Gestión de equipos y la magia de los Reyes Magos

Por Eva Bruch
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Las fiestas Navideñas terminan con la Cabalgata de los Reyes Magos y en mi ciudad se organiza una de las más bonitas: participan más de trescientas personas, el vestuario y las carrozas están siempre impecables, los músicos tocan al unísono y el espectáculo de luz y color que les acompaña resulta majestuoso. Me encanta ver los nervios de los más pequeños esperando a sus Majestades, contemplar sus caras de fascinación ante la comitiva real y el estupor de sus rostros al ver a los Reyes Magos de Oriente. Es realmente una noche mágica en la que centenares de personas trabajan para un objetivo común: que la magia y la tradición sigan vivas.

Al contemplar este año la comitiva y viendo un año más a mi hijo participar en ella como voluntario, me vienen a la mente algunos de los principios de Kotter sobre la gestión del cambio y de los equipos en las organizaciones, pues a pesar de la disparidad de las situaciones, existen elementos que guardan una relación directa y que de forma en absoluto casual, son los que aseguran el éxito en ambos casos. Para Kotter, algunos de los elementos esenciales de la gestión exitosa de equipos (y solamente mencionamos algunos para no extender en exceso este artículo) son el liderazgo, la visión, el compromiso y la comunicación.

Nuestro trabajo como consultores en firmas profesionales nos ha enseñado la importancia de estos elementos.

Todo proyecto, sea del tamaño que sea, requiere de un equipo de personas que asuma su liderazgo. En un proyecto de transformación digital por ejemplo, cuya envergadura y complejidad acostumbran a ser considerables, no es posible avanzar sin un equipo pequeño al principio, que asuma el liderazgo.

Este grupo reducido de “impulsores” que normalmente integra entre 4 y 8 personas debe estar muy cohesionado entorno a una visión común y compartida. Esta visión compartida, el objetivo común, el reto a lograr… debe estar claramente delimitada por el equipo líder. Hemos tenido ocasión de comprobar en varias ocasiones que los miembros de un proyecto tenían una idea genérica del objetivo global pero no podían concretar los retos específicos que debían lograr. Cuando la visión del proyecto no está claramente delimitada, el equipo avanza torpemente hacia lo que será un nuevo fracaso, pues es difícil comunicar al resto de la organización aquello que uno mismo no entiende.

Es de capital importancia que todos y cada uno de los miembros del equipo estén 100% comprometidos con el proyecto, pues con que una sola de las personas deje de remar junto al resto se producirá un efecto paralizante inmediato. Es como si a un coche se le quitara una rueda. Si esto sucede, y acostumbra a suceder, hay que abordar la situación con valentía, tratar el problema y buscar una solución de consenso porque la confrontación de opiniones y actitudes dentro del grupo líder paralizará el proyecto o hará que el resto de la organización no crea en él.

Otro factor muy importante, mucho más de lo que pueda imaginarse, es la comunicación. Comunicar el proyecto, los objetivos y la visión es el paso esencial para lograr que un proyecto cuidadosamente diseñado por el equipo líder se extienda al resto de la organización y lo asuma como propio.

Esta comunicación no puede quedar en un simple correo electrónico del CEO a toda la empresa o en una aburrida newsletter explicando el proyecto. Sin una comunicación adecuada nunca ganaremos los corazones ni las mentes de la tropa, dice Kotter.

Hay que utilizar todos los canales de comunicación disponibles en la empresa para difundir la visión: newsletters atractivas, interactivas y dinámicas; sesiones informativas con carácter participativo, en formato debate; una intranet específica para el proyecto en la que la gente pueda opinar, aportar ideas, compartir vídeos. Las redes sociales son un medio muy potente de comunicación. Revistas, folletos, diarios y eventos corporativos imaginativos ayudarán a que las personas vayan sumándose al proyecto. Una de las técnicas de comunicación más poderosas es predicar con el ejemplo: ver a los responsables introducir cambios en sus rutinas habituales, convertirse en ‘sponsors’ de la nueva cultura corporativa tiene un efecto mucho más potente que cualquier otra acción. Pero este efecto expansivo no sucede de la noche a la mañana, es un ejercicio constante y que debe practicarse de forma recurrente.

La Cabalgata de los Reyes Magos se prepara mucho tiempo antes de la noche del 5 de enero. Un reducido grupo de personas, los líderes del proyecto, empiezan a organizar la logística, los recursos y toman las primeras decisiones. La visión está claramente definida y es compartida por todo el equipo, un equipo que a medida que la fecha clave avanza, se va haciendo más grande. El ejercicio de liderazgo, coordinación y comunicación es tan perfecto, que varios centenares de voluntarios que forman la Comitiva Real se suman al proyecto común solamente unas horas antes de su andadura y logran dar cumplimiento al objetivo común de mantener viva la magia en el corazón de los más pequeños.

El cambio en las organizaciones no es sencillo y la gestión de equipos tampoco. No existen atajos para lograr determinados objetivos, pero sí metodologías para “ayudar a que las cosas pasen” y profesionales formados y con experiencia para acompañar en el proceso.

Feliz año 2020 a todos. Os deseamos felices y prósperos proyectos.

Eva Bruch
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