¿Operaciones en el sector legal?

Por Sara Molina
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“…En las grandes ciudades, en cambio, en la medida en que muchas personas tienen exigencias que cumplir en cada rama de la industria, un solo comercio, y muy a menudo incluso menos que un comercio entero, es suficiente para mantener a un hombre, por ejemplo, un hombre hace zapatos para hombres y otro para mujeres; y hay lugares incluso donde un hombre que se gana la vida sólo cosiendo zapatos, otro los recorta, mientras que hay otro que no realiza ninguna de estas operaciones sino que sólo ensambla las partes. De ello se deduce, pues, que quien se dedica a un trabajo muy especializado está obligado a hacerlo de la mejor manera posible” ([1], [2]).

Tenemos indicios que permiten remontarnos Egipto o a finales del siglo V a.C. para hablar del concepto ‘Operaciones’. En diferentes crónicas de la Antigua Grecia escritas por Jenofonte, historiador, militar y filósofo, se hace referencia a las ventajas resultantes de dividir la producción del calzado en diferentes pasos u operaciones.

Así, podemos encontrar otros ejemplos significativos a lo largo de la historia hasta llegar a la resolución de problemas operativos complejos gracias a la investigación operativa y la ingeniería de sistemas. Alguno de esos ejemplos, como la estandarización en la fabricación de piezas para mosquetes realizada por el mecánico e investigador norteamericano Whitney en 1878, sería el germen inicial del fenómeno productivo que Henry Ford hizo realidad. El aumento de la capacidad computacional ha permitido la utilización de análisis matemáticos y estadísticos avanzados en la resolución de estos problemas.

Hoy en día, la gestión de las operaciones es aquella que se ocupa de diseñar y controlar el proceso de producción y de rediseñar las operaciones comerciales en la producción de bienes o servicios (estrategia de operaciones, el diseño de productos, el diseño de procesos, la gestión de la calidad, la capacidad, la planificación de instalaciones, la planificación de la producción y el control de inventarios). El fin de todo ello en términos generales es la reducción de costes del producto o servicio y el aumento de productividad. La gestión de operaciones, en definitiva, se ocupa principalmente de la planificación, organización y supervisión en los contextos de la producción, la fabricación o la prestación de servicios.

Las ‘Operaciones Legales’ como función dentro de la prestación de un servicio presenta las siguientes diferencias respecto a los procesos de fabricación de productos (Fitzsimmons y Bordoloi, 2014):

• Su producción y consumo son simultáneos
• Son servicios perecederos
• La propiedad de los servicios no pueden ser transferidos al cliente.
• Son servicios intangibles

Estos cuatro factores indican cómo la gestión de las operaciones de servicio es bastante diferente de la fabricación en lo que respecta a cuestiones como los requisitos de capacidad (altamente variables), la garantía de calidad (difícil de cuantificar), la ubicación de las instalaciones (dispersas) y la interacción con el cliente durante la prestación del servicio (diseño del producto y del proceso).

Quizás uno de los ejemplos más paradigmáticos de cómo el desarrollo tecnológico ha ayudado a los prestadores de servicios legales a afrontar estas diferencias respecto a las empresas de producto ha sido el nacimiento de plataformas on-line y firmas que prestan servicios de forma distribuida como FisherBroyles ó Axiom.

Igualmente, las plataformas que prestan soluciones a problemas estándar y masivos han mitigado los riesgos de capacidad, garantía, ubicación e interacción con los clientes utilizando portales web que son el medio a través del que se presta el servicio.

En este mismo sentido, los despachos, las asesorías jurídicas y en general el sector no puede ser ajeno, a nivel operativo, del impacto que tiene el aumento en la capacidad de almacenaje, la velocidad de transferencia y tratamiento de la información.

Por todo ello, las denominadas Legal OPs, deben tener en cuenta variables tecnológicas y organizativas que van más allá de la capacidad técnico jurídica y están más relacionadas con un ‘management’ de empresa:

• Las variables tecnológicas implican la capacidad de dimensionamiento, fraccionamiento de las operaciones, localización de la capacidad, subcontratación de servicios, automatización y tecnología de los procesos, etc.
• Las variables organizacionales comprenden las aptitudes y responsabilidades de los trabajadores, coordinación de equipos, incentivos, etc.

“El COVID-19 ha causado un parón en las cadenas de negocios y de suministro de varias empresas. Por eso muchas de ellas, están buscando identificar y mitigar los problemas operacionales, económicos y riesgos legales relacionados con este brote. Por ello, la función legal esta sometida a una presión sin precedentes. Mientras que las vacunas están proporcionando la esperanza para el fin de la pandemia, los general counsel y sus equipos deben reevaluar cómo puede apoyar al negocio en la “nueva normalidad”, identificar las demandas y oportunidades que enfrentan, y reunir el argumento comercial para el cambio… “([3])

En esta “nueva normalidad”, las asesorías jurídicas, firmas profesionales, etc… deben:

– Apoyar la estrategia competitiva a largo plazo de los clientes.

– Crear nuevos modelos operativos.

– Revisar los procesos y los flujos de trabajo reduciendo o eliminando cualquier actividad que no aporte valor para el cliente.

– Repensar el rendimiento del trabajo en remoto y los protocolos de flexibilidad.

– Crear nuevos perfiles profesionales relacionados con la gestión y la tecnología.

– Implementar una nueva cultura y nuevos marcos de trabajo más flexibles como AGILE, Lean, Calidad Total, entre otros muchos, que tienen muy interiorizada la mejora continua de los procesos y la adaptación al cambio, muy útiles en el actual escenario VUCA.

Si algo nos ha enseñado la pandemia, además de recordarnos el valor de la humildad ante nuestra propia vulnerabilidad, es que es momento de aprender a navegar en la incertidumbre, a ser proactivos y ágiles, a considerar la transformación digital y las inversiones tecnológicas como una cultura a largo plazo, sostenible y ordenada. Como veíamos al principio del artículo, los conceptos que planteo no son nuevos pero el entorno sí y por ello se nos brinda la oportunidad de acelerar la evolución de nuestro sector poniendo al cliente en el centro.

[1] Xenophon, Cyropedia, Book VIII, Delphi Classics

2 Friedrick Klemm, A history of Western Technology, Charles Scribner’s Sons 1959 in D. A. Wren and A. G. Bedeian, The Evolution of Management Thought, Wiley 2009

3 https://www2.deloitte.com/global/en/pages/legal/covid-19/transform-legal-operating-model-for-next-normal-recover-covid19.html/?nc=1

Sara Molina
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