¿Cómo empezar con la transformación digital?

Por Eva Bruch
TWITTER @evabruch

Esta sea probablemente la pregunta que más socios de despacho tengan hoy en la cabeza debido a la gran cantidad de artículos que hablan de la necesidad de una transformación digital inmediata como medida para evitar la extinción.

Afirmar que todo aquél que no se transforme digitalmente va a perecer sea quizás algo exagerado pero lo cierto es que sí va a penalizar su competitividad. En algunos casos más que en otros según el tipo de actividad que desarrolle.

Para las asesorías de empresas centradas en el asesoramiento fiscal, contable y laboral, esta necesidad de transformación digital es perentoria debido a la cada vez mayor comoditización de estas actividades, que conlleva presión en los precios y una reducción del margen en actividades que no son escalables (hay un límite en el número de nóminas y de apuntes contables que puede hacer un profesional por día o mes). Estos son algunos de los primeros pasos en transformación digital que este tipo de negocios puede abordar:

• Utilizar tecnologías OCR para digitalizar el proceso de contabilización de facturas.
• Valorar la externalización del servicio de confección de nóminas en centros de proceso de datos.
• Revisar los procesos internos de gestión para evitar duplicidades (doble escaneado de documentos, múltiples registros de datos, niveles de supervisión excesivos, etc…)
• Centralización de los documentos del despacho en archivos compartidos accesibles remotamente para profesionales y clientes.
• Páginas web dinámicas enlazadas con sistemas CRM avanzados con los que captar leads para trabajarlos y convertirlos en clientes.

En los despachos de abogados esta necesidad es algo menos apremiante debido al  mayor margen (relativo) de su actividad, pero el boom de la legaltech ha acelerado el proceso de transformación ampliando la brecha entre los más avanzados y los rezagados. Los despachos pueden empezar su proceso de transformación digital con algunas de las siguientes acciones:

• Diseñar un sistema de gestión documental que permita evitar errores y ahorrar tiempo en la preparación de documentos.
• Implantar un sistema de gestión del conocimiento para fomentar la mejora continua de la calidad del trabajo y mejore el análisis de asuntos.
• Revisar los procesos de gestión internos para evitar duplicidades, silos de información y cuellos de botella.
• Implementar canales de comunicación digital con los clientes para mejorar el flujo de información sobre los servicios en curso.
• Rediseñar servicios tradicionales mediante soluciones de legaltech o hechas a medida.
• Estructurar proceso de captación de clientes por canales digitales utilizando los medios online de atracción.
• Páginas web dinámicas enlazadas con sistemas CRM avanzados con los que captar leads para trabajarlos y convertirlos en clientes.

En las asesorías jurídicas de empresa, donde el cliente es la propia empresa y no se generan honorarios por el servicio prestado, la presión está en la rapidez de respuesta y la calidad del trabajo que permita reducir riesgos al empresario en la toma de decisiones. Estos son algunos de los pasos que pueden empezar a dar las asesorías jurídicas internas para transformarse digitalmente:

• Estructurar sistemas semi-automatizados para la gestión contractual (creación y revisión de volúmenes elevados de contratos)
• Diseñar un sistema de gestión documental que permita evitar errores y ahorrar tiempo en la preparación de documentos.
• Implantar un sistema de gestión del conocimiento para fomentar la mejora continua de la calidad del trabajo y mejore el análisis de asuntos.
• Revisar los procesos de gestión internos para evitar duplicidades, silos de información y cuellos de botella.
• Establecer sistemas de alertas digitales para detectar riesgos o amenazas para la empresa que permitan una rápida reacción de la organización.

Los procesos de transformación digital acostumbran a ser lentos porque requieren de un cambio de actitud y mentalidad en las personas que se verán directamente implicadas en el proceso. Gran parte del éxito está justamente en preparar y explicar bien el cambio a los profesionales con el objetivo de que éste sea bien recibido y su adopción más sencilla.

Eva Bruch
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