Las ineficacias de las metodologías tradicionales en la era digital

Por Rocío Ramírez

Es de todos conocido que, para los abogados, la habitual praxis de la profesión y el método tradicional de hacer las cosas ha sido y es parte esencial del desempeño de nuestra actividad.

Sin embargo, las nuevas herramientas digitales ofrecen innovadoras metodologías de trabajo que se erigen como grandes impulsores para mejorar eficiencias y agilizar los tiempos de gestión para muchas de nuestras partidas, y son esenciales para fomentar la eficacia y productividad a niveles impensables algunos años. La integración de tecnologías y metodologías disruptivas en nuestro día a día promueven un contexto que nos posibilitará disponer de más tiempo para dedicar a las tareas de mayor valor y enjundia jurídica, lo que impactará en la calidad de nuestro servicio, y en la rentabilidad de nuestra actividad.

Con un simple cambio en la manera de atender una partida, y dentro de un entorno de gestión adecuado, con la ayuda de la tecnología podemos ahorrar horas de trabajo.

Pero la realidad es que mantener la práctica habitual es tónica común. Ya sea por puro desconocimiento de cómo la tecnología puede ayudarnos a ser mejores profesionales, por el recelo o resistencia que aún nos ofrece incluir herramientas digitales en nuestras operativa de trabajo, o por considerar más adecuadas las metodologías con la que tradicionalmente se ha venido trabajando, la cuestión es que la integración de tecnologías disruptivas en nuestra dinámica de trabajo es aún asignatura pendiente en la mayoría de los despachos.

Valga el ejemplo que a continuación expongo, como una clara muestra de cómo para algunas tareas, seguir empleando metodologías tradicionales nos empuja a duplicar el trabajo, y exige que dediquemos valioso tiempo y recursos a atenderlas, cuando a través de las nuevas soluciones digitales, podríamos ejecutarlas a golpe de ratón.

El procesamiento y archivo de las notificaciones judiciales que diariamente nos remite el procurador por correo electrónico es una de las tareas que mayor peso tiene en un despacho que tramite litigios, que genera una considerable carga de trabajo en la gestión de los asuntos.

Lo habitual es que, a nivel operativo, aún arrastremos la dinámica de trabajo que desde siempre ha imperado, sin aprovechar las ventajas que la digitalización nos ofrece, a pesar de que hayamos dado el salto a archivarlas en las carpetas que, para cada asunto, tengamos creada en nuestros ordenadores, en nuestro servidor o en la nube. Afortunadamente atrás quedó archivarlas de modo impreso, en las carpetas que teníamos guardadas en los cajones de los muebles archivadores que solía ser el modo de archivo físico de la mayoría de los despachos.

Desde que los órganos judiciales empezaran a notificar a través de plataformas como Lexnet o Ejusticia, las resoluciones llegan ya digitalizadas desde su origen, permitiendo un tratamiento que no ofrecían cuando se trasladaban a través de los casilleros de los procuradores en formato papel. Esta evolución en el modo de practicar la notificación debería haber implicado ciertas alteraciones en su habitual y tradicional proceso de gestión por los abogados. Sin embargo, la mayoría de los profesionales aún arrastramos la operativa propia que exigían aquellos tiempos, cuando se nos hacían llegar impresas o ya más tarde, por email, tras haber sido escaneadas por el procurador.

En la época en la que las notificaciones se recogían por el procurador en el casillero que tenía habilitado en su colegio, su metodología de trabajo para procesarlas y archivarlas era leerlas, determinar qué tipo de resolución se notificaba (si era una sentencia, un señalamiento para vista, traslado tasación de costas, etc.), incluir los señalamientos o vencimientos en su agenda, fotocopiarlas o escanearlas, y archivarlas en su expediente, para luego, hacerlas llegar al abogado, que igualmente las leía, determinaba que tipo de resolución era, agendaba los señalamientos o vencimientos y anotaba las tareas que debiera evacuar, y las archivaba.

El abogado duplicaba íntegramente la tarea que previamente había realizado el procurador. Pero claro, el formato papel no permitía otro sistema.

Cada profesional (letrado y procurador) tenían una copia del asunto en formato físico, archivado en su despacho. Y cada uno tenía su agenda, en formato papel, en el que anotaba los vencimientos y señalamientos que debía atender.

Las nuevas tecnologías y la notificación de las resoluciones judiciales a través de las plataformas judiciales, plantearon un nuevo escenario ofreciendo metodologías de trabajo que el papel no posibilitaba.

