En tecnología, hazlo simple

Por Jordi Estalella
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Los resultados del siguiente experimento fueron ampliamente difundidos en el ámbito legal anglosajón, no así en los países europeos y España donde pasaron desapercibidos, y esto a pesar de la valiosa lección que se extrae para los despachos, hoy más vigente que nunca.

Casey Flaherty, abogado interno de la marca Kia Motors en América (la misma que anuncia nuestro Rafa Nadal en televisión) sospechaba que los abogados de los bufetes externos que trabajaban para la empresa eran ineficientes usando herramientas de software básicas como el Word, Acrobat y Excel. El problema para Flaherty estaba claro: la ineficiencia de esos abogados repercutía directamente en más costes en forma de horas facturadas a su departamento. Dicho de otra forma, la ineficiencia de los despachos afectaba a la eficiencia de la asesoría jurídica.

Para probar su afirmación Flaherty diseñó un sencillo experimento. De consuno con los abogados externos, los sometió a una prueba que consistía en realizar tres tareas. La primera fue formatear un contrato (desordenado) en Word, la segunda redactar un documento y convertirlo en PDF y una tercera tenía por objeto procesar una serie de datos en Excel. Todas las tareas podían realizarse en treinta minutos, aunque nuestro generoso experimentador concedió una hora a los abogados. Los resultados fueron pavorosos. El promedio de tiempo que tardaron en completar las tareas se sitúo cerca de las cinco horas.

El experimento se realizó sobre una muestra pequeña de despachos (diez) y el propio Flaherty reconoce algún sesgo. Pero lo trascendente es que la prueba evidenció un fenómeno que sigue observándose hoy en la inmensa mayoría de los despachos, como es el hecho de que los abogados (de cualquier categoría y con independencia de su edad) carecen de las competencias digitales para extraer el máximo rendimiento de herramientas de uso profesional cotidiano.

Por supuesto, no se trata de atribuir la ineficiencia que proclaman los clientes solo a la incompetencia tecnológica de los abogados, pero como el propio Flaherty argumenta cualquier mejora incremental -en el uso de aquellas herramientas- supone un ahorro real en los costes del cliente.

El experimento de Flaherty señala el camino que los despachos, facturen o no por horas, deberían recorrer para ampliar el valor de sus servicios. La lectura en términos de eficiencia es doble. Por un lado, tienen que dirigir sus esfuerzos a mejorar las competencias digitales básicas de todos los abogados. Implementar tecnologías vanguardistas antes de dominar las funcionalidades (¿avanzadas?) de las herramientas de oficina únicamente tiene sentido en determinados modelos de negocio (por ejemplo, los despachos que gestionan miles de reclamaciones contra las compañías aéreas o cientos de contratos de confidencialidad mensuales). De lo contrario, embarcarse en tales tecnologías supone un grave error estratégico. Por otro lado, además de la formación instrumental (herramientas de software de oficina), los esfuerzos deben encaminarse hacia la venta. Las propuestas y visitas comerciales constituyen excelentes oportunidades para transmitir el mensaje de las competencias digitales del equipo y acreditar el beneficio que supone para el cliente en ahorro de costes y agilidad del servicio, es decir, en eficiencia.

Jordi Estalella
Socio de la consultora de Transformación Digital AlterWork
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