Automatización de la presentación de escritos a través de Lexnet y EJusticia

Por Rocío Ramírez

Los que tramitamos procedimientos judiciales coincidimos en que la presentación de escritos a través de las plataformas judiciales es una de las tareas más rutinarias y tediosas de su gestión.

Si bien es cierto que en los asuntos en los que es preceptiva la intervención del procurador no es una tarea que realice el abogado, hay una gran partida de asuntos en los que estos no intervienen, ya sea por la jurisdicción, el tipo de asunto o la cuantía, y es el letrado que asume la dirección del asunto al que le toca bregar con esta labor.

La tarea requiere de tanto esfuerzo de gestión que es habitual que, en los asuntos en los que no es necesario contar con la figura del procurador, solamos requerir de sus servicios para evitar que tener que batallar con estos sistemas, con el sobrecoste que ello implica.

Más allá del tiempo que la ejecución de esta actividad requiere, es de reseñar que la presentación de escritos a través de las plataformas es una tarea bastante mecánica. Una vez se conoce la operativa de presentación y cómo cumplimentar los distintos campos que el sistema nos requiere, cómo codificarlos, cómo adjuntar los escritos o documentación a anexionar, se trata de reproducir el proceso una y otra vez.

Es un proceso repetitivo, que no requiere de profundos conocimientos técnicos jurídicos para llevarlo a cabo, pudiendo ser categorizada como una de las tareas de escaso valor dentro de la gestión interna de los despachos.

Aunque sí que es cierto que para la codificación de determinadas categorías (como pueda ser la tipología de los asuntos o las cuantías, por mencionar alguna) tener conocimientos jurídicos puede ser de ayuda, una vez se conocen todos los aspectos principales y más recurrentes necesarios para completar la presentación, se perfecciona sin mayor complicación.

Y alcanzado este punto, se convierte en una partida de trabajo que se ejecuta de forma completamente mecánica, como tarea que se acciona de manera automática y casi sin reflexionar.

Es por ello que habitualmente suelen encargarse de esta labor los perfiles más juniors o incluso equipo administrativo del despacho, con el correspondiente respaldo de compañeros más experimentados que puedan ayudarlos a resolver dudas concretas que puedan surgir.

Concurre además otra circunstancia, y es que de antemano sabemos cómo debe ser completado íntegramente el proceso. De hecho, las propias páginas webs de las plataformas judiciales incluyen guías o manuales de usuario que explican cómo acometer el proceso en su integridad y los pasos a seguir para formalizar la presentación.

Al saber de antemano las distintas respuestas a accionar, y siendo su resultado controlable y predecible en todo momento, se constituye como idónea para valorar su automatización. Recordar la anterior entrada que hacía para este blog, en la que exponía las características que debe reunir una tarea para que pueda ser considerada como automatizable (rutinaria y repetitiva; de escaso valor; y de resultado predecible y controlable).

Y efectivamente la presentación de escritos a través de las plataformas judiciales encaja perfectamente en esta definición. Y al ser replicada por herramientas digitales procuraremos una gestión más eficiente de nuestro tiempo y nuestros recursos.

Es de reseñar que esta funcionalidad exige la homologación en la plataforma judicial y por el momento sólo Lexnet y E-Justicia la contemplan.

La homologación puede obtenerse directamente a nombre del usuario/despacho. Pero si se pretende la automatización de esta partida desde un software de gestión, la homologación ya vendrá integrada a través del propio aplicativo.

Expuesto lo cual, toca ahora ver las distintas opciones que existen para implementar la automatización de las presentaciones de escritos. Cada una de las opciones tendrá mayor o menor impacto en la optimización de nuestros procesos, dependiendo de cuál sea la elegida, y que deberá ser valorada en atención a nuestras necesidades concretas:

• Automatización de la presentación de forma integrada en un software de gestión.

Ésta es una de las bondades de trabajar con este tipo de aplicativos tal y como os contaba en el artículo “Por qué debes contratar un ‘software’ de gestión, si aún no lo tienes”:

• • En el mercado podemos encontrar softwares de gestión que se encuentran integrados con los sistemas Lexnet y E-Justicia, mecanizando digitalmente la presentación telemática de escritos, auto-cumplimentándose la información requerida en la plataforma judicial con los datos que se encuentren consignados en nuestro sistema, como puede ser juzgado, número de autos, NIG o partes.

Estas presentaciones pueden accionarse de dos maneras:

• • • Algunos permitirán la automatización de presentaciones individuales, es decir, aunque automatiza la presentación, hay que ir indicando al sistema de una en una, cada nueva presentación que deba realizar. Se selecciona un escrito a presentar, se autocompleta el proceso, se devuelve el justificante de presentación para su archivo, y se indica el siguiente escrito que queramos presentar, y así hasta presentar todos los escritos pendientes.
    • Otros, en cambio, no requieren que se tenga que ir acometiendo el proceso de uno en uno, y ofrecen la presentación automatizada por lotes o en Basta con seleccionar el listado de escritos a presentar, y a golpe de un solo clic, el sistema los presenta todos, y devuelve igualmente en bloque, los justificantes para su archivo.

Kleos, Aranzadi One, Iuritex, Kmaleon, SuDespacho o MN Program son algunos de los softwares que incorporan esta funcionalidad. Algunos en modalidad uno a uno y otros a través de partidas en lotes.

• • Para los casos en los que nuestro software de gestión sea in house, es decir, que haya sido diseñado ex professo para nuestro despacho, nuestra homologación en los sistemas Lexnet y E-Justicia nos abrirá las puertas a integrar nuestro aplicativo con las plataformas y automatizar las presentaciones. En el mercado hay agentes que tramitan la homologación como pueda ser EMC Soluciones Legaltech.
• Automatización de la presentación fuera de los entornos de un software de gestión.
  • Si aún no contamos con un software, y gestionamos los expedientes a través de las carpetas del sistema operativo de nuestro ordenador -lo que vienen siendo las carpetas de Windows de toda la vida, o el equivalente en Mac- existen soluciones externas de automatización, y facilitando un listado Excel consignando determinados datos, así como los escritos a presentar y sus adjuntos, se realiza la presentación de forma completamente automatizada, devolviéndosenos los justificantes y los datos asociados al trámite cumplimentado en el mismo En este sentido Silex, del EMC Soluciones Legaltech ofrece esta funcionalidad.

• • Y si nuestro software no está homologado en las plataformas judiciales, como pueda ser Basenet o Lex-On de Lefebvre, Silex permite integrarse como módulo independiente para automatizar esta partida.

Sea de un modo u otro, lo que no tiene sentido es continuar haciendo de modo manual lo que se puede automatizar, para dedicar el tiempo y los recursos que habitualmente dedicamos a esta labor a otras que aporten más valor o realmente requieran de la pericia técnica y jurídica de los abogados.

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