La información, datos, documentación y notificaciones de los asuntos podían ser codificados y archivados en softwares de gestión, constituyéndose como inmejorables entornos donde tener perfectamente organizada, codificada y archivada la información y datos de cada asunto, llevar un control de la agenda, de los vencimientos y señalamientos, y obtener considerables mejoras de eficiencias en la gestión procesal.

Lo que ha determinado que muchos procuradores cuenten con softwares de gestión, como el perfecto entorno en el que llevar el control de los procedimientos; donde archivar documentos, escritos y notificaciones; donde verificar y visualizar los asuntos, su tipología, partes, letrados firmantes y/o responsables de la tramitación; donde actualizar y verificar el avance y estado del procedimiento; donde registrar las tareas y trámites pendientes; confirmar los requerimientos atendidos y/o realizados; donde agendar señalamientos y vencimientos que exija evacuar el asunto; controlar la agenda; o llevar un registro de cada actividad o tarea realizada así como los tiempos dedicados a cada expediente. Solución que les procura extraordinarias mejoras de eficiencia.

De este modo, el resultado de procesar la notificación tras descargarla, leerla y categorizarla, lo almacena en su programa, donde agenda el señalamiento o vencimiento que contenga, registra la tarea o requerimiento que se requiera atender y archiva el documento. A continuación, remite la notificación al letrado, en la mayoría de los casos por correo electrónico, ya que un alto porcentaje aún no contamos con softwares de gestión o, si ya lo tenemos, no nos planteamos la posibilidad de importar directamente en nuestros aplicativos el resultado de la gestión que ya ha realizado el procurador y que ya ha codificado en su sistema.

Así que los abogados, una vez recibida la notificación por dicho conducto, la volvemos leer, para determinar qué tipo de resolución es, agendar el vencimiento o señalamiento que contenga, anotar la tarea o trámite que debamos evacuar, y archivarla. Y, en definitiva, mantenemos la dinámica de trabajo que tradicionalmente imperaba cuando llegaban en formato papel, en la que cada profesional, sí o sí, debía procesarla a nivel interno.

Pero con esta metodología tradicional de trabajo, estamos desaprovechando una de las ventajas más extraordinarias que la digitalización de la información y los datos procura, que es su interoperabilidad.

La interoperabilidad es la capacidad de los sistemas de compartir información y datos, y posibilitar su intercambio y conocimiento entre ellos.

La codificación del resultado del procesamiento de cada notificación en un software de gestión posibilita ser intercambiado y compartido entre procurador y abogado, en forma de datos, permitiendo importar e integrar el resultado de la gestión realizada por el primero en el software de gestión del segundo a golpe de ratón. Este proceso ahorra a los letrados que tengamos que volver a procesar las notificaciones que diariamente ya ha gestionado el procurador y que nos hace llegar por correo electrónico. Y una labor que puede exigir de minutos para su gestión (incluso una interesante parte de nuestra jornada si tenemos acumulada una partida atrasada de notificaciones para archivar), a través del intercambio que procura esta dinámica, puede circunscribirse a escasos segundos.

Pero difícilmente podrán implementarse estas mejoras si los profesionales aún seguimos trabajando con carpetas de Word y sin software de gestión. Y si bien no todos los aplicativos que se ofertan actualmente en el mercado posibilitan esta funcionalidad, un gran surtido de éstos sí que la incorporan.

No podemos progresar ni avanzar hacia el futuro si mantenemos los comportamientos y métodos de antaño. Si replicamos las acciones del pasado, a pesar de que los formatos, las herramientas y soluciones con las que contamos ahora no existían en tiempos pretéritos, nos mantendremos anclados en éstos.

Si queremos aprovechar las ventajas que la era digital nos ofrece y generar las eficiencias que nos procuran las nuevas tecnologías, no podemos pretender seguir haciendo las cosas del mismo modo. Y deberemos considerar esenciales los softwares de gestión como herramientas fundamentales de trabajo.

Valga éste como ejemplo de cómo los profesionales debemos abrazar la innovación y las nuevas tecnologías como herramientas esenciales para mejorar y optimizar nuestros procesos de gestión y de trabajo, para ser más productivos, para mejorar la calidad de nuestro servicio y, en definitiva, ayudarnos a ser mejores profesionales y a hacer crecer nuestra actividad.

Rocío Ramírez Torres

Technical Product Manager en Wolters Kluwer Legal Software.

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