Externalización de litigios: Cómo mejorar la relación entre asesorías jurídicas y despachos de abogados

Por Rocío Ramírez

Indiscutiblemente, la tecnología supone un cambio de paradigma en la prestación de los servicios jurídicos. Plantea retos inalcanzables con herramientas y metodologías de trabajo tradicionales.

Lograr la excelencia operativa, se ha convertido en uno de los principales objetivos, no solo de los departamentos legales, sino también de las firmas de abogados.

En este sentido, el control y seguimiento de los tiempos y recursos dedicados a las distintas tareas y partidas de trabajo, es una dinámica cada vez más imprescindible para optimizar y mejorar eficiencias. Y así buscar alternativas para atender las tareas de escaso calado, lo que nos posibilitará poner el foco y centrar todos nuestros esfuerzos en las partidas que aportan verdadero valor a nuestros clientes y suponen el elemento diferencial.

Si bien asesorías jurídicas y despachos de abogados tienen necesidades distintas, hay un punto de confluencia común, que casualmente no suele ser tratado.

Los discursos habitualmente se centran en cómo mejorar eficiencias en sede de las asesorías jurídicas, o en los despachos.

Pero no suelen proliferar los contenidos sobre cómo hacer más eficientes los puntos de interacción entre ambos agentes, cuando la asesoría jurídica se convierte en cliente, y el despacho de abogados en proveedor de servicios jurídicos, en un aspecto tan recurrente como es la externalización de carteras de litigios.

Este servicio exige habitualmente de una fluida y recurrente rutina de intercambio de información, documentos y datos entre cliente y abogado, que dado su volumen, puede llegar a ser de magnitud realmente significativa. Porque no solo podemos estar hablando de cientos de expedientes, sino de miles.

La eficiencia en estos flujos determinará que el esfuerzo que estas tareas requieren se reduzca a mínimos. Y para ello, es esencial que estén claramente definidos los aspectos de dichos intercambios, como puedan ser:
– Qué información, datos y documentos es preciso intercambiar:
o Asesoría jurídica: Información y datos de las futuras partes del procedimiento judicial, información sobre la relación jurídica de origen, documentos que la acrediten, etc.
o Despacho de abogados: demanda/contestación, notificaciones judiciales, informes y reportes periódicos, informes de valoración de sentencia, informes de quebranto, etc.
– En qué momentos:
o Asesoría jurídica: con cada nueva asignación de un asunto, cuando sea solicitado por el despacho a requerimiento del juzgado, etc.
o Despacho de abogados: Al interponer la demanda; diariamente al recibir las notificaciones correspondientes a hitos procesales principales previamente definidos, como señalamiento de audiencia previa/acto juicio, sentencia, apelación; semanalmente los informes de actualización de situación y riesgo de la cartera, etc.
– Cómo debe proveerse:
o Asesoría jurídica: a través de correo electrónico, archivo de datos, etc.
o Despacho de abogados: a través de correo electrónico, y para determinada información y documentos en la base de datos del cliente, etc.

Este ejercicio se constituye esencial para mejorar estos procesos de intercambio, ya que como decía Lord Kelvin “lo que no se define no se puede medir, lo que no se mide no se puede mejorar, y lo que no se mejora, se degrada siempre”.

Otro punto muy importante es que asesoría jurídica y despacho de abogados hablen el mismo idioma. Esto evitará que se dupliquen tareas, tónica, por desgracia, bastante habitual en este tipo de proyectos.

Me explico.

Si la asesoría jurídica tiene ya determinados los asuntos que finalmente deben ser externalizados por derivar en contencioso, el expediente ya estará dado de alta en su base de datos, y contendrá la información esencial, como son la contraparte que deba ser demandada, información identificativa, domicilio, o datos y documentos de la relación jurídica de origen.

El encargo, habitualmente se formaliza a través de correo electrónico, del que el despacho acusa recibo.

Y a partir de ahí comienza a fluir un intercambio habitual de emails en el que se facilita toda la información y datos que el futuro pleito va a requerir. Correos que deben ser gestionados por el despacho proveedor de los servicios jurídicos, tarea nada baladí, si la cartera la engrosan miles de asuntos.

