Jardinería para no fracasar en tu transformación digital

Por Bárbara Román
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Conozco despachos que se han gastado 40.000 euros en un programa informático que nadie utiliza, y conozco abogadas que trabajan en despachos de tres personas donde incorporar tres herramientas gratuitas les ha ahorrado el 15% de su jornada semanal.

Algunos compañeros tienen unos power points maravillosos sobre los procesos que deben cambiar en los próximos meses, pero a nadie interesado en hacerse responsable de ellos. Aunque este viernes estuve hablando con otra colega que trabaja sola y se ha descargado un programa de reserva de citas gratuito que le automatiza la agenda. Así que dejad de insistir en la idea absurda de que la innovación en el sector legal sólo está al alcance de los despachos más grandes.

Parece que al menos hemos llegado al consenso de que la transformación digital de la profesión no es una opción: con clientes habituados a moverse en un espacio online, no te queda más remedio si quieres mantenerte como organización que avanzar y crecer con ellos. Tu principal objetivo como profesional es satisfacer sus necesidades, que no son una sala de espera o la música clásica que les pones cuando pasas la llamada. Quieren solución a sus problemas, y lo quieren ya, o se irán al siguiente de la lista. Y lo quieren fácil, o se irán al siguiente de la lista. Y lo quieren digital, o se irán al siguiente de la lista.

¿Y sabes por qué hay despachos donde da igual el dinero que gasten en software, metodologías ágiles, project managers o planes estratégicos, la transformación digital no va a llegar nunca? Por las exigencias de estos entornos. Se acerca un poco a la idea de plantar una semilla pero no preparar la tierra, si no te aseguras de que el terreno está listo para sembrar tus posibilidades de que eso no salga adelante son… bastantes.

Aquí el papel lo aguanta todo, y si tienes un power point y una lista de tareas por delante para transformarte como abogada, enhorabuena. Pero no funciona así. Para que una entidad, ya sea organización o profesional individual, consiga de verdad transformarse en algo digital, debe empezar por entender cuál es el escenario donde todos los cambios aún por venir deben producirse, que no se aleja mucho del entorno de desarrollo de software:

Primero, la transformación es un proceso de naturaleza colaborativa. No te creas que por ser una abogada que trabaja sola te libras: hay que involucrar a todas aquellas personas que formen parte de tu día a día. Ya sean clientes, profesionales con los que trabajes, colaboradores, informáticas… Da igual. Todos los eslabones de tu cadena profesional tienen que aguantar la tensión que provocan los cambios más radicales. Y si eres un despacho, exactamente lo mismo aplica a ti pero por partida doble, porque tendrás que involucrar en el proceso a las personas que forman parte de tu estructura.

Segundo, debe facilitarse la interoperabilidad. Así que no te pongas loca con las apps o los software de gestión que no resultan compatibles entre sí, o con dispositivos diferentes al tuyo. No te sirve de mucho tener las soluciones digitales más atractivas del mercado si tu cliente no es capaz de descargarse el documento enviado en su dispositivo porque “sólo trabajamos con este o aquel sistema operativo”. Planificar en este sentido es imprescindible si lo que quieres es conseguir un entorno digital compatible entre sí.

Tercero, se necesita una parte de innovación, sí, pero seamos realistas. Después de todos los artículos que has leído en este blog, ya sabes que innovar es hacer las mismas cosas de una forma diferente. Algunas veces sólo hay que limitarse a pensar un poco, y para eso necesitas tiempo y cierta calma mental… aunque siempre puedes pagarles a otros para que lo hagan por ti. Asegúrate al menos de que tengan toda la información relevante.

Cuarto, necesitas transparencia y no crear silos de información que ralenticen el resto de procesos. Es interesante pensar en el “factor autobús” para saber cuál es el nivel de robustez de una estructura profesional: ¿a cuántas personas tendría que atropellar un autobús para que tu actividad se paralizase? Si mañana esa compañera de despacho coge una baja (por el autobús o por maternidad, da lo mismo. O incluso por vacaciones si te resulta menos dramático), cuántas personas de la misma organización podrían gestionar su actividad sin ella hasta que regrese.

Quinto, deben ser entornos escalables, que se adapten en cada momento a la carga de trabajo con flexibilidad. Los “picos de trabajo” que todos los despachos tienen deben ser debidamente absorbidos por un entorno líquido, que fluya con esa carga profesional que todos tenemos un par de veces al año. Podrás escalar cuando el diseño de tu negocio ayude a duplicar el número de clientes, a gestionar mejor el rendimiento de los profesionales o a mantener los mismos recursos, todo al mismo tiempo.

¿Quieres apostar por la transformación digital en tu profesión? Pasa por la tienda a comprar abono, que lo vamos a necesitar.

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Bárbara Román
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