De los datos estructurados en la automatización de partidas de trabajo en la gestión de litigios y de la interoperabilidad

Por Rocío Ramírez

Dentro del ya tan recurrido tema de la transformación digital, de los aspectos que más rechazo provoca a los juristas es la estructura del dato y la interoperabilidad.

Estos conceptos que pueden parecer completamente foráneos, impactan de forma realmente significativa en las mejoras de eficiencias de muchos de nuestros procesos y en la automatización de tareas, lo que los convierte en elementos clave del proceso de digitalización del sector.

De hecho, el Anteproyecto de Ley de Eficiencia Digital, uno de los tres pilares normativos que coadyuvarán al proceso de transformación digital del sistema judicial y de la administración de justicia, contempla el principio de orientación al dato, la interoperabilidad, el intercambio masivo de información y el tratamiento en forma de metadatos conforme a esquemas y modelos de datos comunes e interoperables.

Y la pregunta de rigor no puede ser otra que ¿qué significa todo esto y qué aplicación práctica tiene en nuestra profesión?

En este contexto concreto, debemos entender por datos estructurados aquellos que, por sus características, permiten ser ordenados y clasificados conforme a categorías estandarizadas y comunes a todos ellos, posibilitando su tratamiento. Un ejemplo claro de datos estructurados son los recogidos en una tabla Excel, en la que cada línea puede corresponder, por ejemplo, a cada uno de los expedientes que tengamos abierto en el despacho y cada columna recoge información sobre el mismo, como cliente, numero de autos, juzgado, tipo de procedimiento, cuantía, estado en el que se encuentre, provisión de fondos pagada, honorarios pendientes de cobro, etc.

El otro concepto, interoperabilidad, es la capacidad de los sistemas de compartir información y datos, posibilitando su intercambio entre los distintos agentes, extrayéndolos o exportándolos desde el sistema de remitente para ser importados o volcados en el sistema del receptor.

Aterrizándolo a un caso de uso concreto, imaginemos que nuestro cliente es una un proveedor de servicios de telefonía y recurrentemente debemos interponer demandas de reclamación de cantidad por los servicios prestados a usuarios que impagan sus cuotas. En vez de recibir correos electrónicos por cada asunto nuevo del que presentar demanda con la información y documentos adjuntos, que hay que procesar, abrir ficha de nuevo asunto y archivar manualmente, puede llegarnos toda la información en bloque para ser volcada en nuestro software, indicando al sistema que de forma automatizada abra nuevo expediente para cada uno de los asuntos informados.

Migrando la información a nuestro aplicativo, evitaremos tener que procesar manualmente cada uno de los emails para incorporar a nuestro aplicativo la información, datos y documentos que el cliente nos ha hecho llegar, restándonos únicamente atender la tarea que cada nuevo expediente abierto exija, como pueda ser preparar y presentar el escrito de demanda.

La eficiencia que ganamos a través de la interoperabilidad de información es bastante significativa. A través de este sistema pasamos de tener que ejecutar de forma activa un proceso de gestión documental de carácter manual, que puede ocupar gran parte de la jornada de trabajo diaria de un miembro del equipo del despacho, a ser meros receptores de la información, que será volcada y codificada en nuestro sistema, conforme hayamos predefinido.

Estos sistemas de intercambio simplificaran sobremanera muchos de nuestros procesos.

Aterrizándolo a otro caso de uso más en la partida de litigios, permitirá que toda la información clave que contiene una notificación judicial, como puede ser juzgado y número de autos, partes, tipo de resolución de la que se trata, pronunciamiento que recoja, vencimientos o señalamientos que contenga o plazos para recurrir, se nos haga llegar directamente desde el órgano judicial para ser integrada en nuestro software de gestión, sin necesidad de que haya que procesarla manualmente. Ahora mismo, si nos descargamos una notificación desde Lexnet, en la propia plataforma, podremos ver el juzgado remitente y el número de autos, pero para extraer todo lo demás hay que abrir la notificación y leerla, para luego procesarla manualmente, salvo que contemos con tecnología machine learning para procesar las notificaciones judiciales.

Si el traslado de la notificación se hace dentro de un contexto de orientación al dato e interoperabilidad, conforme a esquemas y modelos de datos comunes e interoperables, la información y datos que se desprenda de cada notificación podrá ser codificada y archivada directamente en el expediente al que pertenezca en nuestro aplicativo, agendando los señalamientos y vencimientos de forma automática, generando las tareas para evacuar lo que cada notificación exija de forma completamente automatizada, evitando el proceso manual. Y lo más importante, permitirá integrar de forma masiva toda la información y datos de todas las notificaciones que hayamos recibido en el día de una sola tacada y evitar ese goteo constante que supone recibir las notificaciones de manera unitaria.

En el sentido inverso, igualmente todas las demandas y escritos presentados al juzgado tendrán codificada la información y los datos para que puedan archivarse de igual manera en los sistemas de gestión judicial, evitándose el proceso manual, lo que ayudará a aligerar el colapso que desgraciadamente afecta a muchos de nuestros tribunales.

En definitiva, se dejará de duplicar tareas ya que, si codifico y archivo cada escrito que genero en mi aplicativo, para luego ser presentado en la plataforma judicial, y para que vuelva a ser codificado y archivado en los sistemas del juzgado por el funcionario encargado del asunto, es replicar íntegramente un proceso ya previamente realizado. Y en el flujo inverso, si el funcionario guarda la resolución articulada dentro de su aplicativo, codificando vencimientos y demás detalles, para luego notificarlas a las partes, no tiene sentido que volvamos los profesionales a realizar la tarea.

Pero no solo para el proceso de presentación de escritos y procesamiento de notificaciones está operativa nos ofrecerá mejoras de eficiencias, sino que se extiende a cualquier tipo de intercambio de información con operadores con los que habitualmente interactuemos, como puedan ser notarias, registros, administraciones públicas, o proveedores de servicios como procuradores o letrados colaboradores, por mencionar algunos. Pero claro, por su parte también se requiere que cuenten con la información y los datos debidamente codificados y estructurados conforme a un formato que los haga idóneos para este tipo de intercambio.

La interoperabilidad posibilitará que gran parte de la carga de gestión documental que exige la tramitación de expediente judiciales sea asumida por nuestros sistemas, que serán capaces de procesar y archivar toda la información y datos que se nos haga llegar dentro de estos estándares. Por eso es tan esencial que los profesionales del sector contemos ya con softwares de gestión, en los que tengamos registrada, codificada, estructurada y organizada la información y datos de cada uno de nuestros asuntos. Y será la llave que abra la puerta a un infinito campo de funcionalidades que nos permitirá ser mucho más eficientes en nuestro trabajo.

Ello sin mencionar que, sin datos codificados ni estructurados, no podremos plantearnos la automatización de partidas de trabajo, como pueda ser la generación de escritos y documentos, su presentación en las plataformas judiciales, procesar, agendar y archivar las notificaciones judiciales, o consultar las cuentas de consignación judicial a título de ejemplo.

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