Los beneficios de estandarizar contratos y cómo hacerlo

Por Jorge Morell

En la abogacía es habitual escuchar frases como “No hay cliente igual”, “Todas las tareas tienen algo único” o “Nuestro trabajo es muy artesanal”. Sin duda esas frases tienen parte de verdad, ya que cada cliente y labor presenta sus retos y necesidades.

Ahora bien, el trabajo que realizamos como abogados quizá no sea siempre tan particular como pensamos. De hecho, buena parte del mismo es estandarizable, y en especial el relativo a los contratos.

Cuando hablamos de estandarizar tareas en materia legal no significa que nos deba sustituir un robot, o que nos convirtamos en uno. Significa que a nuestra experiencia y conocimiento altamente especializado le podemos simplificar la vida si en lugar de comenzar siempre desde casi cero, comenzamos desde el 50 – 70% de la tarea a realizar. Esa estandarización tiene especial importancia en todas las tareas que presenten como punto de partida documentos, por ejemplo los contratos.

De acuerdo a la International Association for Contract and Commercial Management, el 80% de los ingresos generados por empresas B2B está gobernado por contratos. ¿Y cuánto tiempo dedicamos al proceso del contrato en sí? Es decir, no al análisis jurídico y sesudo del asunto, sino a buscar la plantilla, ponerla al día, gestionar sugerencias, negociar con las partes, conseguir la aprobación de las personas implicadas u obtener las correspondientes firmas. Pues nada más y nada menos que el 92% del tiempo que lleva firmar un contrato.

Ese proceso tiene un amplio margen de mejora, tanto en horas invertidas como en coste de oportunidad, y una forma de mejorar la velocidad, calidad y costo del mismo es comenzar por la estandarización de nuestros contratos.

¿Hacer plantillas?, se preguntará más de uno. Eso ya lo hago, responderán muchos. Ciertamente la estandarización de contratos está vinculada a la creación de plantillas, pero no de cualquier manera.

Digamos que nos piden elaborar un contrato de compraventa o una licencia de software. Todos tenemos modelos previamente creados, o si no podemos conseguirlos en múltiples lugares. Abrimos Word, hacemos copiar/pegar de ese contrato, modificamos una serie de detalles y ya tenemos el nuevo contrato. Problema resuelto.

El inconveniente de esa forma de proceder es que al reutilizar un texto antiguo similar al que nos interesa, aumentan los riesgos de cometer errores, por ejemplo en fechas, importes, plazos, nombres, identificaciones, direcciones o cláusulas no actualizadas.

Además, muchas de esas plantillas son creadas en un documento de Word que no permite hacer posteriormente seguimiento de sus datos relevantes, por ejemplo la fecha de firma o el importe anual a abonar. Esas “plantillas” basadas en modelos antiguos reutilizados tampoco suelen estar pensadas para controlar si determinadas personas los han firmado o no, controlar los cambios realizados o permitir la edición de sólo algunos campos.

Al fin y al cabo, la estandarización de contratos y otros documentos jurídicos comunes debe permitir, tanto al equipo legal como a clientes o el resto de personas dependientes del mismo, que:

• El empleado/cliente puede auto-servirse de la plantilla.
• Los contratos rutinarios se automaticen.
• El abogado intervenga sólo en casos relevantes.
• Se formen a las nuevas incorporaciones más rápidamente.
• Se facilite la estrategia de negocio en empresas grandes.
• Se permita centralizar las dudas sobre los contratos.

Un caso de estudio, de los muchos que hay, que demuestra la utilidad de estandarizar documentos, es el del departamento legal de la multinacional británica Reckitt Benckise, dedicada a la fabricación de productos de consumo para el cuidado del hogar, la higiene y la salud.

El mismo quería poder dedicarse a los contratos con una verdadera complejidad, al entender que muchos de ellos no se salían del mismo patrón. El problema es que ahora mismo de unos 1.000 contratos creados al año, intervenía en más del 50% cuando la mayoría no requería ninguna revisión especial. Para resolver eso estandarizó las plantillas más comunes, embebió firmas electrónicas en las mismas y dio acceso a equipos locales, por ejemplo el departamento de ventas (para que pudiera acceder a las plantillas previamente aprobadas por Legal, sin tener que pedirles permiso).

Con ello consiguió reducir su intervención a solo el 15% de los contratos generados, reducir su dependencia respecto a contratos básicos, ganar en velocidad de cierre de operaciones y ganar en tiempo y calidad del servicio que ahora podía dedicar en aquellos contratos que sí requerían mayor atención dada su complejidad.

Ahora bien, ¿qué debe tenerse en cuenta para estandarizar plantillas de contratos? En ese sentido, los puntos ideales a tener en cuenta a la hora de crear buenas plantillas de contratos y otros documentos jurídicos comunes serían los siguientes:

• Consultar a nivel interno, o con los clientes, las plantillas más usadas.
• Crear formularios estándar para los contratos o documentos comunes.
• Asegurar que el lenguaje legal sea sencillo y claro.
• Actualizar las plantillas cada 6 meses, mínimo.
• Almacenar las plantillas en un registro común para facilitar la búsqueda.
• Mantener un estilo unificado en las plantillas (en lenguaje y presentación).

Todo ello debería ayudar a hacer más sencilla la labor de los abogados sin perder rigurosidad jurídica, dando más flexibilidad al cliente, proveedores o miembros del equipo y focalizando el tiempo y esfuerzo en esas tareas que verdaderamente requieren un trabajo único y especial.

Jorge Morell
Fundador de Legaltechies
TWITTER:Jorge_Morell