Innovación a pequeña escala

Por Jordi Estalella
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Flota en el ambiente de la profesión legal una neblina que dificulta la comprensión del fenómeno de la innovación. De manera generalizada despachos y abogados –en gran parte, debido al “optimismo tecnológico” que transpiran los cientos de artículos y eventos que se publican y celebran mensualmente- asocian este fenómeno a grandes cambios disruptivos y tecnologías fuera de su alcance, bien por la complejidad que entrañan, bien por la inversión que requieren.

Es innegable que existe un ecosistema innovador en el que se están produciendo avances destacados en la aplicación de tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial, machine learning y blockchain al ámbito jurídico. Watson, la supercomputadora más popular del mundo, permite revisar cantidades ingentes de documentos y asistir a los abogados en la preparación y redacción de escritos forenses. El algoritmo COMPAS está siendo utilizado por jueces de Estados Unidos para evaluar la probabilidad de reincidencia de los acusados. Por último, la tecnología de cadena de bloques (blokchain) empieza a generar los primeros contratos inteligentes (smart contract) en los que su ejecución no depende de la voluntad de ninguna de las partes.

Estas tecnologías se encuentran en el ciclo inicial de la curva de la innovación, con los inconvenientes –y también oportunidades- que esto supone. El primero es que los resultados aún no alcanzan el estándar de calidad deseable, aunque mejoran rápidamente a medida que los algoritmos se entrenan y aprenden por sí mismos. El segundo obstáculo reside en que estas tecnologías necesitan adaptarse a las peculiaridades del trabajo jurídico. Y el tercero, íntimamente relacionado con este segundo, es que los proyectos de adaptación son largos y costosos. El corolario es el bajo nivel de adopción de estas innovaciones en la mayoría de bufetes.

Estoy convencido de que en pocos años nos adentraremos en una segunda etapa en que esas tecnologías se convertirán en algo cotidiano y formarán parte de las herramientas de trabajo de los abogados, al igual que ha ocurrido con internet, el correo electrónico o las redes sociales. Sin embargo, los inconvenientes expuestos y su corolario –la baja adopción entre los despachos- implica que en la actualidad debamos considerar dos niveles de innovación: la “innovación a gran escala”, lastrada por los referidos impedimentos y practicada con éxito en escasísimos despachos; y la “innovación a pequeña escala”, liberada de tales lastres y susceptible de utilizarse por todos los despachos.

La innovación a pequeña escala bien planificada promueve resultados sobresalientes y no exige grandes inversiones de recursos.  La innovación SMALL, que denomino así por el acrónimo inglés de Standard, Measurable, Automatic, Linked, Lift, se desarrolla mediante la ejecución disciplinada –subrayo la necesidad de disciplina- de las cinco acciones que describo a continuación.

1. Standard (Estandarizar)

En un despacho hay multitud de tareas que pueden estandarizarse o normalizarse, o sea, convertirse en la norma general. Crear estándares tiene muchas ventajas: evita “empezar de cero” –por ejemplo, en los escritos o procedimientos judiciales-, permite una calidad homogénea independiente de la persona que realiza la tarea, posibilita obtener datos y medirlos y reduce el tiempo de producción del servicio, por mencionar solo algunas de las ventajas.

La estandarización comienza con una taxonomía de las tareas o procesos que se desarrollan habitualmente en las áreas funcionales de tu despacho. Estas áreas acostumbran a ser la producción del conocimiento, la entrega del servicio (prestación) y las ventas. Una vez hecha la clasificación, piensa qué tareas pueden agruparse (por ejemplo, los hechos o fundamentos jurídicos de casos similares), cuáles simplificarse o eliminarse y cuáles estandarizarse utilizando listas de comprobación (checklist),  manuales de instrucciones o flujogramas (diagramas de flujo).

2. Measurable (Medir)

Asume la innovación tecnológica como una parte de la gestión del despacho. Hacerlo te ayudará a focalizar los esfuerzos hacia los objetivos realmente importantes, que son incrementar la satisfacción del cliente, cambiar la cultura de trabajo de los profesionales que formáis el despacho, lograr que todos usen la nueva tecnología y aumentar la rentabilidad.

Evaluar la mejora de algo conlleva necesariamente conocer el punto de partida. Por eso resulta ineludible que obtengas una medición, siquiera aproximada, de los indicadores básicos en dos momentos distintos, antes de implementar la innovación y con posterioridad. De esta manera reunirás datos objetivos para tomar las decisiones acertadas.

3. Automatic (Automatizar)

Después de revisar procesos y tareas quizá concluyas que algunas de ellas, además de estandarizarse, también pueden automatizarse o, lo que es lo mismo, ejecutarse total o parcialmente sin la intervención de un profesional.

La automatización tecnológica abarca una amplia gama de situaciones. Una hoja Excel que calcule los intereses moratorios, pensiones compensatorias o indemnizaciones por despidos es una variante de automatización de baja intensidad. La automatización de propuestas (presupuestos), chatbot de atención al cliente, programados con alguna de las muchas aplicaciones existentes en el mercado, o la clasificación, almacenamiento y recuperación del conocimiento (escritos jurídicos, cláusulas legales, etc.), constituyen casos de automatización de mediana o alta intensidad. 

4. Linked (Conectar)

La innovación debe tratarse como un sistema interconectado. La implementación, por ejemplo, de una herramienta tecnológica que permita abordar los asuntos de manera colaborativa, asignando a cada profesional un grupo de tareas diferentes según su experiencia y habilidades, de poco servirá si el despacho no impulsa un cambio de la cultura laboral, fomentando la cooperación y la utilización de metodologías ágiles o de gestión por proyectos.

Cuando estés pensando en introducir una innovación tecnológica a pequeña escala, plantéate el despacho como un conjunto de módulos conectados entre sí, donde la modificación de uno de ellos incide en el resto.

5. Lift (Escalar)

La innovación, especialmente si es tecnológica, es importante que sea escalable. El nivel de escalabilidad viene dado por la capacidad de digitalización de las tareas o procesos objeto de innovación. La información contenida en un expediente es susceptible de convertirse en bits, almacenarse y procesarse en la nube con fines muy diversos: facilitar la consulta de los documentos, el trabajo colaborativo o automatizar la revisión de datos contenidos en esos documentos.

Esta cualidad multiuso de la información digital, o escalabilidad de su uso, es precisamente la que debes perseguir en el momento de implantar una nueva tecnología. Ahorrarás costes y aumentarás la rentabilidad.

Jordi Estalella
Socio de la consultora de innovación AlterWork
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