La digitalización certificada de documentos administrativos. Interoperabilidad

La digitalización certificada ha cobrado fuerza durante los últimos años a través de la digitalización de facturas en base a la normativa tributaria. En concreto, lo regulado por la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación; y por la Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

Son muchas las soluciones informáticas de digitalización certificada que ya se encuentran homologadas por la AEAT , garantizando el cumplimiento de los requisitos de la Resolución de 24 de octubre de 2007, y que sirven a clientes públicos y privados a eliminar el soporte en papel de las facturas que gestionan en el desarrollo de su actividad.

Pero, la digitalización certificada no debe limitarse a la digitalización de facturas, pues se trata de una herramienta fundamental en el intercambio con las Administraciones Públicas de documentos administrativos en el marco de la Administración Electrónica.

La digitalización certificada de documentos administrativos, debe cumplir las condiciones de interoperabilidad que establecidos por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos; cuyos requisitos se definen en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, aprobado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero; son desarrollados en las diferentes Normas Técnicas de Interoperabilidad publicadas.

Las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) establecen los requisitos, que sobre diferentes aspectos relacionados con el intercambio de documentos administrativos digitalizados por medios electrónicos, han de ser tenidos en cuenta. Así, son de aplicación las normas técnicas relativas a Documento y Expediente Electrónico, Firma Electrónica y certificados electrónicos, Digitalización de Documentos, Copiado Auténtico y conversión entre documentos electrónicos, Catalogo de Estándares, Protocolos de intermediación de datos, y modelos de datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales.

La digitalización certificada e intercambio de documentos administrativos por medios electrónicos debe garantizar la integridad de los documentos administrativos digitalizados durante todo el proceso de digitalización e intercambio, así como, durante toda su vida. Así, entre otros, encontramos los siguientes requisitos esenciales:

1. Que la imagen obtenida de los documentos digitalizados sea fiel e integra, esto es, que responda exactamente a la estructura y contenido del documento digitalizado, contando con una resolución mínima y que sea sometida a un proceso de automático de optimización de la imagen que permita garantizar la legibilidad de la misma.
2. Que los documentos cuenten con información que permitan identificarlos de manera inequívoca, tanto en si mismos, como en relación con los expedientes y procesos de los que forman parte. Dicha identificación inequívoca se consigue a través de la inserción de metadatos en el propio documento (entre otros, identificador del documento origen, órgano (administración generadora / captura), fecha captura, origen (ciudadano / administración), estado de elaboración….), así como a través de la generación y cálculo de la huella o valor resumen del documento (hash) utilizando un algoritmo que cumpla al menos el estándar SHA-1.
3. Que se utilicen formatos estándares y de uso común reconocidos, que sean considerados formatos autodocumentados y autosuficientes, de forma que se garantice que a pesar de la posible obsolescencia de los sistemas, los documentos electrónicos administrativos siguen siendo accesibles, visualizables y válidos legalmente. A tal efecto, dichos formatos son recogidos en el Catalogo de Estándares publicado por la correspondiente Norma Técnica de Interoperabilidad.
4. Tanto el sistema de digitalización certificada como el sistema de intercambio de documentos con las administraciones públicas, deben permitir la gestión, almacenamiento y archivo de los documentos electrónicos administrativos, tanto en su integración en los correspondientes expedientes electrónicos (que deben contar con información que permita su identificación inequívoca a través de los correspondientes metadatos de forma similar a la establecida para los documentos electrónicos), como en las correspondientes bases de datos documentales y registros administrativos mediante los correspondientes asientos registrales.

Parte esencial en la generación y utilización de documentos electrónicos administrativos, y con el objeto de garantizar la integridad de los mismos tanto en el proceso de digitalización como en su intercambio y gestión con las Administraciones Públicas, es la utilización de firma electrónica en los términos establecidos en la NTI de Firma Electrónica y de certificados de la Administración, tanto para la firma e identificación de forma inequívoca de los documentos electrónicos administrativos y los expedientes de los que forman parte, como para la identificación de los sujetos que forman parte de todo el proceso administrativo que es gestionado por medios electrónicos.

Por último, las soluciones de digitalización certificada e intercambio electrónico de documentos, que deseen operar con las Administraciones Públicas, deberán cumplir con lo establecido en la NTI de Relación de modelos de datos, NTI de  Protocolos de intermediación de datos, y la NTI de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales, que establecen las estructuras y condiciones que han de cumplir las soluciones para garantizar la correcta interoperabilidad y comunicación con los sistemas de las Administraciones Públicas.

El cumplimiento de los controles establecidos por las normas técnicas de interoperabilidad, por los proveedores de soluciones de digitalización certificada e intercambio de documentos administrativos, es un elemento esencial para servir de herramienta a Administraciones Públicas, entidades y ciudadanos, suponiendo un paso más hacía el fomento y desarrollo de la Administración Electrónica, y la eliminación del papel en la gestión de procesos administrativos.

María González Moreno

Asociada Senior de Information Technology de Ecija

@meryglezm

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