Tecnología, gestión y personas en los despachos

  Por Sara Molina

“Las firmas pueden aprovechar la oportunidad que brinda la Inteligencia Artificial o quedarse paralizadas por el miedo y la indecisión, se tratará en última instancia de una cuestión de elección y una función de nuestra voluntad de entrar en lo desconocido y comenzar a aprender” Rohit Talwar.

El primer sistema postal (término que proviene de posata o pausata, que significa lugar de descanso de los mensajeros durante los viajes o “cursus publicus”) bien documentado fue organizado por César Agusto durante el Imperio Romano. Éste servicio se prestaba con carruajes o “redae”, tirados por veloces caballos. Además, existía otro servicio más lento, equipado con carretas de dos ruedas “birolæ” tiradas por bueyes.

El modelo del servicio consiste en llevar un paquete de un punto “A” a un punto “B” a cambio del pago de un precio o sello, dependiendo de la distancia, peso y tamaño del mismo.

Este servicio ha ido experimentado una rápida disminución del correo físico como resultado de la sustitución digital. El modelo ha evolucionado desde el burofax al envío digital.

Explorar o pivotar en nuevos modelos de negocio, o reinventar el actual con una base tecnólogica, es una forma reconocida para que los despachos puedan renovar su ventaja competitiva explorando nuevas propuestas de valor de cara al cliente. A menudo, es entonces cuando surge la inesperada dificultad de adaptar estos nuevos modelos de negocio (o maneras de gestionar o prestar los servicios) a la estructura organizativa existente.

Por ello debemos de tener en cuenta en todo proyecto de gestión del cambio, para obtener los objetivos deseados en la transformación, los tres pilares que lo conforman: los procesos, las personas y la tecnología. Estos pilares deberán estar alineados con la visión, misión y valores.

Muchos despachos de abogados hacen inversiones tecnológicas apropiadas pero no han logrado los resultados deseados porque dejan a las personas fuera de la ecuación, lo que implica que no se lleva a cabo una correcta implementación. Debemos entender que el proceso supone una inversión y uno de los problemas está en que, todavía, en la mente de muchos abogados cualquier cosa que quita tiempo de facturación es un desperdicio.

La innovación en nuestro sector está avanzando a pasos agigantados pero, ocasionalmente, los despachos no consiguen adaptarse con la suficiente rapidez, y las iniciativas tecnológicas terminan fracasando.

¿Por qué?

La tecnología se trata de una herramienta al servicio de las personas y si no se lleva a cabo un proceso de gestión del cambio y de adaptación no se obtendrán los resultados deseados.

¿Cómo? 

Para entender esta necesidad de gestionar el cambio debemos partir de varias premisas:

1. La integración de los cambios con los sistemas que se tienen en toda la organización. El objetivo de la tecnología no puede ser montar una despacho paralelo, sino que mejore lo que ya tenemos.
2. El enfoque al cliente de forma estratégica para que estos cambios repercutan en un valor añadido para él, bien como forma de mejorar la calidad del servicio actual o como nuevas formas de prestar los servicios.
3. Liderazgo y gestión del talento haciendo participar a todas las personas que conforman el despacho. Para ello, antes de comenzar el proyecto, es importante evaluar el nivel de habilidades y conocimientos técnicos que tienen los abogados del despacho (es un error suponer que los jóvenes abogados traen dichos conocimientos de serie).
4. Análisis de procesos y una búsqueda de mejora continua. El cambio debe suponer una planificación del proyecto dividido en diferentes fases. En esta planificación debe definirse cómo se va a realizar el cambio, quién nos acompañará durante el proceso y cómo ir mejorando y puliendo los detalles mientras se está llevando a cabo la implementación de forma progresiva.

¿Qué pasa con los robots? 

La incorporación de la tecnología en la gestión ha llegado de forma tardía al sector y este hecho, sumado a la falta de formación y capacitación tecnológica, ha abierto una brecha que provoca el temor por la llegada de lo desconocido: los robots y si nos van a sustituir, en vez de entenderlo como una oportunidad para la reinvención de nuestros servicios y nuestro despacho. Joanna Goodman’s en su libro Robots in Law: How Artificial Intelligence is Transforming Legal Services cita al futurista Rohit Talwar, quien enfatiza que la Inteligencia Artificial está cambiando, no sólo el sector legal, sino también todos los demás sectores económicos importantes, y que las firmas de abogados que tengan una visión de futuro invertirán el tiempo necesario para entender estas nuevas tecnologías y su potencial transformador. Michael Mills, cofundador y director estratégico de Neota Logic, clasifica las posibilidades de la aplicación en el sector legal de los robots en cinco categorías:

• Automatización: por medio de Neota Logic y Oracle Policy Automation.
• Investigación legal: como hace Ross, Fastcase, LexisNexis o Ravel Law.
• Predicción: a través de productos como Lex Machina, LexPredict y Premonition.
•  Análisis de contratos, a través de empresas como eBrevia, Kira Systems, Luminence y RAVN.
•  Descubrimiento electrónico, a través de empresas como Catalyst, Relativity y Recommind. [1] 

Teniendo en cuenta estas tareas los abogados deberán centrarse en que los abogados desarrollen a futuro las tareas que aporten valor y nos sean susceptibles de hacer por un robot. Es aquí donde toma especial importancia de determinadas “skills” como la inteligencia emocional, la creatividad, la improvisación…

Identificar los cambios necesarios para mejorar el despacho puede ser difícil, pero puede ser aún más difícil implementar esas mejoras y la transición de la cultura de empresa hacia una nueva dirección si no se tienen en cuenta a las personas que conforman la firma.

[1] This Week In Legal Tech: Book Review Of ‘Robots In Law’http://abovethelaw.com/2017/03/this-week-in-legal-tech-book-review-of-robots-in-law/?rf=1

Sara Molina
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