Visualización de procesos: clave para la transformación digital

Por Sara Molina
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Cuando se plantea afrontar cualquier tipo de transformación en el seno de una organización, es necesario pensar en las metodologías necesarias para ello.

Por eso, hoy día es habitual oír hablar de BPMN, Kanban, Agile, Lean o Scrum, como complementos ideales en cualquier proyecto.

Estos marcos de trabajo son necesarios y útiles a la hora de abordar proyectos transversales como los de transformación. Pero más aún lo es plantearse la optimización de los procesos de negocio sobre los que se asentarán el resto de los cambios.

¿A qué nos referimos cuando hablamos de procesos? Un proceso es una secuencia de tareas que se realizan de forma sucesiva para alcanzar un objetivo o un fin concreto. Por lo tanto, en una organización, la suma de muchos procesos va a tener como resultado la entrega de un producto o servicio al cliente.

Todas las grandes empresas han generado unos marcos o estructuras de trabajo para sus negocios o unidades de negocio, es decir, han creado procesos dentro de ellas y nuestro sector no debe mantenerse ajeno a ello.

Pero seamos realistas: hablar de gestión de procesos no supone una gran novedad, ni resulta un concepto revolucionario, ya que lleva años desarrollándose. Ya desde la Revolución Industrial, y especialmente desde finales del siglo XIX, se ha ido centrando la atención en la sistematización del negocio para incrementar los ingresos y beneficios. El resultado ha sido no solo la estandarización de las líneas de ensamblaje de Colt y Ford, sino también estudios de productividad como los de Gilbreth o Frederick  Winslow Taylor.

Sin embargo, lo que sí está en boga es el levantamiento, rediseño o reingeniería de los procesos en la gestión de la vida de la organización, bien sea para crear un nuevo canal, diseñar un nuevo producto o dotar a un área de negocio de tecnología.

A lo largo de los últimos años, estamos experimentado una aceleración digital sin precedentes. Las implicaciones de este proceso, que permite mejorar los niveles de productividad, eficiencia, competitividad y posicionamiento de las empresas, nos obligan a mirar hacia dentro de las mismas y reestructurar ciertos procesos para dar respuesta a esta nueva realidad, aprovechando sus ventajas.

Los principales procesos de una empresa son los procesos operativos, es decir, los que representan la producción de las organizaciones. Pero además, existen otros procesos que dan soporte o están relacionados como los:

• Procesos estratégicos​
• Procesos de apoyo​
• Procesos de gestión​

Para poder entender los distintos tipos de procesos, lo ideal sería poder visualizar en la organización un mapa de procesos y trabajarlos con aquellos que lo conforman incluyendo a clientes y proveedores (stakeholders) para llevar a cabo una mejora continua. El cliente interno/externo y la usabilidad se convierten así en el centro.

Suele ocurrir que los procesos son muy generales y que no especifican concretamente la actividad de una organización. Esto que parece evidente nos da la información de que dentro de estos grandes procesos existen a su vez subprocesos.

Ahora bien, visualizar un mapa de procesos industriales resulta más o menos sencillo y lógico si se recorren los pasos que un usuario da para, por ejemplo, adquirir un bien o un servicio a través de una App móvil; seríamos capaces de dibujar el proceso de compra online.

Pero, ¿ocurre lo mismo con los procesos de la industria del conocimiento, esto es, la educación, software, videojuegos o el sector jurídico?

Suele ocurrir que aquellos procesos menos tangibles, como el de resolución de consultas jurídicas o el propio de los procesos que desencadenan en la adopción de acuerdos societarios de cualquier empresa suelen ser más complejos de ver y por tanto, de imaginar y diseñar. Por ello, hablar de la visualización o de representación visual del derecho y del proceso legal puede ayudar a una mejor comprensión por los equipos no jurídicos que pueden trabajar en entornos de transformación.  A este respecto recomiendo el trabajo de “Visualisation of law and legal Process: An opportunity missed” de Scott McLachlan y Lisa C.Webley

Y a modo de esquema quería trasladar algunas herramientas que ejemplifican este trabajo que facilitan esta labor de visualización:

1. Flujo de conceptos: También conocido como diagramas de flujo o mapas de procesos, este diagrama describe visualmente el flujo de trabajo para una actividad determinada, o la serie de actividades que dan lugar a un resultado concreto.
2. Flujo de trabajo: También conocido como diagrama de actividad. Proporciona una representación visual del flujo de trabajo de una actividad concreta que suele presentarse utilizando el marco de notación del Lenguaje Universal de Modelado (UML).
3. Mapa conceptual: Esta visualización puede adoptar muchas formas y es capaz de representar una amplia gama de información relacional.
4. Mapa del proceso con carriles de nado: Una variación del diagrama de flujo de conceptos donde las actividades se describen en carriles que representan el actor o la fuente responsable de ese paso.
5. Diagrama de ciclo de vida: También conocido como diagrama de ciclo, esta representación se utiliza para mostrar cómo una serie de eventos cronológicos interactúan continuamente, ya sea como un simple proceso repetible o para mejorar la práctica de forma incremental.
6. Mapa mental: El mapa mental es jerárquico y suele centrarse en un único concepto objetivo para mostrar las relaciones tanto entre los diferentes subconceptos, como entre los subconceptos y el concepto objetivo, como un enfoque para organizar visualmente la información.
7. Línea de tiempo: La línea de tiempo presenta una cronología de eventos o hitos que pueden ser importantes para una empresa o proyecto. La línea de tiempo describe una visión general de los puntos clave dispuestos a lo largo de una línea, normalmente de izquierda a derecha, y no suele entrar en detalles más finos.
8. Modelo de datos: Este diagrama es un modelo de clases orientado a objetos que describe la estructura global de los datos o la estructura relacional completa de todas las tablas y elementos de una base de datos.
9. Modelo relacional: Se trata de un diagrama que describe la relación entre dos elementos contrastados a través del tiempo. Visualmente, este diagrama simplista se presenta como una flecha que representa la relación unidireccional o bidireccional entre dos elementos descritos.
10. Lista de comprobación: Utilizada los pilotos de líneas aéreas y los cirujanos como forma de reducir los fallos compensando los límites de la memoria y la atención humanas, la lista de comprobación es, en esencia, una “lista de tareas” de elementos de acción necesarios.

En el ámbito jurídico, el análisis y visualización de los procesos es fundamental, permite reflexionar sobre la finalidad del trabajo a realizar, articulando hitos y calendarios que pueden controlarse y medirse, generando mayor flexibilidad y permitiendo que, mediante el análisis y control de los procesos, puedan adaptarse a los cambios constantes que se producen, convirtiéndose en estructuras más ágiles y eficientes.

Sara Molina
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