¿Qué son las macros y cómo pueden ayudarnos en la gestión de litigios?

Por Rocío Ramírez

Hace unos días, me contactaron para que participe en un evento que organiza un importante y reconocido operador del sector para todos sus miembros. El objeto de mi intervención es dar una charla exponiendo la necesidad de los profesionales de adaptarnos al cambio tecnológico, y desde un enfoque práctico, tratar las ventajas que nos procuran las herramientas digitales y cómo deben entenderse como una herramienta más de trabajo con la que garantizar a los clientes un servicio extremadamente competitivo y de extraordinaria calidad. Porque la integración de tecnología en nuestro trabajo debe visualizarse como una manera natural de evolucionar y mejorar como profesionales, conforme los nuevos perfiles de clientes y los nuevos contextos, demandan. Me solicitaron, además, que hiciera especial referencia a las macros, y las extraordinarias mejoras de eficiencias que esta funcionalidad puede procurar a la hora de gestionar nuestra carga de trabajo.

La realidad es que las macros son grandes desconocidas en el sector, y es habitual que cuando se las refiera la mayoría de los juristas no sepan de qué se les está hablando. Y ello a pesar de que se erigen como extraordinaria solución con las que agilizar de forma realmente contundente los tiempos de gestión de nuestras tareas. De hecho, desde mi punto de vista, se trata de una de las funcionalidades que mayores mejoras de eficiencias pueden aportarnos en la ejecución de partidas de carácter documental, así que, aprovechando la invitación y el envite, he pensado que sería también un interesante tema para este blog de Innovación, y dar a conocer algo más sobre ellas.

En ciencias de la computación, macro es una instrucción que se le da al sistema para que ejecute un conjunto de tareas de forma secuencial a través de una única orden o comando, posibilitando su automatización, de manera que, con una sola acción, indicamos a nuestro ordenador qué es lo que queremos que haga, abreviando el proceso.

Lo más curioso es que, sin percibirlo, y a otros niveles, ya las usamos. Ejemplos de cómo las empleamos, y en un nivel más básico, son Control+C o Control+V para copiar y pegar, o Control+B para buscar en Word o Control+F en PDF, por referir algunos. Así agilizamos la secuencia, no precisando levantar las manos del teclado, buscar el ratón, localizar dónde esté el cursor en la pantalla, y seleccionar la funcionalidad deseada. Basta con teclear Control+C, por ejemplo.

De todas las ventajas que ofrece esta funcionalidad, me quedo con dos:

• Nos permite automatizar tareas, siendo palanca motora del incremento de la productividad del equipo de trabajo.
• Posibilita el volcado normalizado de información y datos en nuestro aplicativo, con las ventajas que ello supone de cara a su calidad y su gobernanza.

De la automatización de tareas

Las macros serán de inestimable ayuda en este proceso, siempre y cuando sean partidas automatizables (repetitivas y rutinarias + de escaso valor + de resultado predecible o controlable), que ya vimos en una entrada anterior del blog.

A través de una sola orden o comando, (tecleo de un código, normalmente numérico o alfanumérico), dispararemos todo un flujo de acciones.

Aterrizándolo a un caso de uso concreto, imaginemos que debemos procesar una notificación recibida, en la que se nos requiere por 5 días para aportar número de cuenta para transferirnos las cantidades consignadas en la cuenta de consignación judicial. El flujo de trabajo manual sería nombrar la notificación como «requieren aportar cuenta», localizar el expediente al que pertenezca, archivarla, agendar el plazo de vencimiento de 5 días, y remitir por email la notificación al letrado encargado del asunto, o generarle la tarea, para que sea atendida en plazo.

Esta secuencia puede automatizarse a través de una macro. De manera que al leer la notificación y determinar de qué tipo de resolución se trata, baste con teclear el código correspondiente a su categoría, para que el flujo se active y desencadene de forma completamente automatizada la secuencia, completándose el proceso a golpe de ratón. Los tiempos que habitualmente suele requerir esta partida de trabajo se verán aligerados de manera notable.

Si bien es cierto que dependiendo el tipo de notificación de la que se trate, los tiempos requeridos para procesarlas pueden variar considerablemente dependiendo de la complejidad de las resoluciones a gestionar, esta funcionalidad posibilita incrementar hasta en cuatro veces la productividad del equipo de trabajo, pudiendo verse igualmente mejorada la media si en los procesos se integran soluciones más avanzadas como el machine learning.

Bastará con tener predefinidos y pre-configurados en nuestros sistemas los distintos flujos que deban ser accionados para cada tipo de notificación que habitualmente procesemos, así como los plazos que deban ser agendados, si los tuviere: “presentada demanda requieren subsanación tasa”, dos días para subsanar; “admitida demanda se emplaza al demandado para contestar”; “contestada demanda pendiente señalamiento”; “sentencia civil”, dos días para aclarar y 20 para apelar; “firmeza sentencia”; “auto despachando ejecución”, 10 días para oponernos si somos ejecutados; “decreto acordando embargo”; etc.

Pero no únicamente para procesar notificaciones podremos emplear las macros. También podrán ser utilizadas para articular y generar escritos de trámite u otro tipo de documentos, como facturas, hojas de encargo, comunicaciones de tipo recurrente o solicitudes de cualquier tipología, y remitirlas por email a su destinatario de forma secuencial, por referir otros casos de uso.

Y si debemos generar el mismo tipo de escrito o documento para un grupo de expedientes, podrán seleccionarse todos ellos y articularse de forma masiva, a la orden del comando indicado, agilizando aún más los tiempos de gestión. Siendo aún más significativo su impacto en carteras de la misma tipología, porque diariamente se pueden atender decenas de tareas similares, por lo que las automatizaciones podrán agruparse por lotes, al seguirse siempre el mismo patrón de ejecución.

Volcado normalizados de información y datos en nuestro aplicativo

Significar, que la gestión a través de la activación de las macros garantiza que la información de nuestros asuntos esté codificada de forma normalizada en su expediente, almacenándose con la misma nomenclatura, lo que facilitará su tratamiento, evitando errores de transcripción que pueda alterar resultados en su extracción.

De esta manera se garantizará una mayor calidad del dato, con el impacto que ello supondrá de cara a su gobernanza, así como en la toma de decisiones estratégicas o para procesos de mejora.

Por otro lado, al minimizarse errores de transcripción, se reducen igualmente las posibilidades de que se puedan generar incidencias al accionarse flujos posteriores o extraer datos para su análisis. Esta casuística, que puede parecer de menor importancia, puede llegar a tener un serio impacto. Imaginemos que la declaración de firmeza de la sentencia notificada en un asunto la codificamos manualmente en el sistema como «declaración de fRimeza». Si tenemos consensuado con nuestro cliente que le giramos factura por los servicios prestados una vez sea firme la sentencia, y el hito para extraer los expedientes respecto de los que haya que preparar factura es el de «declaración de fiRmeza», este expediente no se recogerá en esta relación y no será facturado.

En el mercado, son pocos los proveedores proveen de esta funcionalidad en sus softwares de gestión. Kmaleon de Wolters Kluwer Legal Software la incorpora, convirtiéndose en gran aliada para agilizar tiempos de gestión en partidas de trabajo documental en la tramitación de litigios, aumentando la capacidad productiva del equipo y la rentabilidad de cada asunto gestionado, ayudando al crecimiento económico de la actividad.

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