¿La hora del Legaltech? De la implantación a la implementación

Por Sara Molina
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La etapa post pandemia ha supuesto un gran empuje para la adopción de tecnología en el sector legal. Esta afirmación no es una novedad. Sí lo es el hecho de que, desde hace unos meses, los clientes ya están requiriendo un paso más: su implementación (algo que en muchas ocasiones realizan sin una necesaria reflexión previa).

He acudido a la RAE para precisar el significado los dos términos que aparecen en el título de este artículo y que en ocasiones parecen iguales pero cuyos matices, en este contexto, son de vital importancia:

Implantar 2. tr. Establecer y poner en ejecución nuevas doctrinas, instituciones, prácticas o costumbres U. t. c. prnl.

Implementar 1. tr. Poner en funcionamiento o aplicar métodos, medidas, etc., para llevar algo a cabo.

Soy de las que piensan que la fuerza de las palabras crea realidades, por eso entender estos dos términos me ha parecido clave para poder aterrizar lo que supone una verdadera transformación y adaptación de la organización a la legaltech.

Cuando hablamos de implantar nos referimos por tanto a poner algo en marcha, en especial algo nuevo, mientras que implementar implica ponerlo en práctica, hacerlo realidad.

Ambos componentes son esenciales, pero quiero centrarme en el primero de ellos, la puesta en marcha, que es el que hace necesario un proceso de ideación, definir un “para qué”, de adaptación de los casos de uso a las necesidades concretas, el compromiso de llevarlo a cabo… y, sobre todo, de acompañar a las personas.

Para ello me parece especialmente útil antes de empezar, reflexionar con herramientas como la Agile inception, que nos permite aterrizar el proyecto y tener en cuenta los siguientes principios:

Principio 1. Empezar por el proceso:

Antes de implantar una herramienta de gestión de contratos, es esencial optimizar los procesos actuales.

Principio 2. Fijar los datos

Selección de contratos y de la información que queremos almacenar  en la herramienta.

La herramienta es tan útil como los datos que contiene.

Principio 3. Optimizar las plantillas y simplificar los contratos

• Identificar todas las plantillas existentes
• Simplificar y racionalizarlas cuando sea posible

Principio 4. Empezar a pequeña escala

Tener en cuenta el alcance iterativo en función de:

1) los datos

2) el contenido

3) y lo más importante, las personas

Principio 5. La Gestión del Cambio es esencial

La causa de la mayoría de las implantaciones fallidas de CLM es la falta de gestión del cambio y comunicación del mismo.

Como destaca la infografía previa, para que la adopción de tecnología en la función legal sea un éxito, debemos poner un fuerte foco en la gestión del cambio. Cómo adoptar una nueva forma de hacer las cosas más rápida, segura, transparente y eficiente.

Para ello es especialmente útil entender el ciclo de vida de la adopción de tecnología, que es un modelo sociológico que describe la adopción o aceptación de un nuevo producto o innovación, según las características demográficas y psicológicas de grupos definidos de adoptantes.

El proceso de adopción a lo largo del tiempo suele ilustrarse como una distribución normal clásica o “campana de Gauss”. El modelo indica que el primer grupo de personas que utiliza un nuevo producto se denomina “innovadores”, seguido de los “primeros adoptantes”. Después vienen la mayoría temprana y la mayoría tardía, y el último grupo que acaba adoptando un producto se llama “rezagados”. En este proceso todos los usuarios son necesarios para afinar cualquier transformación y adaptar el proyecto a la cultura organizativa.

Figura 1: Curva de Adopción de Legaltech

El Agile y el Design Thinking como metodologías son cruciales en esta curva para subir al carro de la transformación a todos los que componen la organización, ya que se centran en poner en el centro a las personas y en ir iterando para aportar valor en cada entrega. Y es especialmente útil en proyectos de legaltech grandes y/o complejos en los que normalmente un solo departamento es responsable de todo el proyecto, los requisitos pueden variar e involucran a diferentes stakeholders.

Como siempre, nada de esto sería posible sin la colaboración entre abogados y tecnólogos que llevara el proyecto a buen puerto.

Sara Molina
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