Transformando la gestión contractual: la revolución del CLM asistido por la IA

Por Sara Molina
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El Contract Life Cycle Management (CLM) representa un cambio paradigmático en la forma en que las organizaciones gestionan sus contratos, desde la creación del primer borrador hasta la finalización de la relación contractual. Un enfoque integral, potenciado por la inteligencia artificial (IA) y la tecnología avanzada, ofrece una solución transformadora que responde a los desafíos del mundo empresarial moderno.

En la mayoría de las organizaciones, todas las áreas se relacionan con los contratos, pero la responsabilidad definitiva de gestionarlos, tanto antes de la firma como después, puede ser muy difusa, lo que conlleva numerosos riesgos. La asesoría jurídica, que tiene responsabilidad en la gestión y control del riesgo del negocio, encuentra en ellos una fuente clave de riesgo.
Un reciente estudio del sector realizado por World Commercial and Contracting, Deloitte y proveedores de CLMS apunta que una incorrecta gestión de los contratos puede llegar a suponer una pérdida de valor de entre el 1% y el 8%, lo que pone de manifiesto la importancia crítica de contar con procesos contractuales optimizados para preservar el valor en las transacciones comerciales.

La pérdida de valor puede estar asociada con la parte inicial del ciclo de vida del contrato, donde la falta de términos contractuales estandarizados o utilizar términos ambiguos pueden poner en peligro el valor potencial de un contrato. Durante la prestación de los servicios, o la entrega de los bienes, la problemática es algo diversa cuando se consideran los contratos desde el lado del cliente (Buy side) o desde el lado del proveedor (Sell side), pero en ambos casos es crítica la identificación de los elementos relevantes del contrato, y de su cumplimiento: el control adecuado del consumo, la utilización de servicios o la entrega de productos que no se corresponden con lo pactado, discrepancias en los niveles de servicio, utilización de tarifas incorrectas, o la no incorporación al contrato de las modificaciones pactadas por las partes durante su vigencia.
De todo ello deriva la necesidad de una gestión de los contratos más precisa y eficaz, contando con los recursos adecuados, que en ocasiones serán abogados expertos y en otros perfiles de contract management, o una combinación de ambos, apoyados por la tecnología idónea en cada caso.

CLM vs CLMS

Cuando se aborda la gestión integral de la vida del contrato puede tener sentido hacer una precisión terminológica. El Contract Lifecycle Management (CLM) supone la gestión integral de la vida del contrato, con un enfoque holístico. Un Contract Lifecycle Management System (CLMS) es una solución tecnológica que permite llevar a cabo dicha gestión.

El CLM y la adopción de tecnología

La diversidad de soluciones tecnológicas es grande:

1. Plataformas Integrales: Una plataforma de CLM integral ofrece una solución end-to-end, cubriendo todas las fases del ciclo de vida del contrato. Esto mejora la visibilidad y el control sobre los contratos, y además facilita la obtención de información sobre todas las etapas del proceso. En este ámbito hay grandes plataformas de mercado, y también la posibilidad de desarrollos ad hoc.

2. Mejoras puntuales en el proceso: También cabe trabajar en mejoras específicas del proceso, atendiendo a los puntos de dolor concretos de cada organización, con un enfoque más incremental de mejora paulatina del proceso.

Aplicación de la IA en CLM

La gestión de los contratos es una de las áreas donde la aplicación de la IA tiene mayor recorrido, abriendo un amplio abanico de posibilidades para maximizar la eficiencia y la efectividad en la gestión de estos. La IA puede procesar y analizar grandes volúmenes de información, identificar tendencias, riesgos y oportunidades, y generar texto, ofreciendo así una ventaja competitiva significativa. Algunos de los casos de uso que están siendo explorados por las organizaciones y los proveedores tecnológicos son:

1. Generación de borradores de contratos: La IA permite saltar de la mera modelización y automatización a la generación de primeros borradores muy ajustados a las necesidades de la relación que se pretende regular, tomando en consideración el sector, el tipo de contraparte, la duración, el riesgo. De esta forma el abogado o área de negocio involucrada parte de un documento que está mucho más cerca del documento que necesita.

2. Automatización Inteligente: La IA permite la automatización de tareas repetitivas y de bajo valor, como la entrada de datos y la extracción de cláusulas clave, lo que libera a los equipos legales para que se enfoquen en trabajo de mayor valor estratégico.

3. Análisis Predictivo: Utilizando algoritmos de aprendizaje automático, la IA puede predecir posibles incumplimientos contractuales y sugerir acciones preventivas, mejorando así la gestión de riesgos y el cumplimiento.

4. Optimización de Términos Contractuales: La IA puede comparar términos contractuales con benchmarks de la industria y prácticas óptimas para asesorar en la negociación y redacción de contratos más favorables y menos riesgosos.

5. Asistencia en la Negociación: Herramientas de IA con procesamiento del lenguaje natural pueden asistir en tiempo real durante las negociaciones, proporcionando información relevante y recomendaciones basadas en la vasta base de datos de contratos previos y resultados conocidos.

6. Gestión de Obligaciones: La IA puede monitorizar y alertar sobre obligaciones contractuales y fechas de vencimiento, asegurando que se cumplan todos los términos y se eviten penalizaciones por incumplimiento.

La integración de IA en la gestión de la vida del contrato no solo aumenta la precisión y la eficiencia, sino que también transforma el rol de la asesoría jurídica haciéndola más proactiva y estratégica dentro de la organización. Con la IA, la gestión de contratos puede convertirse en un proceso aún más dinámico, que fomente la toma de decisiones informadas y apoye la excelencia operativa en toda la organización.