Las asesorías jurídicas necesitan un Legal Operations Officer

Por Eva Bruch
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La transformación digital de la asesoría jurídica ya no es una opción. Actualmente es una necesidad para aquellas que no lo hayan hecho aún y su tamaño no es una disculpa. No existe hoy en día ningún motivo para seguir trabajando de manera poco eficiente, manteniendo la información en silos cuya imposibilidad de tratamiento relacional deja en tinieblas uno de los departamentos más importantes de una empresa.

Muchas veces hemos escuchado que la asesoría jurídica es un centro de coste dentro de la empresa, que es el departamento que pone trabas a que las cosas puedan hacerse rápidamente o simplemente quién dice que no pueden hacerse. También escuchamos que son tremendamente burocráticos, lentos en ofrecer respuestas, opacos en proporcionar información y muy poco dados a “mojarse” en situaciones donde la empresa quizás se la juega. La mayoría de estos atributos pueden perfectamente venir heredados de los despachos de abogados de procedencia de muchos de los integrantes de las asesorías jurídicas, despachos cuya principal preocupación nunca fue la eficiencia ni la gestión integrada de la información.

En el resto de casos, cuando sus integrantes son abogados cuya trayectoria profesional ha estado siempre ligada a una asesoría jurídica de empresa, la falta de formación, de herramientas y la poca predisposición de la empresa a invertir en un departamento que hasta ahora no ha considerado estratégico, ha hecho que estos departamentos, que sí son estratégicos por las razones que vamos a apuntar, no hayan podido desplegar todo su potencial ni integrarse de forma adecuada en el conjunto de la organización.

Una asesoría jurídica interna transformada digitalmente, o en constante proceso de transformación digital, será capaz de:

• Liberar tiempo de sus profesionales
• Dedicar ese tiempo a colaborar más estrechamente con otros departamentos
• Acelerar las respuestas sobre temas jurídicos que plantee la organización
• Participar más activamente en estrategias de aperturas de nuevos mercados
• Ser más proactivos en la búsqueda de partners locales en países de destino
• Diseñar sistemas de atención al cliente rápidos y eficaces
• Acelerar la llegada al mercado de productos y servicios agilizando trámites
• Colaborar en las estrategias de diseño de nuevos productos y servicios
• Reaccionar de forma inmediata y eficaz ante cambios normativos que afecten a la empresa
• Plantear rápidamente líneas de defensa jurídica antes productos y servicios de la competencia
• Acompañar la dirección de la empresa en las decisiones más importantes midiendo su nivel de riesgo
• Identificar tendencias y anticiparse a la desvinculación de clientes
• Capitalizar el conocimiento jurídico histórico y actual para proporcionar respuestas rápidas a temas puntuales
• Obtener información mucho más rica y útil sobre sus procesos de trabajo
• Adoptar rutinas de mejora constante en la forma de trabajar
• Lograr una coordinación mucho más efectiva y fructífera con departamentos afines como compliance, finanzas o recursos humanos
• Contribuir a aumentar los ingresos de la empresa acortando el plazo de cierre de contratos con los clientes
• Anticiparse y preparar con mayor profundidad las negociaciones para temas importantes de la compañía, como fusiones, adquisiciones, compras estratégicas, etc..
• Reducir la litigiosidad global de la compañía logrando así un ahorro de costes
• Investigar constantemente sobre el sector, su regulación, anticiparse a los cambios y proponer estrategias
• Formar e informar al personal de la empresa en la relación y negociación con el cliente empoderando así al resto de departamentos
• Sentarse en el comité de dirección de la empresa adoptando un papel activo y asumiendo los retos y estrategias empresariales para integrarlos rápidamente como una prioridad en la asesoría
• Mejorar la relación con los abogados externos obteniendo el máximo valor de su trabajo
• Reorganizar, estructurar y definir los canales de comunicación con negocio, otros departamentos y abogados externos eliminando ruido y asegurando consistencia en la información

La transformación digital de la asesoría jurídica necesita del resto de departamentos de la empresa para asegurar una correcta alineación con los objetivos de cada uno, y de todos ellos, con la estrategia de la organización, algo en lo que DLex pone su foco y centro de atención.

La falta de visión estratégica de la asesoría jurídica para reclamar el sitio que le corresponde en la organización, así como la falta de inversión de la empresa en este departamento clave, son los dos principales motivos por los que un departamento que debería estar coliderando la marcha de la empresa, ande rezagado, falto de iniciativa, sin hoja de ruta, colapsado y sin rumbo. La transformación digital de la asesoría jurídica es una necesidad ahora, y ya no puede demorar más esta asignatura pendiente, pero no puede hacerlo sola.

El departamento jurídico necesita recursos para abordar su proceso de transformación y no solamente económicos. Es imprescindible que, además del resto de departamentos, en especial el de sistemas, haya una figura que aglutine, controle, dirija, consolide, acompañe, lidere y tenga visión estratégica a largo plazo.

Esta figura es la del Legal Operations, las clave principal para lograr el encaje del trabajo de la asesoría dentro de la organización. El Legal Operations no puede ser un soporte puntual en un momento concreto ni puede ser alguien del departamento de sistemas con dedicación parcial al proyecto. Si bien es cierto que el departamento de sistemas tendrá que estar presente en el proceso de transformación, la asesoría jurídica requiere de una persona con un perfil más global que gestione sus operaciones del día a día, que se encargue de analizar y mejorar los procesos internos y externos (con clientes y con negocio), con capacidad para evaluar posibles nuevas soluciones tecnológicas que permitan la mejora continua de este departamento, que entienda las necesidades de sus profesionales, que tenga una interlocución clara con negocio, que esté constantemente aportando soluciones a las necesidades de la asesoría, que instale una rutina de mejora constante, que incentive, que mejore, que hable con todos los departamentos de la organización para asegurar una alineación estratégica de la asesoría con ellos, que aporte soluciones y tenga a la asesoría como su prioridad número uno todos los días, pero no solamente en los aspectos técnico-jurídicos. El Legal Operations debe ser alguien que acompañe al General Counsel, que le sirva de apoyo y le brinde las herramientas que éste necesita para que el equipo fluya, participe, se implique, funcione cohesionado y logre obtener lo mejor de ellos.

Conclusión

La asesoría jurídica debe estar en el corazón de la estrategia de la empresa. Todos los departamentos tienen relación con ella y se necesitan mutuamente. Es de vital importancia para la empresa que la asesoría jurídica asuma su rol y para ello requiere transformarse digitalmente, requiere de empresas capaces de identificar su importancia estratégica y que se asignen los recursos necesarios para que esto ocurra. Unos recursos que incluyen una figura clave como el Legal Operations Officer trabajando codo con codo con el General Counsel.

De todo esto ha hablado mucho Mark A. Cohen en varias ocasiones, pueden consultarse sus artículos en Forbes.

Eva Bruch
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