Tecnología: Desarrollar vs Integrar

Por Eva Bruch
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La tecnología es un elemento clave para el éxito de muchos despachos. Ya sea para mejorar la eficiencia operativa, aumentar la productividad o mejorar la experiencia del cliente, las herramientas tecnológicas son una parte fundamental de su estrategia. A la hora de implementar estas herramientas, los despachos suelen encontrarse ante la clásica dicotomía: desarrollar una herramienta tecnológica en toda su extensión, o integrar soluciones específicas a una herramienta base. Cada uno de estos enfoques tiene ventajas e inconvenientes, y en este artículo analizamos ambos para ayudar a decidir cuál es el mejor escenario.

Implementar y desarrollar una herramienta tecnológica

Esta opción conlleva el desarrollo de una herramienta a medida que se ajuste específicamente a las necesidades de despacho, aspecto muy ventajoso para firmas con necesidades específicas que no pueden ser satisfechas con herramientas preexistentes (algo poco común actualmente con el rico ecosistema legaltech y diversidad de verticales jurídicos).

Esta opción permite a los despachos tener un mayor control sobre la personalización de la herramienta (incrementando la satisfacción de los usuarios e incluso reduciendo las barreras de adopción) y si bien el coste del desarrollo suele ser mucho más alto, a largo plazo suele suponer un ahorro de dinero al no conllevar un licenciamiento recurrente.

En el otro lado de la balanza se encuentra la significativa inversión de tiempo y recursos al tener que explicar al desarrollador todos y cada uno de los pormenores del funcionamiento del despacho, y probar, testar, corregir, volver a probar y volver a corregir. En estos casos también, dar con el desarrollador adecuado puede no ser una tarea fácil.

Otro riesgo asociado con los desarrollos a medida está en el mantenimiento de la solución: procesos que se modifican, normativa que cambia (por ejemplo del blanqueo de capitales). La herramienta se puede volver obsoleta o tener problemas técnicos y si la empresa que la desarrolló ya no existe o tiene otros proyectos, su actualización puede ser un problema importante, además de que puede afectar al funcionamiento general de toda la herramienta.

Integrar soluciones específicas con una herramienta base

Otro enfoque común, y de hecho el que más estamos viendo en los despachos, es integrar soluciones específicas tipo legaltech con una herramienta base de gestión y análisis que dé coherencia al sistema. Esta herramienta base (que puede ser de Microsoft, de SAP, de Odoo, Zoho, etc…) se complementa integrando soluciones específicas de terceros proveedores diseñadas a la medida de los despachos de abogados. Ejemplos de estas herramientas pueden ser la captura y el reporte de tiempos, el proceso de blanqueo de capitales, la automatización de documentos, la gestión de los tickets de gastos o la gestión documental.

Una de las ventajas de este enfoque es que suele ser más rápido que desarrollar una herramienta personalizada desde cero, requiriendo además menos recursos internos del despacho.

Algunas de las principales ventajas es que las tecnologías integradas tienen un mantenimiento propio en su área de especialidad y el despacho tendrá actualizaciones recurrentes incluidas en el mantenimiento. Asimismo, en caso de que alguna de ellas debiera cambiarse (por quedar obsoleta, porque decaiga su uso, o simplemente porque ha salido una más moderna y económica y al despacho le apetece cambiar) podrá abordarse el cambio de esa “pieza” sin tener que tocar la base tecnológica de la firma, lo que permite una mejora constante del parque tecnológico del despacho sin que ello suponga un verdadero quebradero de cabeza.

Sin embargo, este enfoque también tiene algunas desventajas. El coste económico, si bien inicialmente puede ser menor que un desarrollo a medida, el necesario licenciamiento de todas y cada una de las soluciones (que además es un recurrente anual) puede resultar más caro a largo plazo. Asimismo, se requerirá un mantenimiento constante del estado de las integraciones, que normalmente suele correr del lado de la tecnología base. Esto requiere no solamente elegir bien esta tecnología de base sobre la que integrar las demás sino también dar con el implementador adecuado, con capacidad para llevar a cabo este mantenimiento de forma sostenida en el tiempo.

Otro elemento a tener en cuenta son las implicaciones de seguridad y privacidad de todas las herramientas del sistema pues suponen múltiples puntos de entrada de datos y espacios de almacenamiento de datos.

Conclusión

La elección de un sistema u otro dependerá de las necesidades específicas de la empresa, así como de los recursos y habilidades disponibles.

Si el despacho tiene necesidades específicas que no pueden ser satisfechas con herramientas existentes en el mercado y cuenta con los recursos y habilidades necesarios, entonces el desarrollo de una herramienta tecnológica en toda su extensión puede ser la mejor opción. Sin embargo, si las necesidades a satisfacer son las habituales de una firma de servicios jurídicos, el mercado provee de soluciones verticales que las resuelven magníficamente y pueden funcionar perfectamente integradas en una tecnología de base, permitiendo una actualización constante y una búsqueda de la mejora tecnológica contínua.

Eva Bruch
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