Gestión automatizada de las notificaciones judiciales

Por Rocío Ramírez

Todos los abogados que tramitamos procedimientos judiciales coincidiremos en que la gestión de las notificaciones supone una de las cargas de trabajo principales de nuestro día a día.

Fundamentalmente porque un considerable volumen de nuestras tareas vendrá determinado por los requerimientos o trámites que las notificaciones exijan evacuar, que, además, deberán ser atendidos en un plazo concreto y determinado. De su adecuado tratamiento, además, dependerá también el correcto desarrollo y tramitación de los asuntos de los que tengamos asumida la dirección letrada.

El procesamiento de la notificación se constituye como una de las tareas más rutinarias de los despachos e implica una metodología de gestión similar para cada una de ella:

• Recepción de la notificación (ya sea directamente desde la plataforma judicial o a través del procurador).
• Lectura del documento para determinar qué tipo de notificación es y si requiere de alguna actuación por nuestra parte.
• Confirmar si incluye el señalamiento o vencimiento, que deberá ser agendado.
• Archivo de la notificación en su expediente.

Las partidas de recepción, agendado y archivo se constituyen como una tarea mecánica, de inexistente enjundia jurídica y de escaso valor. Y de toda esta secuencia, determinar qué tipo de resolución es y si se exige alguna actuación por nuestra parte, es la actividad más compleja y de mayor calado, que será la que precise si debemos accionar alguna respuesta y cómo articularla, requiriendo de un ejercicio cognitivo, en el que el jurista debe concluir, dentro de los términos establecidos por nuestras leyes procesales, cuáles serán los próximos pasos a seguir.

Fruto del principio de legalidad procesal, en la mayoría de los casos, ya sabremos de antemano qué actuación deberemos accionar, siendo el trámite a evacuar prácticamente siempre el mismo en función del momento procesal en el que nos encontremos: si nos emplazan para contestar a la demanda sabemos que deberemos articular el escrito de rigor; si nos citan para el acto del juicio, sabemos que hay que atender el señalamiento en el día y hora indicado y preparar previamente el interrogatorio y la testifical con nuestro cliente y nuestro testigo, y esbozar nuestras conclusiones; si recibimos una sentencia, sabemos que, en caso de no estar conforme con el fallo debemos recurrir en apelación en el plazo señalado, aclararla si hubiera algún error material, o solicitar la firmeza si transcurrido el plazo no se ha verificado interposición de recurso alguno; y si nos requieren para presentar liquidación de intereses, sabemos que tenemos que prepararla y presentarla al juzgado.

Diariamente los abogados invertimos grandes esfuerzos en esta labor, pero la inteligencia artificial supone un antes y un después en la gestión de esta tarea, que puede ser ampliamente automatizada y replicada por la tecnología machine learning.

Esta tecnología permite reproducir el proceso cognitivo que exige el procesamiento de la notificación, de manera que el sistema determine de qué tipo de resolución se trata, al igual que haría el profesional que tramite el asunto. Actualmente existen en el sector proveedores que han enseñado a sus sistemas con ejemplos de resoluciones judiciales permitiendo procesar de forma automatizada esta partida de trabajo.

A través de esta funcionalidad, el sistema extrae la información y datos relevantes de la notificación, al igual que lo hiciera un jurista, con la que luego poder archivarla en su expediente, y poder nutrir su aplicativo, devolviéndonos el juzgado, número de autos, partes, tipo de resolución de la que se trate, requerimientos que haya que evacuar y el fine para ello otorgado, así como los plazos para recurrir. Esta información se devuelve codificada y estructurada para que pueda ser integrada en el software de gestión del despacho, permitiendo el archivo completamente automatizado de las notificaciones, registrando y codificando la información del mismo modo que habitualmente lo haría cualquier persona de nuestro equipo.

Superados todos estos aspectos, se configura el proceso de gestión de la notificación, como sumamente mecánico, erigiéndose como una tarea repetitiva, de escaso valor y de resultado predecible y controlable. Lo que determina que podemos afirmar que son partidas totalmente automatizables a través de esta tecnología tal y como viéramos en la anterior entrada “Tareas automatizables en la gestión de expedientes judiciales. Empecemos por el principio: ¿cuáles son y cómo podemos identificarlas?”.

De referente son Matilda de EMC Soluciones Legaltech, que permite procesar más de 200 tipos de resoluciones para procesos de reclamación de cantidad estructurados a través de juicios monitorios, ordinarios y verbales, y su correspondiente ejecución, entre otras categorías. Y la tecnología de Atomian, que cuenta con un amplio catálogo de hitos procesales para su procesamiento automatizado.

Estos sistemas son capaces de extraer cada uno de los pronunciamientos con alcance jurídico que la notificación incluya, los requerimientos a evacuar, señalamientos y vencimientos, plazo de recurso, así como cualquier otro contenido con alcance significativo para la efectiva tramitación del expediente judicial, y devolverá la información necesaria para que puedan ser volcados de forma automática y en bloque en nuestro aplicativo, archivándose en su expediente con el apunte que corresponda, y agendándose el señalamiento o vencimiento.

El procesamiento automatizado de esta labor va a minorar significativamente sus tiempos de gestión, incrementando los índices de productividad del equipo.

Imaginemos que la gestión manual de cada notificación nos requiere de media 5 minutos, y diariamente recibimos aproximadamente unas 30 notificaciones, lo que determina que debamos dedicar unas dos horas y media de nuestra jornada diaria de trabajo a esta actividad. Su gestión automatizada posibilitará gestionarla de una manera mucho más rápida, eficiente y eficaz.

Además, en una funcionalidad más avanzada, se abre la puerta a que una vez detectada la tipología de la resolución, nuestro sistema pueda proponer el escrito necesario para atender el requerimiento que sea preciso evacuar. Si el sistema, al procesar la notificación, detecta que nos requieren para aportar número de cuenta, podrá generar el escrito de rigor, ya incluidos todos los datos del expediente, como juzgado, autos, partes, etc., simplemente pendiente de validar por el abogado que es correcta la propuesta, para proceder a su firma y presentación de forma automática, archivándose la copia y el justificante de presentación en su expediente sin intervención humana.

En mi opinión, el machine learning va suponer un punto de inflexión en lo que a la gestión y procesamiento de notificaciones judiciales se refiere, y su uso combinado con otras tecnologías va a permitir una amplia automatización de la gestión de esta partida de trabajo que se encuentra en la rutina diaria de los despachos que se dedican a la tramitación de litigios.

Se podrá hacer lo mismo en significativamente menos tiempo, sin que la calidad del trabajo se vea mermada, y el tiempo que habitualmente dedicáramos a su gestión, podremos emplearlo en estudiar con más detenimiento nuestros asuntos, formarnos y reciclarnos, constituyéndose como herramienta esencial para alcanzar la excelencia profesional.

La automatización de tareas va a transformar por completo el modo de entender y de ofrecer los servicios jurídicos.

Aunque obviamente siempre existirán cuestiones tan concretas y específicas que requerirán de un ejercicio jurídico personalizado acorde a la naturaleza del asunto en cuestión, pero las herramientas digitales también jugarán su papel en la gestión de partidas de trabajo de este tipo de asuntos.

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