Tareas automatizables en la gestión de expedientes judiciales. Empecemos por el principio: ¿cuáles son y cómo podemos identificarlas?

Por Rocío Ramírez

No cabe duda que la automatización de tareas es un tema de moda en el sector. Todos hablan de los beneficios de la transformación digital, del potencial del legaltech, de la automatización de tareas y del incierto futuro de los abogados. Pero ¿qué es realmente la automatización de tareas? ¿Es posible automatizar partidas de gestión propias de la tramitación de expedientes judiciales? Y si las tareas se automatizan, ¿qué haremos los abogados?

Automatizar tareas o partidas de trabajo propias de este tipo de asuntos, supone que los sistemas informáticos repliquen de forma autónoma la tarea manual que habitualmente realiza el abogado o miembro de su equipo.

A pesar de las reticencias a pensar que ello es posible y de la resistencia que el sector aún ofrece a subirse a la ola de las automatizaciones, lo cierto es que este nuevo campo ofrece unas mejoras de eficiencias tan significativas, que debería ser ya de mandatorio planteamiento.

La automatización evitará que las tareas administrativas, los escritos de mero trámite, el archivo de documentos o revisar el correo nos ocupe prácticamente la totalidad de la jornada. La automatización de tareas reduce de forma destacada los tiempos y los recursos dedicados a su gestión. Porque la realidad es que el día a día nos absorbe sin dejarnos apenas tiempo para lo importante: formarnos, estudiar, elaborar escritos de enjundia jurídica o atender personalmente
a nuestros clientes.

Pensemos en cuántas horas dedicamos diariamente a consultar las cuentas de consignación, a remitir los escritos para su presentación al procurador o a presentarlos directamente a través de las plataformas judiciales.

O en el flujo inverso, ¿cuánto tardamos en descargar las notificaciones o acusar recibo de las que haya enviado el procurador para su procesamiento, agendado y archivo? ¿Cuánto nos ocupa además otras tareas como evacuar escritos de trámite sin enjundia jurídica, remitir comunicaciones a la contraparte para interrumpir la prescripción de acciones, o mantener informado a los clientes de las novedades de su expediente? Y así podría continuar con un largo
etcétera.

La buena noticia es que muchas de nuestras tareas diarias pueden ser automatizadas, reservando este tiempo para tareas de mayor valor, y que requieran de nuestra pericia y conocimiento técnico jurídico, no reproducible por entornos digitales, como formular un recurso de apelación haciendo valer novedosas aplicaciones jurisprudenciales, preparar esa complicada vista con testigos o formular la contestación a una demanda en la que se advierten defectos
procesales que podrían hacernos ganar el pleito.

Es cierto que, por regla general, la casuística propia de la mayoría de los asuntos suele diferir, pero muchas de las tareas a realizar y de los trámites procesales a evacuar, son comunes y habituales a todos ellos y de escasa complejidad, independientemente de la jurisdicción de la que se trate o el tipo de procedimiento puesto en marcha.

Todos tenemos que archivar y agendar notificaciones, consultar cuentas de consignación, evacuar escritos de mero trámite, gestionar correos, remitir escritos al procurador para presentar o pelearnos con la plataforma judicial de rigor para descargar y presentar.

Y de eso va la automatización. Que tareas sencillas o de insignificante complejidad, y que se realizan con carácter repetitivo y rutinario, pueda realizarse por el sistema previa indicación de todos los pasos que el profesional haría, para que los replique.

Hace falta, además, otro elemento que se constituye como esencial para completar el proceso de automatización de la tarea: que tenga un resultado predecible y controlable. En román paladino, que sepamos de antemano cómo tenemos que resolverlo. A título de ejemplo, si tenemos una notificación emplazándonos por 5 días para aportar número de cuenta, sabemos que debemos archivarlo en su expediente nombrando el documento como “requerimiento cuenta”, agendar el vencimiento y generar la tarea para tener la certeza de que es atendida en el plazo conferido al efecto.

Automatizando esta partida, el sistema de forma autónoma identificará el expediente en el que deba ser archivado, lo nombrará, auto-agendará el señalamiento, auto-generará la tarea, y auto-archivará la notificación. E incluso puede ser capaz de activar de forma también autónoma la generación del escrito aportando el número de cuenta, auto-enviándose al procurador, o presentándose de forma automática a través de Lexnet.

Por lo que ya sabemos cuáles son las características que debe reunir una tarea para ser
automatizada:

• Que sea rutinaria y repetitiva
• Que sea de escaso valor
• Que tenga un resultado predecible y controlable

Si detectamos que dedicamos una parte importante de nuestra jornada a gestionar partidas que se ajusten a este perfil, podremos identificar que son potencialmente automatizables, y tendremos un punto de partida respecto del que iniciar nuestro proceso de transformación digital.

Somos los abogados los que podemos valorar qué tareas se pueden automatizar y cuáles no. Somos los más capacitados para percibir de forma directa la necesidad.

Es obvio que no seremos nosotros los que diseñemos, programemos y desarrollemos las soluciones en sí. Serán los tecnólogos los que acometan esa tarea, pero seremos los juristas los que les indiquemos las partidas de trabajo que nos consumen, se las describamos, y busquemos conjuntamente la solución.

Seremos los únicos capaces de indicar el proceso necesario para completar la gestión, posibles respuestas a accionar, y de qué dependerá cada una de ella. En definitiva, trazar y pintar el proceso íntegro que deba ser replicado por la solución de automatización. Imaginemos las soluciones de machine learning para procesar de forma automática las notificaciones judiciales.

Retomando el ejemplo de la notificación emplazándonos por 5 días para aportar número de cuenta, junto al equipo de desarrollo que entrena los motores de machine learning, es esencial el trabajo de un equipo de juristas expertos que indiquen cómo el sistema debe extraer, interpretar y codificar los datos del encabezado de la notificación (como es Juzgado, número de autos, NIG, partes), o cómo identificar e interpretar el texto de la resolución, como sería el típico
párrafo de “teniendo por consignadas cantidades en la cuenta de consignaciones del juzgado, dese traslado a la ejecutante por 5 días para que indique a este juzgado número de cuenta donde realizar transferencia de las cantidades”, además del modo de impugnación de 5 días en reposición.

Sin los juristas detrás del proceso de desarrollo, sería inviable obtener los resultados correctos.

Y este nuevo contexto de automatizaciones ¿dónde nos deja a los abogados? La respuesta es en el CENTRO. No es posible hablar ni concebir un proceso de automatización ni de transformación digital sin que los profesionales guiemos y participemos en el proceso.

Los abogados seguiremos siendo esenciales y fundamentales.

Por lo que ya identificadas las partidas de trabajo que podríamos automatizar, y lo
esencial de nuestro cometido en dicha labor, el siguiente paso sería buscar en el mercado soluciones que nos ofrezcan soluciones en este sentido.
Hay softwares de gestión que integran muchas soluciones para implementar automatizaciones como OCR, RPA, Inteligencia Artificial o Machine Learning.

Algunos más potentes, otros más modestos, algunos con más funcionalidades, otros con menos, y nos encontraremos en el siguiente dilema. ¿Qué solución elegir? Pero eso ya será materia para la siguiente entrada.

En breve más….

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