pide ayuda!

Si no sabes hacer algo o te encallas en algún tema complicado, pide ayuda. Todos en el inicio de nuestra actividad profesional, necesitamos ayuda en alguna ocasión y pedirla nos permite finalizarla más rápido y no perder tiempo en buscar información para hacerla.

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