El despacho procederá a dar de alta el asunto en su sistema, codificando las información y datos facilitados, y archivando los documentos recibidos, replicando la tarea que ya previamente hiciera la asesoría.
A su vez, una vez interpuesta la demanda, comienza a devenir otro incesante flujo de emails proveniente del despacho, haciendo llegar las resoluciones notificadas de los hitos procesales principales y más significativos, que diariamente llegan de cada asunto. Y claro está, contándose por miles los asuntos, la gestión del correo se convierte en un auténtico pain point para la asesoría jurídica, dados los esfuerzos que su gestión y archivo exige.

Lo más desalentador es que las resoluciones notificadas ya han sido procesadas por el proveedor del servicio jurídico (y también por el procurador), que ya han codificado y archivado los documentos, y agendado los señalamientos y vencimientos que estas incluyan. Y la asesoría jurídica repite el proceso al gestionar el buzón de correo, duplicando e incluso se triplicando la tarea.

No cabe duda que es mucho más eficiente aprovechar toda la información y datos ya codificados en el sistema del despacho, para ser volcada en la de la asesoría, y a la inversa.

De ahí la importancia que los dos operadores hablen el mismo idioma. Ya que, si ambos cuentan con un software de gestión o base de datos, en los que existan creados los mismos campos o al menos similares sobre los que crear algún tipo de equivalencia o conversión (por ejemplo, en la asesoría jurídica el campo “cliente”, probablemente sea “demandado” en el despacho), ya será un importante punto de partida.

Esto posibilitará que, en vez de correos electrónicos, la información pueda interoperar entre los sistemas de ambos agentes, con la periodicidad deseada y a golpe de botón o incluso de forma completamente automatizada. Bastará con extraerla en bloque, en el formato acordado, ya sea a través de un simple Excel para ser importado, o través de otros sistemas de comunicación como pueda ser mediante API.
De este modo, si en un día se materializa el encargo de cincuenta nuevos asuntos, la información, datos y documentos de cada uno, podrá importarse de forma masiva al aplicativo del despacho durante la noche. Y el despacho, al día siguiente, tendrá cargados en su software los nuevos asuntos de los que deberá interponer demanda, constando ya dados de alta.

Práctica similar sucede con las resoluciones judiciales notificadas.

Y si han de remitirse una media de cien notificaciones al día, que han sido ya procesadas por el despacho, habiéndose archivado en sus expedientes y reflejado la descripción de lo que se acuerda en la resolución, y agendado el señalamiento o vencimiento que contenga, igualmente, cada noche podrá importarse toda la información de forma completamente automatizada.

Y a la mañana siguiente, el equipo de la asesoría jurídica tendrá actualizados los asuntos en su aplicativo, con los avances procesales que en el día anterior hayan sido notificados, ya codificados, agendados y archivados.

Este es un simple ejemplo de cómo alcanzar la excelencia operativa en este tipo de flujos, y que no solo se circunscribe para nuevas asignaciones o notificaciones, sino para tanto proceso de trabajo e intercambio de información, datos y documentos entre ambas partes como sean habituales y necesarios.

Y si ambos agentes trabajan con un mismo sistema o software de gestión, que se sincronicen de forma diaria, las mejoras de eficiencias se elevan a un mayor nivel de contundencia, ya que, además, se podrán generar tareas en ambos sentidos, bien para que sean atendidas por el departamento jurídico, como pueda ser facilitar un dato requerido por el juzgado; o para el despacho, como pueda ser informar sobre un asunto en concreto dado el especial riesgo que supone.

De este modo, la asesoría jurídica también podrá hacer seguimiento de la cartera a tiempo real y de los expedientes por fase procesal y situación o hito; extraer informes y reportes completamente actualizados; acceder a informes de valoración y de quebranto; análisis de riesgos; y así podríamos seguir enumerando tantas partidas como podamos imaginar.

Por eso es esencial que asesoría jurídica y despacho de abogados cuenten con procesos y flujos de intercambios que se encuentren debidamente definidos, y la información y los datos estén estructurados, codificados, sistematizados y normalizados.

Construir esta relación sobre flujos de trabajo comunes, en los que la tecnología, y concretamente el software de gestión sea la piedra angular, procurará mejoras de eficiencias realmente contundentes en la externalización y tramitación de este tipo de carteras.

Se trata de replantearnos el status quo, de repensar la manera en la que tradicionalmente hemos gestionado este tipo de carteras. Porque no podemos mantener la misma forma de trabajar de hace años, si las herramientas con las que ahora contamos no existían.

Nos encontramos en un momento único y apasionante. Tenemos la oportunidad de reinventar la manera de tramitar este tipo de carteras.