Identificación mediante videoconferencia, un paso más en la digitalización

La utilización de medios electrónicos para la comercialización y contratación de productos y servicios a distancia, sobre todo en aquellos casos en que existen obligaciones específicas en materia de identificación, ha supuesto un reto, y en determinados supuestos un obstáculo, para las entidades que apostaban y apuestan fuertemente por la digitalización de todos sus procesos.

Llevar a cabo la efectiva identificación de los interlocutores es una obligación y requerimiento legal en la contratación de productos y servicios financieros y de seguros.

Dicha exigencia se recoge en la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo al establecer:

* Los sujetos obligados identificarán a las personas físicas o jurídicas con las que pretendan establecer relaciones de negocio o intervenir en cualesquiera operaciones. En ningún caso los sujetos obligados mantendrán dichas relaciones o realizarán operaciones con personas físicas o jurídicas que no hayan sido debidamente identificadas.

* La identificación deberá llevarse a cabo con carácter previo al establecimiento de la relación de negocio o ejecución de las operaciones a través de la comprobación de documentos fehacientes.

* Podrán establecerse relaciones de negocio o ejecutar operaciones con clientes, de forma no presencial y a través de medios telefónicos, electrónicos o telemáticos, cuando concurran las siguientes circunstancias:

a) la identidad del cliente queda acreditada de conformidad con la normativa sobre firma electrónica

b) el primer ingreso proceda de una cuenta a nombre del mismo cliente

c) se verifiquen los requisitos que puedan determinarse reglamentariamente.

* En todo caso, en el plazo de un mes desde el establecimiento de la relación de negocio, los sujetos obligados deberán obtener de estos clientes una copia de los documentos necesarios para practicar la diligencia debida.

Como podemos observar, incluso ante la previsión de la posible utilización de medios electrónicos para la contratación de esta clase de productos y servicios, en cuanto a identificación se refiere, la norma se remite en primer término a la identificación remota a través de su acreditación conforme a la normativa de firma electrónica (Ley 59/2003 de 19 de diciembre de Firma Electrónica, que regula la firma electrónica reconocida y su principal exponente el DNI electrónico; y las firmas electrónicas cualificadas reguladas en el Reglamento de Identificación Electrónica, (UE) 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, eIDAS).

Ante la falta de implantación efectiva de sistemas como el DNI electrónico, en la práctica los procesos de contratación a distancia concluían posteriormente con el trámite de identificación a través de documento fehaciente presencial.

Para evitar este aspecto y con la finalidad de fomentar la efectiva digitalización de los procesos de contratación de productos y servicios sometidos a la normativa sobre blanqueo de capitales, el pasado día 12 de febrero de 2016, el Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención de Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias (en adelante, SEPBLAC), en virtud de lo dispuesto en el artículo 21.1 d) del Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, procedió a autorizar el uso por parte de los sujetos obligados de procedimientos de identificación no presencial mediante sistemas de videoconferencia siempre que estos cumplan determinados requisitos:

1. El sujeto obligado deberá, con carácter previo:
   • Llevar a cabo un análisis de riesgo especifico (art. 32.2 RD 304/2014)
   • Documentar el procedimiento y testar su eficacia, reseñando por escrito los resultados.
   • Implantar los requerimientos técnicos que aseguren la autenticidad, vigencia e integridad de los documentos de identificación y la correspondencia del titular con el cliente objeto de identificación.
   • Contar con el informe del experto externo (art. 28 Ley 10/2010) que deberá pronunciarse sobre la adecuación y eficacia operativa del procedimiento de identificación no presencial mediante videoconferencia.
   • Establecer los medios que permitan al cliente consentir expresamente y con carácter previo la realización del procedimiento de identificación no presencial mediante videoconferencia, la grabación y la conservación del proceso.
   • Obtener y conservar una fotografía o instantánea del anverso y reverso del documento de identificación utilizado. La fotografía deberá reunir las condiciones de calidad y nitidez que permitan su uso en investigaciones y análisis.
2. El procedimiento de identificación no presencial mediante videoconferencia:
   • Será gestionado por personal con formación especifica (art. 39 RD 304/2014)
   • Será grabado con constancia de fecha y hora, conservándose la grabación (art. 25 Ley 10/2010)
   • Podrá ser externalizado, manteniendo el sujeto obligado la plena responsabilidad.
   • Se adoptarán las medidas que aseguren la privacidad de la conversación.
   • En el curso de la videoconferencia, el cliente deberá exhibir visiblemente el anverso y reverso del documento de identificación.
3. El proceso de identificación no podrá completarse cuando::
   • existan indicios de falsedad o manipulación del documento de identificación
   • existan indicios de falta de correspondencia entre el titular del documento y el cliente objeto de identificación
   • las condiciones de la comunicación impidan o dificulten verificar la autenticidad e integridad del documento y la correspondencia del titular y el cliente.

Los procedimientos de identificación mediante videoconferencia serán aplicables a clientes provistos de documentos de identificación fehacientes (art. 6. RD 304/2014), es decir:

• En el caso de personas físicas españolas el DNI, y en el caso de clientes extranjeros, Tarjeta de Residencia, la Tarjeta de Identidad de Extranjero, el Pasaporte o, en el caso de ciudadanos de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, el documento, carta o tarjeta oficial de identidad personal expedido por las autoridades de origen.
• En el caso de personas jurídicas los documentos públicos que acrediten su existencia y contengan su denominación social, forma jurídica, domicilio, la identidad de sus administradores, estatutos y número de identificación fiscal. En el caso de personas jurídicas españolas, será admisible, a efectos de identificación formal, certificación del Registro Mercantil provincial, aportada por el cliente u obtenida mediante consulta telemática.

Estos procedimientos específicos de identificación no presencial mediante videoconferencia, no estarán sujetos a nueva autorización, sin perjuicio de que el Servicio Ejecutivo puede proceder a su control en el ejercicio de sus facultades de supervisión e inspección (art. 47 Ley 10/2010), es decir, no estarán sujetos a homologación o validación previa.

La autorización adoptada por el SEPBLAC va a suponer, sin duda alguna, una revolución en la identificación en el ámbito de la contratación a distancia de los sujetos obligados por la normativa de prevención de blanqueo de capitales, que deberá ser seguida por otros organismos reguladores y de control, de forma que, a través de la utilización de sistemas que incorporan elementos tecnológicos y jurídicos, aporten garantías y confianza al mercado en la utilización de medios electrónicos, permitan generar evidencias electrónicas que podrán ser utilizadas en caso de reclamación o litigio, y supongan, al fin y al cabo, el despegue definitivo de la digitalización de procesos y el despliegue de efectos jurídicos también en el ámbito electrónico.

María González, asociada senior de ECIJA

@meryglezm

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